突然、基幹システム担当に任命されたあなたが最初の1か月でやるべき7つのこと

2026年9月25日 11:32

ある日、突然「あなたが担当ね」と言われたら

「来年から基幹システムを入れ替えることになった。業務部門の代表として、プロジェクトに入ってもらうから」

ある日突然、上司からこう言われた。ITには詳しくない。システムの仕組みもよく分からない。それでも、明日からプロジェクトの会議に出なければならない。この記事は、そんな状況に置かれたあなたのために書きました。

私自身も、業務部門から基幹システムのプロジェクトに参加した経験があります。最初の会議では、飛び交うカタカナ語の半分も分かりませんでした。「何か要望はありますか?」と聞かれても、何を言えばいいのか見当もつきませんでした。

この記事では、基幹システムの構築を「ハウスメーカーに家を建ててもらうこと」に例えて説明します。

家を建てると決めたら、多くの人は何度も打ち合わせに通い、間取り図を穴が開くほど見返します。コンセントの位置ひとつ、収納の奥行きひとつにまで悩みます。30年、40年と暮らす場所だからです。

一方、会社の基幹システムはどうでしょうか。一度入れたら10年以上使い続け、毎日の仕事のやり方を決めてしまうものです。それなのに「ベンダー(システム会社)に任せておけば、うまくやってくれるだろう」と考えてしまいがちです。

しかし、ハウスメーカーは家を建てるプロであっても、あなたの家族がどう暮らしているかは知りません。 同じように、システム会社はシステムを作るプロであっても、あなたの会社の業務がどう回っているかは知りません。 それを伝えられるのは、業務を知っているあなただけです。

今の家では、トイレとお風呂が別々になっている。キッチンの横には食器棚を置くスペースがある。玄関には靴箱がある。あなたにとっては当たり前すぎて、わざわざ口にすることもないでしょう。

ところが、最近のハウスメーカーの標準プランでは、その「当たり前」が入っていないことがあります。住宅のトレンドは変わっていくからです。

基幹システムでも同じことが起こります。最近の基幹システムの多くは「パッケージ」と呼ばれる既製品です。世の中の多くの会社のやり方(ベストプラクティス)を集めて作られた、いわば「規格住宅」です。そのため、あなたの会社で当たり前になっているやり方が、最初から入っているとは限りません。

「そんなことまで言わないといけないの?」と思うようなことこそ、言わないと伝わらない。これが、業務部門の担当者が最初に知っておくべき、一番大切なことです。

では、担当に任命されたあなたは、最初の1か月で何をすればいいのでしょうか。家づくりの流れに沿って、7つにまとめました。

この1か月の過ごし方で、その後の要件定義(システムに何をさせるかを決める工程)がスムーズに進むかどうかが大きく変わります。逆に、この時期に何もしないまま打ち合わせに出続けると、気づいたときには「こんなはずじゃなかった」というシステムが出来上がってしまいます。

ここからは、7つそれぞれについて、具体的に何をすればいいかを家づくりの例えとともに解説します。