AppSheet×Apps Scriptで、歯科医院の毎日の売上報告を自動化してみた

毎日の売上報告を、もっとラクに、もっと見やすくできないかな。
そんなおもいから、歯科医院向けの売上管理の流れを、AppSheetとApps Scriptを使って自動化してみました。

今回作ったのは、
スタッフがスマホアプリから数字を入力するだけで、
スプレッドシートに保存され、
Apps Scriptが自動で集計し、
Webレポートとして見られる仕組みです。
さらに、毎日決まった時刻にLINEグループとメールへ自動送信されるようにしました。

以前は「LINEで数字を送る形」も考えていたのですが、入力漏れや表記ゆれを考えると、スマホのアプリで項目をきちんと固定できる、入力フォームのほうが運用しやすいとおもいはじめまして、
今回は、入口をAppSheetにして、裏側はスプレッドシートとApps Scriptでつなぐ形にしました。

最初かんがえていたのは、これです。

つくったもの

今回作ったのは、歯科医院の毎日の売上報告を自動化するしくみです。

ほとんど自動

、です。

AppSheetで入力
→ スプレッドシートに自動保存
→ Apps Scriptで自動集計
→ Webレポート自動表示
→ 毎日20時にLINEグループ・メールへ自動送信

というかたちです。
スタッフはスマホアプリ（AppSheet）から数字を入力するだけ、
LINEで報告用グループへメッセージ・管理者宛てにメールが自動送信され、
URLを開けば詳細レポートを確認できる構成になっています。

ここまで自動でできるとは。感動です。
わたしは今回、スマホのアプリ化がこんな簡単にできるとは、これもおどろきでした。
でも、ほんとうは、数字を入力するの、ここも自動化したかったです。
医院のシステムから自動化させるの、わたしには権限がなく、あきらめました。残念です。

入力をLINEではなくAppSheetにした理由

最初は、LINEで数字を送る方法で考えていました。
ただ、実際の運用を考えると、

• 項目の抜けが起きやすい

• 書き方が人によって変わるかも

• 後から見返したときに整理しにくい

という点が気になりました。

その点、AppSheetなら入力項目を固定できます。
今回のフォームでも、日付、来院人数、初診人数、外来保険点数、自費金額、訪問診療人数、訪問診療保険点数、物販金額、大入り、記録更新といった項目が整理されていて、売上合計はApps Script側で自動計算するようにしてあります。

つまり、人が入力する部分はできるだけシンプルに、計算は自動でという考え方です。

スプレッドシートの役割

AppSheetで入力された内容は、スプレッドシートに保存されます。

今回の構成では、主に

• 日別売上シート

• 月次目標シート

を使っています。

日別売上シートには、
日付、来院人数、初診人数、外来保険点数、自費金額、訪問診療人数、訪問診療保険点数、物販金額、売上合計、大入り、記録更新が並びます。

月次目標シートには、
年月、診療日数、各目標値、月次売上が入る形になっています。

売上合計は、外来保険点数×10円、自費金額、訪問診療保険点数×10円、物販金額を合算して自動計算し、月次目標は診療日数をもとに時点換算達成率の計算に使っています。

この「入力データ」と「目標データ」を分けておくと、あとで見せ方を変えやすいのもよかったです。

Apps Scriptでやったこと

Apps Scriptでは、主に3つの役割を持たせました。

1つ目は、集計。
日々の入力データから、売上合計や月次進捗、達成率を計算します。

2つ目は、Webレポート表示。
doGet() でHTMLを生成して、URLを開くだけでレポートが見られる形にしました。

3つ目は、毎日の通知。
sendDailyReport() で、毎日20時にLINEグループとメールへ同じ内容を自動送信するようにしています。
さらに、LINE_TOKEN、LINE_TO、MAIL_TO、REPORT_URL などはスクリプトプロパティに登録して管理する形にしています。

完成してよかったこと

いちばんよかったのは、
入力する人の負担を増やさずに、見る側がわかりやすくなったことです。

スタッフは、スマホアプリ画面で数字を入れるだけ。

• LINEで概要は送られてくる

• 管理者は、メールでも同内容を受け取れる

• 詳細はWebレポートURLを開けば見られる

「入力」「保存」「集計」「見せる」「通知」がつながって自動化されると、毎日の報告が“作業”ではなく“仕組み”になるかんじがして、ここがすごくおもしろかったです。

サンプルデータで1日しか入力していないのですが、こんなかんじで出来上がっていきます。

今回の流れをざっくりまとめると

今回の仕組みは、次の手順で完成しました。

• スプレッドシートを作る

• AppSheetで入力アプリをつくる

• 行追加を確認する

• Apps Scriptをつける

• 集計・レポート・通知の関数をつくる

• Webアプリ公開＋タイムトリガー設定

• 公式LINEでBot作成

• LINEグループ設定・グループID取得

• LINEグループとメールへ自動送信

こうして見ると少し多く見えるのですが、実際には
入力部分をAppSheet
計算と表示をApps Script
データ保存をスプレッドシート
と役割を分けることで、かなり整理しやすかったです。

最後のまとめ

今回は、歯科医院向けの毎日の売上報告を、AppSheetとApps Scriptで自動化してみました。

スマホアプリ化して入力しやすくして、スプレッドシートにためて、Apps Scriptで集計・表示・通知までつなげる。
この流れにすると、現場の負担を最小限に、見たい情報が見やすくまとまるかたちにできました。

「毎日朝礼で報告をしている」
「数字はあるのに見返しづらい」
「入力と報告をもっとスムーズにしたい」
そんな場面には、こういう組み合わせはかなり相性がいいとおもいます。

まずは今のわたしでできる自動化のかたち、実際の運用に合わせて少しずつ育てていきたいです。

きらきら愛しい心で美しく。
Luminous Heart Lab