仕事で使うExcel関数10選
初心者向け
まず覚えたい実務向け関数
まず覚えたい実務向け関数をやさしく解説
Excel関数って、たくさんありすぎて
「結局、何から覚えたらいいの？」
と迷うことありませんか？
でも、最初から全部覚える必要はありません。
まずは、
仕事でよく使うものから覚えれば大丈夫です。
この記事では、
Excel初心者の方でも使いやすい
仕事で役立つ関数を10個にしぼって紹介します。
「これ、自分の仕事でも使えそう」
と思うものから、
少しずつ試してみてください。
この記事で紹介する関数10選
ここからは、仕事でよく使う関数を
1つずつ紹介していきます。
気になるところから読んでも大丈夫です。
SUM：合計する
SUMは、数字を合計したいときに使う関数です。
仕事では、
・売上の合計
・個数の合計
・金額の合計
・作業時間の合計
などを出したいときによく使います。
基本の形
=SUM(合計したい場所)たとえば
B2からB10までの数字を合計したい場合は、
次のように入力します。
=SUM(B2:B10)これで、B2からB10までの数字をまとめて合計できます。
手で1つずつ足すよりも早く、
入力ミスも防ぎやすくなります。
補足：ショートカットでも合計できます
SUMは、ショートカットでも入力できます。
合計を出したいセルを選択して、
次のキーを押します。
Alt + Shift + =
これで、自動的にSUMの式が入力されます。
よく合計を使う方は、
このショートカットも覚えておくと便利です。
AVERAGE：平均を出す
AVERAGEは、数字の平均を出したいときに使う関数です。
仕事では、
・点数の平均
・売上の平均
・作業時間の平均
・件数の平均
などを出したいときによく使います。
基本の形
=AVERAGE(平均を出したい場所)たとえば
B2からB10までの数字の平均を出したい場合は、
次のように入力します。
=AVERAGE(B2:B10)これで、B2からB10までの数字の平均を出せます。
手で合計してから割り算する必要がないので、
平均を出す作業がかなりラクになります。
補足：0は平均に含まれます
AVERAGEは、空白のセルは平均に含めません。
ただし、セルに「0」が入っている場合は、
0も平均に含まれます。
空白と0では結果が変わることがあるので、
平均を出すときは注意してください。
AVERAGEも、キー操作で入力できます。
平均を出したいセルを選択して、
次の順番でキーを押します。
Alt → M → U → Aこれで、自動的にAVERAGEの式が入力されます。
よく平均を使う方は、
この操作も覚えておくと便利です。
COUNT：数字が入っているセルの数を数える
COUNTは、数字が入っているセルの数を数えたいときに使う関数です。
仕事では、
・点数が入力されている数
・金額が入力されている数
・数量が入力されている数
・数字データの件数確認
などに使えます。
注意点は、COUNTは「数字だけ」を数えることです。
文字が入っているセルは数えません。
基本の形
=COUNT(数えたい場所)たとえば
B2からB10までの中で、
数字が入っているセルの数を数えたい場合は、
次のように入力します。
=COUNT(B2:B10)これで、B2からB10までの中にある
数字が入っているセルの数を数えられます。
文字や空白は数えず、
数字だけを数えたいときに使う関数です。
補足：文字も数えたい場合はCOUNTA
COUNTは、数字だけを数えます。
名前や文字が入力されているセルも数えたい場合は、
次に紹介するCOUNTAを使います。
COUNTA：入力されているセルの数を数える
COUNTAは、何か入力されているセルの数を数えたいときに使う関数です。
COUNTは数字だけを数えますが、
COUNTAは文字も数字も数えます。
仕事では、
・名前が入力されている人数
・回答済みの件数
・入力済みの件数
・空白ではないセルの数
などを確認したいときによく使います。
基本の形
=COUNTA(数えたい場所)たとえば
A2からA10までの中で、
入力されているセルの数を数えたい場合は、
次のように入力します。
=COUNTA(A2:A10)これで、A2からA10までの中にある
空白ではないセルの数を数えられます。
名前や文字が入っているセルも数えたいときは、
COUNTではなくCOUNTAを使うと便利です。
補足：COUNTとの違い
COUNTは、数字だけを数えます。
COUNTAは、文字も数字も数えます。
たとえば、名前や「済」などの文字が入っているセルも数えたい場合は、
COUNTAを使います。
COUNTIF：1つの条件に合う数を数える
COUNTIFは、条件に合うセルの数を数えたいときに使う関数です。
仕事では、
・〇の数を数えたい
・出勤回数を数えたい
・名前ごとの件数を数えたい
・「済」「完了」などの数を数えたい
このような場面でよく使います。
手で数えると時間がかかりますし、
数え間違いもしやすいです。
COUNTIFを使うと、
条件に合う数を自動で数えられます。
基本の形
=COUNTIF(探す場所, 数えたいもの)「探す場所」は、数えたい文字や数字が入っている範囲です。
「数えたいもの」は、
〇、出勤、済、名前など、
数えたい条件のことです。
たとえば
B2からB10までの中で、
「出勤」と入力されている数を数えたい場合は、
次のように入力します。
=COUNTIF(B2:B10,"出勤")
これで、B2からB10までの中にある
「出勤」の数を自動で数えられます。
1つずつ目で見て数えなくていいので、
件数確認がかなりラクになります。
よくある注意点
文字を数えるときは、
"出勤" のように、文字を「" "」で囲みます。
この「" "」が抜けると、
うまく数えられないことがあります。
COUNTIFS：複数の条件に合う数を数える
COUNTIFSは、複数の条件に合う数を数えたいときに使う関数です。
COUNTIFは条件が1つのときに使います。
COUNTIFSは、
