ファイルを配るのをやめた日。AIに渡すなら、手順書が配布物になる
今回できたこと
私しか動かせなかったAIの環境を、社員が自分のパソコンに作れるようにしました。配ったのはファイルではなく、手順書のURLだけです。
前回は「9月分は私の環境で回した」と書きました。今回はその続きで、「では、みんなが回すには何を渡せばいいのか」の話です。
配り方を、2回考え直しました
8月に基幹システムを作り直して、月次請求がAIの担当業務になりました。でも、動かせるのは私1人。第1回でも触れましたが、私しか動かせないなら、それは会社の仕組みではなく、私の個人技です。毎月請求を扱う本人が使えて、はじめて仕組みになります。
社員はエンジニアではありません。ターミナル（文字だけで操作する画面）も、git（ファイルの変更履歴を管理する道具）も、もともと使ったことがありませんでした。そこで、AIの環境をどう渡すかを考えました。
最初の案はGitHubでした
エンジニアの世界の常識どおり、設定ファイルと業務用AIの定義を、GitHub（ファイルを置いておくネット上の倉庫）の非公開の場所に置いて、ダウンロードしてもらう案です。9月21日の昼に、この前提で社員向けの手順書を5本書いて、公開しました。
でも、その夜に、やめました（笑）
社員にgitを覚えてもらうことになる。更新のたびに「取り直して」は、負担が大きすぎる
非公開の倉庫は、人を招待して、退職時に外す管理が要る。人が増えるほど増える
「手順や仕様の正は手順書（Runbook）」と決めていたのに、ファイルの正がGitHubにあると、正が2か所になる。直すたびに両方を合わせる作業が出る
ZIPで配ると、配った瞬間から古くなる
決め手は3つ目でした。「どこが正か」が分かれると、あとで必ず迷います。基幹システムを作るときに散々考えたことと、同じ話でした。
転換：AIに読ませる前提なら、ファイルを配る必要がない
発想を変えました。
AIに読ませる前提なら、手順書に中身を全部書いておけば、AIが読んで自分のパソコンに作ってくれる。
手順書の各記事に「Claudeへの適用指示」という節を置きました。「このパスに、この内容で作る」「すでにあれば上書きせず、差分を見せる」「削除はしない」「パスワードは扱わない」「終わったらこの確認をする」。
社員がやるのは、Claudeにこう頼むことだけです。
「この記事を読んで、私のMacに適用して」
人が手でやるのは2か所だけ。アプリなどを入れることと、パスワードをパソコンの鍵束（キーチェーン）に登録することです。パスワードはAIに触らせない、という線引きです。
人がターミナルを開くのが、このパスワード登録のときだけです。手順書にある1行を貼って、パスワードは画面に出ない状態で打ち込む。AIに触らせないと決めたから、ここだけは人がやります。
そして、いちばん失敗しているのも、ここです。私自身、ちゃんと登録できたのか心配になることがあります。AIに任せたところより、人が手でやったところのほうが、つまずいています。
毎回つまずく気がして、Claudeに「2回聞いてくるのは合ってる？」と聞いてみました。返ってきたのが、これです。
案内が英語、打っても何も出ない、入力が違うとエラー、同じ名前があると失敗。つまずく理由が、いくつも重なっていました。この答えは、まとめて手順書の注意書きにしました。
配布物はZIPが0個、GitHubの招待が0件。渡すのは手順書のURLだけになりました。セットアップは全部で60分くらいの見込みで、人が手でやるのはそのうち15分とパスワード登録です。実際には、みんな1日かからずに終えられたと思います。
「ファイルを配るのをやめて、手順書を配る」。AIが読む前提で手順書を書くと、手順書がそのまま配布物になり、教育にもなる。やってみて初めて分かったことでした。
更新は、同じ頼み方で。支払管理で、もう何度も回しています
配って終わりではありません。システムを直すたびに、みんなのAI環境も合わせて新しくする必要があります。
私がやっているシステム改修は、手順書を書き換えることです。だから、更新も同じ形になります。みんなはAIにこう頼みます。
「手順書を読み直して。あなたが今知っていることと違うところがあれば、私の環境を更新して」
手順書には「すでにあれば上書きせず、差分を見せる」と書いてあります。何が変わるのかを見てから、人が承認する。ファイルを配り直さなくていい。ここが、手順書を配布物にした一番の利点です。
実際、支払管理のほうは、先にアップデートして回すことを何度もやっていて、みんなも使っています。おかしいところが出たら、AIに直してもらいます。
ただ、仕組みとしてきれいに整えきれてはいません。
ここで、ひとつ決めたことがあります。「回す人」と「直す人」は、別でいい。手順を回すのは、みんな。基幹システムの手順書を直すのは、社長で、社内の情報システム担当（情シス）も兼ねている私です。
最初に「私しか動かせないなら、それは個人技」と書きました。動かすのはみんなで、直す窓口は1つ。これなら個人技ではなく、仕組みになります。手順書が勝手に書き換わらず、誰が何を決めたかが追える。会社のルールを守る形（ガバナンス）も、ここで保てそうです。
いま考えているのは、こういう保守の形です。
