【第11回】プロデューサー思考の『段取り術』 〜スムーズに動くための道の設計力〜
「段取り」と聞くと、どんなイメージを持ちますか？
スケジュールを組むこと、タスクを順番に並べること…でもそれだけでは現場は動きません。
プロデューサーの仕事は、「環境作り」と「導き」だと思います。
どんなに優れたアイデアやスケジュールがあっても、そこに関わる人たちが気持ちよく動ける環境を作り、自然に同じゴールへと導けなければ意味がないのです。
だからこそ、プロデューサーの段取りとは、全員が気持ちよく、無駄なく、自らの役割を全うできる「道」を設計することだと考えています。
これは、あなたの仕事でも同じように活かせる考え方だと思います。
1. スケジュールは段取りの設計図
スケジュール表は単なる時間割ではなく、段取りを可視化した設計図です。
全体も、細部も、両方把握しないと書けません。
全体の流れはもちろんですが、そこには関係者全員の動きが反映されていて、アシスタントや協力者の動きまでその設計に含まれます。
なんとなくのイメージで進めれば、当日になって時間が足りなくなってしまいます。
それは結局お金がかかることになったり、誰かが無理をする原因になります。
だからこそ、まずは自分で仮スケジュール表を作って、それを各所に確認するのが基本です。
2.優先順位を決める
すべてを一度にやろうとしてもうまくはいきません。
「何を一番大事にするか」「どこを先に押さえるか」を決めるのが段取りの基本です。
重要なポイントを把握しておくことで、何かあった時に、どれからやれば良いのか、何を大切にするのか、答えがすぐに見えてきます。
たとえば屋外撮影では、天候が崩れそうなら必要なカットを先に撮るなど、優先順位を決めておくことが重要です。
あなたの仕事でも、まず「何を一番大事にするか」を決めることで、進め方が変わるはずです。
3.余白を設計する
予定は詰めすぎないこと。
想定外のことが起きても対応できるよう、スケジュールにも心にも余白を持たせること。
もしかしたらまだ見えていないことがあるかもしれません。
スケジュールを詰め込みすぎると、たった一人のメンバーが1日抜けただけで、全体の動きが止まってしまうかもしれません。
ですから、「もしも」に対応する安全装置が段取りには欠かせません。
4.しつこいくらいシミュレーションする
段取りを決める前に、紙の上だけでOKにしません。
「本当にこれで回るのか？」を何度も頭の中で動かしてみる。
時には、実行者や別の人になりきってみたり、俯瞰図で配置を見てみたり。
しつこいくらいシミュレーションすることで、見落としていた問題や無理が見えてきます。
この「しつこさ」が、想定外を減らす唯一の方法です。
私の先輩は「撮影の日の朝、まず会社に来て、みんなのコーヒーを入れるところからシミュレーションしろ」とよく言っていました。
今だと賛否両論あるかもしれませんが、それくらい細かく、最初の一歩から現場の動きをイメージしておけという教えでした。
最初から最後まで、全員の動きを頭の中で何度も動かす。
そうすることで、段取りはより確実で安心できるものになるのだと思います。
5.役割分担を設計する
段取りは「流れ」を考えるだけではありません。
「誰が、いつ、どこで、何をやるか」という役割分担を設計すること。
撮影では、細かく見ると1秒ごとに動きが決まっていて、それぞれの役割を同時または順番に進行していきます。
カメラを運ぶ撮影セカンド助手、フォーカスを合わせる撮影チーフ助手、照明の調整を指示する照明技師とそれを実行する照明助手たち、小道具を用意する美術スタッフ、出演者を誘導する制作スタッフ、アングルを決めるカメラマン、衣装を整えるスタイリストなど、様々なパートが決められた順番に動いています。
これが一つでも滞ると、撮影が夜中まで終わらなかったり、最悪の場合は、その日に撮りきれなくなってしまいます。
それぞれの役割とタイミングを綿密に決めておくのが段取りの力です。
6.個別を積み重ねて全体を作る
最初は各パートごとの個別打合せから始まります。
演出、カメラ、美術、衣装、音楽、編集…それぞれの専門領域で要求や制約をすり合わせる。
でもそれだけでは現場は動きません。
全パートが集まる「オールスタッフ打合せ」で細部を決め、順番を共有し、全員の動きを合わせていく。
細部を固め、それから全体を作ることが段取りの本質です。
7.リスクと予算を客観視する
企画案がまとまった時と、撮影前には必ず「R&B会議（リスク＆バジェット）」を実施します。
現場の担当者だけでなく、上司や管理担当なども入って多角的に確認します。