・Aさんの出勤だけ数えたい
・営業部で〇の人だけ数えたい
・担当者ごとの完了件数を数えたい
このように、
条件が2つ以上あるときに使います。
基本の形
=COUNTIFS(探す場所1, 条件1, 探す場所2, 条件2)COUNTIFSは、
「1つ目の場所で条件に合うもの」
「2つ目の場所でも条件に合うもの」
を数えるイメージです。
たとえば
A列に名前、B列に勤務が入力されているとします。
この中から、
「田中」かつ「出勤」の数を数えたい場合は、
次のように入力します。
=COUNTIFS(A5:A14,"田中",B5:B14,"出勤")
これで、A5からA14の中で「田中」、
さらにB5からB14の中で「出勤」に当てはまる行だけを数えられます。
今回の例では、
田中さんの出勤数は「3」と表示されます。
COUNTIFとの違い
COUNTIFは、条件が1つのときに使います。
COUNTIFSは、条件が2つ以上あるときに使います。
まずはCOUNTIFから覚えて、
慣れてきたらCOUNTIFSに進むと分かりやすいです。
SUMIF：条件に合うものだけ合計する
SUMIFは、条件に合うものだけを合計したいときに使う関数です。
COUNTIFは、条件に合う数を数える関数でした。
SUMIFは、
・田中さんの売上だけ合計したい
・商品ごとの金額を合計したい
・部署ごとの合計を出したい
このように、
条件に合う金額や数字だけを合計したいときに使います。
基本の形
=SUMIF(探す場所, 条件, 合計する場所)「探す場所」は、条件を探す範囲です。
「条件」は、合計したい対象です。
「合計する場所」は、
実際に合計したい数字が入っている範囲です。
たとえば
A列に担当者名、B列に売上金額が入力されているとします。
この中から、
「田中」の売上だけを合計したい場合は、
次のように入力します。
=SUMIF(A5:A14,"田中",C5:C14)
これで、A5からA14の中で「田中」に当てはまる行だけを探し、
その行のB列の売上金額を合計できます。
担当者別や商品別の合計を出したいときに便利です。
IF：条件によって表示を分ける
IFは、条件によって表示する内容を変えたいときに使う関数です。
仕事では、
・点数によって「合格」「再確認」を表示する
・金額が0なら空白にする
・入力があれば「済」と表示する
・条件に合えば「〇」、違えば「×」を表示する
このような場面でよく使います。
基本の形
=IF(条件, 条件に合うとき, 条件に合わないとき)IFは、
「この条件に合っていたら、これを表示」
「合っていなければ、別のものを表示」
というイメージで使います。
たとえば
B列に点数が入力されているとします。
70点以上なら「合格」、
70点未満なら「再確認」と表示したい場合は、
次のように入力します。
=IF(B5>=70,"合格","再確認")
これで、B5の点数が70以上なら「合格」、
70未満なら「再確認」と表示できます。
今回のように、
条件によって表示を変えたいときに便利です。
補足：記号の意味
IFで条件を書くときは、
次のような記号を使うことがあります。
・>= 以上
・<= 以下
・> より大きい
・< より小さい
今回の式では、
=IF(B5>=70,"合格","再確認")
となっているので、
「B5が70以上なら合格」という意味になります。
よくある注意点
「合格」や「再確認」のような文字を表示したい場合は、
文字を「" "」で囲みます。
この「" "」が抜けると、
うまく表示されないことがあります。
XLOOKUP：表からデータを探す
XLOOKUPは、表の中から必要な情報を探したいときに使う関数です。
仕事では、
・商品コードから商品名を出す
・社員番号から名前を出す
・名前から部署を出す
・商品名から金額を出す
このような場面でよく使います。
一覧表の中から、
条件に合うデータを自動で探して表示できるので、
手で探す手間を減らせます。
基本の形
=XLOOKUP(探したいもの, 探す場所, 取り出す範囲)「探したいもの」は、検索に使う値です。
「探す場所」は、
探したいものが入っている範囲です。
「取り出す範囲」は、
結果として表示したい範囲です。
たとえば
A列に商品コード、
B列に商品名が入力されているとします。
今回は、
商品コード「A003」を探して、
同じ行の商品名を取り出します。
そのため、次のように入力します。
=XLOOKUP(E5,A5:A10,B5:B10)
上の画像では、色ごとに見る場所を分けています。
赤：探したいもの
青：探す場所
緑：取り出す範囲
今回の例では、
赤の「A003」を、青の「商品コード」の列から探します。
そして、見つかった行の中から、
緑の「商品名」の列にある文字を取り出します。
つまり、
「A003を商品コードの列から探して、
同じ行の商品名を取り出す」
という流れです。
CONCAT：文字をつなげる
CONCATは、複数のセルの文字をつなげたいときに使う関数です。
仕事では、
・姓と名をつなげる
・住所をつなげる
・コードを作る
・複数の文字を1つにまとめる
このような場面で使えます。
基本の形
=CONCAT(つなげたい文字やセル)CONCATは、
指定したセルや文字を順番につなげて表示します。
たとえば
A列に姓、
B列に名が入力されているとします。
姓と名をつなげて、
1つの氏名にしたい場合は、
次のように入力します。
=CONCAT(A5,B5)
これで、A5の「山田」とB5の「太郎」をつなげて、
「山田 太郎」と表示できます。
姓と名の間にスペースを入れたい場合は、
式の中に " " を入れます。
この " " は、
ダブルクォーテーションの間に半角スペースを入れているという意味です。
サンプルファイルについて
この記事で使ったサンプルExcelファイルも用意しています。
実際に手を動かしながら確認したい方は、
下の文字をタップしてダウンロードして試してみてください。
画像で見るだけより、
自分で入力してみる方が覚えやすいです。