「ここを直してほしい」という要望は、意見を出すためのアプリ（これからkintoneで作ります）に集める
採用するかどうかは、手順書の持ち主の私が決める
採用したものを手順書に反映する。みんなは「手順書を読み直して」と頼むだけで、新しい手順になる
要望は誰からでも出せる。でも、手順書を直す入口は1つ。「回す人と直す人は別でいい」を、保守の形にしたものです。
それでも、決まっていないことはまだあります。
手順書を直したことを、どうやってみんなに知らせるか
自分で足した設定があるとき、更新で消えないか（「削除はしない」と書いてあるので、差分として見せる形にします）
更新の頼み方を、毎月の習慣にできるか
これも、直しながら決めていきます。
安全装置は、言葉で伝える前に、設定で止める
もうひとつ、先に決めていたことがあります。8月に、AIの自動処理で、関係のないファイルを完全に消してしまう事故を、実際に起こしています。
だから、守り方を3段にしました。
設定で止める：削除や危険な操作は、AIが理解していなくても止まるように、禁止リストに入れる
実行する直前に検査する：禁止リストをすり抜ける組み合わせを、小さなプログラムで止める
言葉で伝える：「金額を作らない」「承認を進めない」など、判断のルールを指示書に書く
あの事故は、3の「言葉」だけに頼っていたときに起きました。言葉は大事ですが、言葉だけでは足りません。1と2を先に入れて、3を足す順番にしています。検証のないまま本番で動かさない。システム開発の基本は、AIになっても同じです。
つまずき
手順書の側にも、ツールの癖がありました。ここも「直しながら進めた」実例です。
手順書の図が、行の終わりにセミコロンを1つ付けただけで、丸ごと消えました。エラーは出ません。→ 書いたら必ず画面で見る
以前書いた記事の本文が消えて、更新も削除もできない状態になっていました。→ 作り直して、リンクを張り替えた。壊れたものに固執しない
パスワードを登録するコマンドは、確認のために2回入力を求めてきます。でも、その案内が英語で出るので、1回しか入れずに終わっていて、キーチェーンに入っていなかったことがありました。→ 登録したら、入っているかを確認のコマンドで見る
同じ名前の記事が2本できて、新しいほうを間違って消しました。→ 同じ名前のものを並べない
どれも、使ってみて初めて分かったことです。AIが作った手順書でも、最後は人が画面で確かめる。これは第2回から変わりません。
人に残した仕事
パスワードの登録（AIには触らせない）
何を禁止するかの線引き
手順書が古くなったら、直すこと。基幹システムの手順書を直すのは、社長兼情シスの私です
改修の要望を採用するかどうかを決めること
真似するなら
渡す前に、「正はどこか」を1か所に決める。ファイルと手順書に正が分かれると、あとで必ず迷います
AIに読ませる手順書には、「このパスに、この内容で作る」「すでにあれば上書きせず差分を見せる」「削除はしない」を書く
直したくなったら、手順書を書き換える。そのうえで、AIに「手順書を読み直して、違うところがあれば更新して」と頼む（支払管理で、すでに何度も回しています）
手順を回す人と、手順書を直す人を分ける。要望は誰からでも受けて、直す入口は1つにしておく
余談：資料づくりも、Claude Designに寄せはじめました
最近、Claude Design（Claudeで資料や画像のデザインを作る機能）を使いはじめました。
いちばん変わったのは、資料の見た目です。これまでAIで作った資料には、どこか「Claudeっぽさ」が残っていました。見る人が見れば、AIが作ったと分かる、あの感じです。Claude Designでは、自社のテンプレートを作れました。色も書体も、自分の会社のものでそろえられる。そこから、Claude味がすっと抜けました。
ただ、noteのサムネイルは、いまはGPT（別の会社のAI）で作っています。これも、Claude Designに切り替えていくつもりですが、まだうまく使いこなせてません。
正直に言うと、デザインの上手さはGPTのほうが上です。そこは本当に優秀です。それでも切り替えるのは、一気にできるほうが楽だからです。原稿を書いて、資料を作って、サムネイルまで同じ場所で終わる。
それが楽だろうなーと思いながらも、あれこれと使いながら、自分にあった生成AIを見つけていくのが楽しくもありますね。
AIは使ってみなきゃ、分からない！
AIを使えるようになるには、使ってみるしかありません。使いながら覚えて、使いながらアップデートして、使いながら「もっとこうしたい」が出てくる。これは、普通の業務改善と同じだと思っています。道具がAIに変わっても、その回り方は変わりませんでした。
次にやりたくなっているのは、この環境をお客様の会社に持っていくことです。会社名や担当者、つなぐ先といった5つの値を差し替えるだけで、同じ手順で動く形に作り直してあります。
▶ この記事を読んだら、AIにこう頼めます
「この手順書を読んで、私のパソコンに設定して」と、自分の環境づくりを頼む。
お知らせ
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