ChatGPT×Notion×GASで自分専用のタスク管理を作った｜AI秘書を作るまで #1【v1.0】
「記事を改善したから、7日後にもう一度数字を見よう」
そう決めても、その前に別の改善を思いつき、前の施策が検証中だったことに気づく。これでは、どの変更が数字に影響したのか分からなくなります。
AIで記事を書いたり数字を分析したりする作業は進めやすくなった一方、「次に何をするか」「いつ再確認するか」は自分の頭の中で管理したままでした。
この「仕事のつなぎ目」を管理するために作ったのが、ChatGPT×Notion×GASを組み合わせた自分専用のタスク管理システム「Kira Personal PM v1.0」です。
設計の中心は、GPTを日常の相談・操作窓口にして、NotionにProjectとTaskの正本を置き、GASに定型処理を任せること。まずは全体像から紹介します。
Notionには期限だけでなく、「相手の返事待ち（WAITING）」「数字の観測中（WATCHING）」「再確認する日（Review Date）」も残します。GASに任せるのはバックアップや期限・再確認日のチェックなど、決まった条件で動く処理です。
普段はほぼGPTと会話しながら仕事を進めて、Notionを直接見るのは週末に全体を眺めるときくらいです。
この記事では、作った仕組みの全体像、ChatGPTでの相談例、Notionのタスク状態、GASの定型処理、使って残った課題を紹介します。完成コードやNotionテンプレートを一式配布する手順書ではなく、作って使ってみた記録です。
noteや副業の発信で「あとで確認する仕事」が抜けがちな人に、管理の分け方を持ち帰ってもらえたらと思います。
ChatGPTで仕事を進めても、タスク管理は残った
前回の記事では、Kira AI Labのnote運用を一度すべて棚卸ししました。
企画、記事制作、画像、SNS、データ収集、分析、改善。
それぞれの工程にはかなりAIや自動化を入れられるようになっています。
でも全部つないで見てみると、
「次に何をするか」
「今やるのか、待つのか」
「いつ確認するのか」
といった、作業と作業の「つなぎ目」はまだ自分が管理していました。
前回の記事はこちらです。
AIでnote運用はどこまで変わった？個別の自動化を全部つないで見えてきたこと｜AI秘書を作るまで #0【ASIS】
その中でも、まず何とかしたかったのがタスク管理です。
私は普通に忘れます。
しかも、忘れるのは単純な「やること」だけではありません。
タスク管理の課題①｜7日後の検証・再確認を忘れる
冒頭で触れた「7日後に数字を見直す」は、noteの改善を続けるうえで困っていたことの一つです。
施策を試している途中で別の変更を加えると、後から数字が変わっても、どの施策の影響なのか分かりにくくなります。
忘れることで、検証そのものを壊してしまう。
だから管理したいのは、「改善する」という目の前のToDoだけではありません。
今は何を観測中なのか。いつ確認するのか。その間に別の変更をしてよいのか。
note分析ダッシュボードを作って数字を見るようになったことで、こういう「数日後にもう一度見る仕事」も増えていました。
記事制作も、新しいAIの検証も、マネタイズも進めたい。だからこそ、今すぐ手を動かす仕事と、後で確認する仕事を分ける必要がありました。
タスク管理の課題②｜ChatGPTとの壁打ちで出たアイデアを残す
もう一つ困っていたのが、アイデアです。
私は普段からGPTと壁打ちしながらnoteを運営しています。
記事を書いている途中でも、
「これ別の記事にできそう」
「この検証面白いな」
「前の記事とつなげたらシリーズにできそう」
と、どんどん別のアイデアが出てきます。
そして私の場合、思いついた瞬間が一番構想の解像度が高いことが多いです。
なぜ面白いのか。
何を検証したいのか。
前の記事とどうつながるのか。
そのときは頭の中にある。
でも数日経つと、
「これ、何が面白かったんだっけ？」
となります。
タイトルだけメモしても、考えていた背景までは残りません。
だから、必要なら企画の背景や検証の設計まで残したくなりました。
タスク管理の課題③｜何から始めるか決められない
そして、一番まずかったのが優先順位です。
Kira AI Labでは「AI副業で月1万円」を目標にしています。
だったら、マネタイズにつながる仕事を優先した方がいい日もあります。
でも、気づくと記事を書いている。
記事を書くのは楽しいし、GPTと一緒なら進めやすい。
ほかにも、
覚えている仕事
簡単そうな仕事
すぐ終わる仕事
から着手してしまうことがあります。
その結果、
「今日これは絶対やるつもりだったのに」
という仕事を残したまま一日が終わる。
タスクを記録するだけでは足りない。
今やるのか。
待つのか。
観測するのか。
別の仕事が終わってからなのか。
そこまで管理したくなりました。
ChatGPT×Notion×GASの役割分担｜タスク管理の全体構成
そこで作ったのが、Kira Personal PMです。
役割は大きく分けて4つあります。
ChatGPT
普段の相談、壁打ち、タスク登録、状態変更、次の行動の整理をするメインの窓口。