そして、表現や類似など、法務的に問題ないかプロにチェックしてもらいます。
当事者だけだと視野が狭くなるので、第三者を入れて「本当にこの進め方でいいのか」を客観的に検証する仕組みが重要です。
この第三者の確認は、どんな仕事の中間チェックとしても機能するのではないでしょうか。
8.空間と動線をデザインする
段取りは時間だけでなく空間も設計します。
人がどこを通るか、どこで待機するか、機材はどこに置くか。
動線が詰まれば現場は止まります。
人が自然に動ける「道」をデザインするのも段取りの役割です。
9.分岐を想定する
仕事は予定通りに進むとは限りません。
クライアントの返答次第で動きが変わる。
「Aならこう」「Bならこう」と複数のパターンを想定しておく。
だからこそ決定が出た瞬間に次に進める。
分岐を想定しておくことで現場を止めません。
10. 選択肢を示す
課題や問題にぶつかったとき、最低でも3つの道を思い浮かべます。
常に状況を整理し、選択肢を用意しておくこと。
「こうするしかない」ではなく、チームに選択肢を示し、みんなで次に進める状態を作るのが段取りの役割です。
これは、あなたが周りと仕事を進めるときにもとても大事なことだと思います。
11.逆算と積み上げを行き来する
解決策を考えるとき、ゴールから逆算することもあれば、今できることを積み上げることもあります。
常に「現在地点」と「ゴール」を行き来して考えるから、道が見えやすくなる。
逆算すれば「本当に必要なステップ」が見えるし、積み上げれば「実現可能な選択肢」が増える。
段取りの本質は、この両方を往復する力です。
12.2手先、3手先を準備しながら進む
段取りは「今やること」だけではありません。
常に2手先、3手先を読んで、準備しておくことが重要です。
「次に必要なもの」を直前に用意していたのでは間に合いません。
未来を想定し、先を仕込む。
それが現場を止めない段取りの本質です。
13.気持ちよく進める道を作る
段取りは、人が気持ちよく仕事を全うできる道を作ることです。
途中で余計な気を使わせない。
不安やストレスを減らし、安心して自分の役割を果たせる環境を設計する。
それこそが良い段取りだと思います。
14. うまい段取りに大声は不要
本当に気持ちよく進められる現場では、大きな声を張り上げる必要がありません。
大きな声で説明することも、怒って大きな声を出す人もいないのです。
場を引き締めたり、一体感を持たせるために声を張ることはあっても、強制的にその場を動かさなければならないのは準備不足の証拠です。
段取りとは、みんなが自分のタイミングで自然に動けるように設計すること。
現場が静かでもスムーズに進む、それが理想だと思います。
1. スケジュールは段取りの設計図
2. 優先順位を決める
3. 余白を設計する
4. しつこいくらいシミュレーションする
5. 役割分担を設計する
6. 個別を積み重ねて全体を作る
7. リスクと予算を客観視する
8. 空間と動線をデザインする
9. 分岐を想定する
10. 選択肢を示す
11. 逆算と積み上げを行き来する
12. 2〜3手先を準備しながら進む
13. 気持ちよく進める道を作る
14. うまい段取りに大声は不要
段取りとは、単なるスケジュール管理ではありません。
「人が迷わず、無駄なく、自分の力を発揮できる道」を先に設計することです。
時間、空間、役割、順番、分岐、選択肢。
それらを徹底的に考え、全員が気持ちよく仕事に集中できるようにする。
それがプロデューサー思考の「段取り術」だと私は思います。
ぜひ、あなたの仕事にも「段取り」を設計する視点を取り入れてみてください。
＜Profile＞
株式会社アガロ
代表取締役／人才育成 プロデューサー 芝田美佳
これまでの経験をいかし、社員研修・イベント・映像制作をプロデュース。
大人が幸せに成長できるプログラムを開発・提供。
幸せな社会人を増やしています。
幼少期は競泳選手（平泳ぎ） 日本選手権、国体、ジュニアオリンピック等に出場
日本大学文理学部体育学科卒業 中学校・高等学校教諭一種免許状 (保健体育)取得
広告業界で30年、3社でテレビCM・映像・施策など1000本以上をプロデュース
東北新社：CMプロデューサー
博報堂：ブランド・テレビCM・グラフィック広告・デジタル広告・イベント・教育プログラム等を総合プロデュース
ニコングループ：新規映像事業の立ち上げ、3D映像・コンテンツ制作
LEGO® SERIOUS PLAY®メソッドと教材活用トレーニング修了認定ファシリテータ
アートマインドコーチング Advancedコーチ
