返信が来なくて、制作が止まる。催促する前に決める3つ
たとえば、サイトの制作が半分まで進んだところで、お客様にお願いしていた写真と原稿が届かないとします。「◯日までにお願いします」と伝えたのに、その日が過ぎても連絡がない。催促していいのか、もう少し待つべきなのか。メールの文面を何度も書き直して、結局送らないまま1日が終わる。
この状態で止まっているのは、返信が来ないことそのものより、来なかったときにどうするかを決めていなかったことです。決めていないと、催促のたびに「失礼にならないか」を考え直すことになります。考えるたびに時間が減り、気持ちも減ります。
この記事では、返信待ちで制作が止まらないように、先に決めておく3つのこと、催促の文面3つ、SIに文面を整えてもらうプロンプトをまとめます。SIは、このnoteで文章や画像、コードを作ってくれるAIを呼ぶときの言い方です。文面はコピペして使えます。
待つのが苦しいのは、待ち方を決めていないから
返信待ちがつらいのは、いつまで待つのか、待っている間に何をするのかが決まっていないからです。終わりの見えない待ちは、実際の日数より長く感じます。
相手が返信しない理由は、さまざまです。忙しい、見落とした、社内の確認が終わっていない、何を返せばいいのか分からない。理由が分からないまま催促すると、責めているように聞こえないか不安になります。
だから、相手を動かそうとする前に、自分側の動きを決めておくのが先です。自分の動きが決まっていれば、催促は「ルールどおりの連絡」になり、気持ちの負担が小さくなります。
先に決める3つ
制作を始める前に、次の3つを決めておきます。
待つものと期限（誰が、何を、いつまでに出すのか）
期限を過ぎたときの動き（何日後に、どんな連絡をするのか）
止まったときの納期の扱い（遅れた分、納品日がずれるのか）
1つ目は、「素材をお願いします」ではなく、「写真10枚と会社紹介の原稿を、◯日までに」と具体的にします。何が必要か分からない状態では、相手も動けません。
2つ目は、期限の翌日に1回目、数日後に2回目、というように、自分のなかで日数を決めておくことです。日数は案件に合わせて変えて構いません。決めておく目的は、迷う時間を減らすことです。
3つ目は、いちばん大事です。素材が遅れたときに納品日がどうなるかを、先に伝えておきます。契約書や見積書に書いてあれば、それに従ってください。書き方に迷うときは、専門家に確認すると安心です。
催促の文面を3つ
状況に近いものを選んで、◯◯の部分を入れ替えて使ってください。
【1回目・やわらかい確認】お世話になっております。先日お願いした◯◯の件、いかがでしょうか。お手元の準備状況を教えていただければ、こちらの作業の順番を調整できます。
【2回目・期限と影響を伝える】◯◯のお預かりが◯日を過ぎており、このままだと納品が◯日から◯日にずれる見込みです。◯日までにいただければ、当初の予定で進められます。
【3回目・選択肢を渡す】◯◯の件で、2つの進め方をご提案します。A：仮の素材（◯◯）で先に進め、あとで差し替える。B：素材をいただくまで作業を止め、納品日を調整する。どちらがよいか、◯日までにご連絡ください。3つとも、責める言葉は入れていません。1回目は確認、2回目は事実の共有、3回目は選んでもらう形です。相手が「どうすればいいか」を分かるように、返事の期限も書いています。
3回目の「仮の素材で進める」は、使い方に注意が必要です。仮の文章や画像のまま公開してしまうと、事故になります。仮のものには、目印を付けて、差し替えの確認項目に入れておいてください。
3回催促しても返信がないとき
文面を3回送っても反応がないときは、連絡手段を変えてみます。メールで送っていたなら、チャットや電話にする。担当者が別にいるなら、その人にも共有してもらう。連絡が届いていないだけ、ということもあります。
それでも動きがないときは、無理に進めずに、状況を整理して記録します。いつ、何を、どの手段で連絡したか。日付と文面を残しておけば、あとで話を整理するときに役立ちます。
その先の対応は、契約の内容や相手との関係で変わります。作業を一時止めるのか、契約の取り決めに沿って進めるのか。迷うときは、一人で抱えずに、契約を確認できる専門家に相談してください。大事なのは、感情で動かず、記録と取り決めに沿って動くことです。
最初に、進行のルールを一文で伝える
催促が楽になるのは、最初に進行のルールを共有しているときです。見積書や最初のメールに、次のような一文を入れておきます。
素材のお預かりが遅れた場合、納品日が後ろにずれることがあります
お返事がない場合は、◯日後にあらためてご連絡します
こう書いておけば、催促は「ルールの運用」になります。相手にとっても、いつ何が必要になるのかが分かりやすくなります。
待っている間にやること
返信待ちの間は、手を止めずに、できることを進めておきます。
素材がなくても進められる部分（構成、デザインの土台、コードの骨組み）を先に作る
ほかの案件の作業を前倒しする
待っているものを案件の表に書き、次の連絡日を入れておく
「ボールは誰が持っているか」と「次に連絡する日」を表に書いておくと、待ちの案件を頭の中で抱えずに済みます。案件の表の作り方は、前の記事「案件が頭の中で渋滞する」にまとめています。
催促の文面をSIに整えてもらう
自分の言葉にしたいときは、SIに下書きを頼めます。お客様の名前や会社名、金額は、◯◯に置き換えてから渡してください。
あなたは、フリーランスのWebデザイナーの催促文を整える役です。
状況：制作中、お客様にお願いした◯◯が、期限の◯日を過ぎても届いていない。
今回は◯回目の催促です。
伝えたいこと：現状の共有、納品日への影響、返事がほしい日。
条件：丁寧だが堅すぎない。責める言葉は使わない。お客様が次に何をすればいいか分かる形にする。
条件：書かれていない事情（金額や契約の内容）は推測で補わず、◯で残す。
3パターン作ってください。返ってきた文は、そのまま送らず、自分の普段の言い方に直してください。丁寧すぎる文面は、かえって距離を感じさせることがあります。
次の案件の前に、手元でやること
今止まっている案件を1つ選び、待っているものと期限を書き出す
3つの文面のうち、使いやすい1つを自分の言葉に直して保存する
次の見積書に「素材が遅れた場合は納品日が変わります」の一文を入れる
待つ時間をなくすことはできません。でも、待っている間に何をするかを決めておけば、止まったように感じる時間は、だいぶ短くなると思います。