Notion
ProjectsとTasksの正本。タスクの状態、期限、再確認日、依存関係などを保持する場所。
Google Apps Script（GAS）
バックアップや、期限・再確認日などの固定条件チェックをする裏方。
Kira AI Labのコンテンツ管理表
記事ロードマップ、分析結果、施策履歴、記事候補など、note運用そのものの記録を持つ場所。
役割を混ぜずに、
コンテンツ管理表には「何があったか」を残す。
Personal PMには「人が次に何をするか」を残す。
という分け方にしています。
ChatGPTをタスク管理の操作窓口にした理由
ここが今回の仕組みで一番重要なところです。
私にとってGPTは、タスクを入力するためのチャット画面ではありません。
普段からnoteの運用を一緒に考えているパートナーです。
記事を書く。
マーケティングを分析する。
次の企画を考える。
改善案を壁打ちする。
その会話の中で、
「これ次にやろう」
「これは7日後に確認しよう」
「この記事は、先にこっちを書いてからの方がいい」
という計画も生まれます。
だったら、そのたびに会話を止めてNotionを開き、
「Statusは何だろう」
「Review Dateはいつだろう」
と自分で入力するより、そのままGPTに整理してもらった方が自然です。
つまり作りたかったのは、
Notionを便利に入力する仕組み
というより、
GPTとの壁打ちを、そのまま次の計画につなげる仕組み
でした。
ChatGPTで関連タスクを確認｜検証中の変更に気づく
実際に使っていて便利なのが、関連するタスクを確認しながら相談できることです。
たとえば私が、
「この記事、アイキャッチを改善してPVを上げたいんだけど、影響あるタスクある？」
と聞くことがあります。
GPTがNotion側を確認して、別の改善施策を7日間WATCHINGしている途中なら、
「今アイキャッチまで変えると、どの施策が数字に影響したのか分からなくなる可能性がある」
と教えてくれます。
そこで最終的にどうするか決めるのは私です。
検証の方が大事なら待つ。
逆に、
「今回は検証を壊してでもPV改善を優先したい」
と判断することもあります。
その場合は、
「じゃあ今の検証はキャンセルして」
と指示します。
つまりGPTに判断を丸投げしているわけではありません。
自分が判断する前に、忘れていた前提や関連タスクを出してもらう。
この使い方がかなり便利でした。
「7日後に確認する」を3つの役割に分けると
この「検証中の変更に気づく」使い方を、仕組みの流れに沿って整理するとこうなります。
ChatGPTで整理する： 会話で出た「改善後の数字を7日後に見直す」という計画を、次の行動や再確認日として整理する。
Notionに残す： 観測中のTaskをWATCHINGとして管理し、Review Dateに再確認する日を持たせる。あとから関連Taskを確認できるようにする。
GASで拾う： Review Dateに到達したTaskを、決まった条件で要確認候補として抽出する。
GASが改善の良し悪しを判断するわけではありません。決まった日に再確認する仕事を拾い、関連する事情をGPTと確認したうえで、自分がどう動くか決める。 この分担です。
※上記はv1.0で使っている各機能の役割を整理した説明例です。特定のTaskの実ログやチャットの逐語引用ではありません。
Notionのタスク状態｜WAITINGとWATCHINGを分けた理由
実際に運用してみると、単純なToDoでは足りませんでした。
今使っている主なStatusは、
BACKLOG
いつかやるが、今すぐではない
NEXT
次に着手できる
DOING
作業中
WAITING
相手や外部条件を待っている
WATCHING
数字や結果を観測している
DONE
完了
CANCELLED
不要になった、方針を変えた
という形です。
これらはNotionに持たせたタスクのStatusで、ChatGPT自身の標準機能というわけではありません。
特に大きかったのが、WAITINGとWATCHINGを分けたこと。
「クライアントから返事を待つ」
と、
「改善後のPVを7日間見る」
は、どちらも今は手を動かさないけれど、意味は全然違います。
さらに、
Review Date
いつ再確認するか
Blocked By
何が終わるまで着手できないか
Next Action
次に具体的に何をするか
も持たせています。
久しぶりにTaskを見たとき、
「で、これ何するんだっけ？」
から考え直さなくて済むようにするためです。
NotionのTaskと記事アイデアを分けて管理する
もう一つ大事にしているのが、思いつきを何でもTaskにしないことです。
たとえば、
「こんな記事を書いたら面白そう」
という段階なら、記事ロードマップのアイデアとしてコンテンツ管理表へ残します。
その時点ではまだ「やること」ではありません。
そこから、
「よし、この記事を書く」
と決めたらTaskにします。
逆に、検証が終わって結果が出た場合。
結果そのものは、基本的にTaskではありません。
あとで振り返れるように、コンテンツ管理表やNotionのメモへGPTに整理してもらいます。
