先輩に質問したいのに、言葉がまとまらない。ChatGPTで「聞く前のメモ」を作る

聞きたいことはある。でも、どこから説明すればいいか分からない。

「これ、どうしたらいいですか？」では、何に困っているのか伝わりにくい。かといって、最初から全部話すと長くなる。

そんなときは、手元のメモをChatGPTに渡して、質問の下書きに整える方法があります。

この記事では、架空の仕事の場面を使って、そのまま試せる指示文を紹介します。

まず、3つだけ書き出す
文章にする前に、次の3つを箇条書きにします。

• 今、何をしているか

• 自分で何を確認したか

• どこで迷っているか

分からない項目は「未確認」で大丈夫です。確認していないことを、確認したように書かないことが大切です。

たとえば、社内資料を作っている場面なら、こんなメモです。

今していること：来週の説明会の案内資料を作っている。

確認したこと：前回の資料には、参加者一覧が載っていた。

迷っていること：今回は参加者一覧も必要なのか、案内だけでよいのか分からない。

ここまで書ければ、まだ整った文章になっていなくても使えます。

コピーして使える指示文
以下の指示文と、自分のメモを一緒に入力してください。

次のメモから、先輩に確認するための短い質問文を作ってください。

条件：
・最初に「何を確認したいか」を伝える。
・そのあとに、状況と自分が確認したことを必要な範囲で添える。
・入力にない事実や、自分の行動・考えを追加しない。
・確認していないことを「確認済み」にしない。
・質問文に不可欠な情報が足りない場合だけ、先に私へ質問する。
・そのまま口頭で言える、丁寧で自然な2〜3文にする。

【メモ】
今していること：
確認したこと：
迷っていること：

会社のAI利用ルールを確認し、入力してよい内容だけ使ってください。練習には、この記事の架空のメモをそのまま使えます。

どんな質問文になる？
先ほどのメモを整えると、次のような下書きが考えられます。これは説明用の例で、実際の応答は変わります。

今回の説明会の案内資料に、参加者一覧も載せるか確認させてください。前回の資料には載っていたのですが、今回も必要でしょうか？

「資料をどう作ればいいですか？」より、相手が答える範囲を絞れています。

口頭でさらに短く聞きたいなら、続けてこう頼めます。

確認したい内容と、前回の資料を見たことを残して、もう少し短くしてください。

聞く前に、ここだけ確認する
下書きができたら、元のメモと読み比べます。

• やっていない確認や、決めていない方針が加わっていないか。

• 自分が聞きたかったことになっているか。

• 職場で普段使う言い方として、不自然ではないか。

たとえば「資料をすべて確認しました」と出てきても、実際には前回の1枚を見ただけなら、表現を直します。

文章が整っていても、内容まで正しいとは限りません。

箇条書きから始めていい

質問する前から、きれいな説明を完成させようとすると、手が止まることがあります。

まずは「今していること」「確認したこと」「迷っていること」を1行ずつ。そこから下書きを作り、自分の言葉に直して聞いてみてください。

緊急の確認が必要な場面では、文章を整えるのを待たずに相手へ連絡しましょう。

ことばの下書き室では、仕事の質問・報告・依頼を整えるAIの使い方を紹介します。この記事はAIを活用して企画・制作しています。