【伝わる文章と伝わらない文章】── 文章作成のポイント

はじめに

企業での、稟議書、報告書、社内メール、取引先への文書。
そして、採用時に提出された書類。

立場も目的も異なる文章ですが、数多くの文章に触れていると、
あることに気づきます。

それは、「伝わる文章」と「伝わらない文章」には、いくつかの共通した違いがあるということです。

文章が上手いか、下手か、
きれいな文章が書けるか、書けないか

必ずしも、それだけの問題ではありません。

何を伝えたいのか。どのような順序で伝えるのか。どんな言葉を選ぶのか。
そして、読み手の立場をどこまで意識しているのか。

こうした小さな違いが積み重なり、読み手に届く文章と、途中で読むことを止めてしまう文章との違いになっていきます。

まずはその入口として、「四つの文章タイプ」に分類し、あらためて伝わる文章について考えてみたいと思います。

四つの文章タイプ

文章は、四つのパターンに分けて考えることができます。

もちろん、すべての文章がきれいにこの四つに分類できるわけではありません。あくまでも、文章を見直すための一つの視点です。

タイプ1： 文章として成立していない

まず、何を書きたいのかが読み手に伝わってこない文章です。
文章を書いたつもりではあっても、話が途中で飛んだり、主語と述語がかみ合っていなかったり、伝えたいことが整理されていなかったりする。

全体として丁寧に読んでも「結局、何を言いたいのだろう」となってしまいます。
この段階では、
表現を工夫する以前に、まず自分の考えを整理する必要があります。

読み手が内容を理解する前に、
読むことそのものを止めてしまう可能性もあります。

タイプ2： 構成が整っていない

次は、文章としては成立しているものの、
構成が十分に整理されていない文章です。

文法的な間違いも少なく、書いてあることも理解できます。
ところが、読み手が知りたいことがなかなか出てこない。

結論にたどり着くまでに長い説明が続いたり、
重要ではない情報が先に出てきたりするため、
読み手は文章の全体像をつかみにくくなります。

だからこそ、「何を、どの順番で伝えるか」が重要になります。

読み手にとって理解しやすい順番に情報を並べる。
これは文章を書くうえでの基本であり、
技術として身につけることができます。

タイプ3： 個性が見えない

三つ目は、文章としての構成は整っているものの、
「誰が書いても同じように読めてしまう」文章です。

たとえば、
「責任感があります」
「コミュニケーション能力があります」
「チームワークを大切にしています」
「理念に共感しました」

こうした言葉そのものが悪いわけではありません。
ただ、それだけでは、その言葉が持つ本来の意味が伝わりません。

どんな経験をしたのか
その経験から何を考えたのか
自分は何を大切にしているのか

そこまで書かれて初めて、
「この人の文章だ」と感じられるようになります。

文章の形を整えるだけでは、
書き手の存在までは伝わらないのです。

タイプ4： 書き手の考えが伝わる

そして四つ目が、読み手に「この人は、こう考えているのだな」と自然に伝わってくる文章です。

構成が整理されている
言葉が適切に選ばれている
伝えたいことが明確である
そして何より、
文章の中に書き手自身の経験や視点がある

そのため、読み進めていても無理がありません。
文章にリズムがあり、
必要なところに具体性があり、
余分な説明が少ない。

結果として、書き手の考え方や人柄、
場合によっては知性や成熟さまで自然ににじみ出てきます。

ここで大切なのは、「知性を感じさせよう」として難しい言葉を使うことではありません。
むしろ、自分の経験や考えをきちんと整理し、
読み手に分かる言葉で伝える。

その姿勢そのものが、文章に表れるのだと思います。

「伝わる文章」

こうして四つのタイプを並べてみると、
「伝わる文章」を書くために、特別な文才が必要なわけではありません。

もちろん、文章を書くことが得意な人もいます。
しかし、書くうえで必要なのは、小説家のような表現力ではありません。

必要なのは、
「構成」「言葉選び」「読み手への意識」
この三つを少しずつ磨いていくことです。

そして、もう一つ大切なのが、
「自分は何を伝えたいのか」を
あなた自身が理解しているか否かです。

自分でも整理できていない考えを、
読み手に分かりやすく伝えることはできません。

文章を書くという作業は、
実は「言葉を並べること」ではなく、
「自分の考えを整理すること」でもあるのです。

文章は「センス」だけで決まらない

「私は文章を書くのは得意ではありません」
そんな言葉を、年齢を問わず、現役の社会人から聞くことがあります。

しかし、最初から諦める必要はありません。
文章には、一定の型があります。
 
私は、決してたくさんの本を読んできたわけではありません。
それでも、文章を書くうえでの「文章の型」は多く読みましたし、学んできました。

当時、文章の書き方を学ぶために購入した本が、数冊、書棚に残っています。
今でも時折、ページを開くことがあります。

何年経っても、そこに書かれている基本は色あせません。
文章は、センスだけで書くものではない。

「何を、どの順番で伝えるのか」
「どこに結論を置くのか」「どの言葉を選ぶのか」

そうした基本となる「型」を知っているだけでも、文章は大きく変わります。

私自身、文章を書くことを通して、そのことを実感してきました。

何を最初に伝えるのか
どの情報を残し、どこを削るのか
抽象的な言葉を、どこまで具体化するのか
一つの文章の中で、何を一番伝えたいのか

こうしたことを意識するだけでも、文章は変わっていきます。
そして、型を知ったうえで何度も書き、読み直し、修正する。

その積み重ねによって、自分の文章が少しずつ形になっていきます。

文章を書く力とは、才能だけで決まるものではありません。

考える力と、伝える技術
その両方を磨いていくことなのだと思います。

「伝わる文章」は読み手への配慮から生まれる

もう一つ、文章を書くうえで忘れてはいけないことがあります。
それは、必ず「読み手」がいるということです。

自分が分かっていることを、
そのまま書けば伝わるわけではありません。
自分にとっては当たり前の経験でも、読み手にとっては初めて聞く話かもしれない。

自分の中では明確な結論でも、そこに至った経緯を知らなければ、
読み手には分からないかもしれない。

だからこそ、
「この文章を初めて読む人は、ここで何を感じるだろうか」と、一歩引いて文章を見る必要があります。

文章を書くことは、自分の考えを表現することです。
同時に、相手に理解してもらうための行為でもあります。

その二つを両立させるところに、「伝わる文章」の難しさと面白さがあります。

どうすれば文章は変わるのか

ここまで読んで、
「では、具体的にはどう書けばいいのか」
と思われた方もいるかもしれません。

実際、文章は少し意識を変えるだけでも大きく変わります。

結論の置き方。
文章の組み立て方。言葉の選び方。
具体例の使い方、そして不要な言葉の削り方。
自分の経験を自分自身の言葉に置き換える方法。

これらには、それぞれいくつかの基本があります。

私はこれまで文章や書類に目を通す中で、こうした基本を一つひとつ確認してきました。

その経験をもとに、
文章を書くことに苦手意識を持っている方に、
何か一つでも参考になるものがあればと思い
「就活・ビジネス文章」を作成しました。
この機会に、是非、ご一読ください。↓

文章は、書いて終わりではありません。

書いたものを読み返し、直し、また考える。
その繰り返しの中で、自分の言葉になっていきます。

そして、自分の言葉になった文章は、少しずつ読み手にも届くようになります。

「伝わる文章」はテクニックではありません。
学生も、そして社会人にもすべての人に求められるものです。

そして、言葉の学びに終わりはありません。

◆では実際のESをどう書くのか◆

「伝わる文章」と「伝わらない文章」の違いが見えてくると、
次に考えたくなるのは、自分ならどう書くかということです。

ESでは、立派な経験を書くことだけが大切なのではありません。
自分が何を考え、どう行動し、そこから何を得たのか。
その過程を、自分の言葉で伝えることが重要になります。

ここから先は、
実際にESを書くための、具体的な考え方と文章の組み立て方の
「実践編」です。

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（随筆随想）