つまり、
記録しておきたいこと
と、
人が次に行動すること
を分けています。
とはいえ、この線引きは今も感覚的です。
「Taskにしたけど、まだ時期じゃなかったな」
と後からキャンセルすることもあります。
逆に、
「記録だけ残していたけど、今これを記事にするべきじゃない？」
となってTask化することもあります。
仕組みを作っても、判断する人間は普通に間違えます。
GASで自動化したこと｜バックアップと期限・再確認日チェック
GPTとNotionだけでも、かなりの部分は動かせました。
ただ、毎日使うなら機械的な処理までGPTにやらせる必要はありません。
そこでGASを追加しました。
たとえば、
Projects / Tasksのバックアップ
Dueに到達したTaskの抽出
Review Dateに到達したTaskの抽出
WAITING / WATCHINGの要確認候補抽出
といった処理です。
こういう仕事には、AIの判断はほとんど必要ありません。
一方で、
「これはTaskにするべきか」
「今日は何を優先するか」
「次の行動は何か」
のように意味を考える必要があるものはGPTに残します。
考える仕事はGPT。
決まった条件で動く仕事はGAS。
この分け方にしました。
v1.0では、日次バックアップと要確認Taskの抽出が、自動で動くところまで確認しています。
自分のタスク管理に取り入れるなら｜最初に分けたい3つ
ここからは、v1.0で使った仕組みを、読者自身の仕事に置き換えるための整理です。すべてのツールを導入する手順ではありません。
① 会話で決まった「次の行動」を、どこに残すか。
私の場合はChatGPTで相談・整理して、実行するTaskはNotionへ残しました。アイデアの段階なら、無理にTaskにしないことも大事にしています。
② 今日やる仕事と、「待つ・観測する」仕事を分けるか。
たとえばnoteの記事改善なら、「記事を書き直す」と「7日後に数字を見る」は別の仕事です。後者には、何を確認するかとReview Dateを残すようにしました。
③ 自動化する条件と、人が判断する内容を分けるか。
期日や再確認日に達したTaskの抽出はGASに任せられます。一方で「検証を続けるか」「別の施策を優先するか」は、GPTに関連情報を確認してもらい、最後は自分で決めます。
最初から全部自動化しなくても、「何を残し、何を再確認し、何を自分で決めるか」を分ける。 これがv1.0から持ち帰れる考え方だと思います。
スマホからChatGPTでタスク管理できるのが便利だった
これは実際に使ってみて特に良かったところです。
私は本業の都合で、月に1〜2回くらい東京へ出張します。
新幹線の中では、スマホで記事を書いたり、マーケティング分析をしたりしています。
気づけば、移動中ずっとnoteの運用をしていることもあります。
PCだと、乗り換えのたびに一度閉じなければいけません。
でもスマホなら、そのままGPTとの会話を続けられます。
移動中に、
「これ記事にできそう」
と思ったら、その場で壁打ちする。
構想がまだアイデア段階なら記録だけ残す。
実際にやると決めたらTaskにする。
検証が必要なら、その設計まで整理して残す。
思考が新鮮なうちに、そのまま記録や計画に変えられる。
これはGPTを日常の操作窓口にした大きなメリットでした。
毎日の操作はChatGPT、週末にNotionで全体を見直す
日常では、ほとんどGPTしか使っていません。
でもNotionを見なくなったわけではありません。
週末になると、30分くらいNotionを眺めます。
きっちりした週次レビューではありません。
「結構残ってるな」
「これはもう今やらなくていいかな」
「これは来週やろう」
くらいの感じで、全体を俯瞰しています。
一週間動いていると、方向性も変わります。
週の初めには書くつもりだった記事を途中で後回しにして、週末に改めて、
「やっぱり書く」
「これはもうやらない」
と判断することもあります。
一度Taskにしたからといって、全部やる必要はありません。
私にとってTaskは、絶対に守る約束というより、その時点での計画です。
だからNotionは、毎日入力する場所ではなく、
ときどき仕事全体を眺める場所
になっています。
Kira Personal PM v1.0までの改善｜必要な機能を足していった
最初から今の形を全部設計していたわけではありません。
最初は、
GPTとの会話からTaskを作って、Notionで管理できるか
を試すところから始めました。
そこから使いながら、
WAITINGとWATCHINGを分ける。
Blocked ByやNext Actionを追加する。
コンテンツ管理表とPersonal PMの役割を分ける。
バックアップや固定条件のチェックをGASへ移す。
スマホでも無理なく使える形にする。
と、必要になったものを一つずつ追加していきました。
結果として、
GPT＝日常の会話・判断・操作
Notion＝Project / Taskの正本と俯瞰
GAS＝定型処理とバックアップ
という役割分担に落ち着きました。
これが、今使っているKira Personal PM v1.0です。
使って分かった課題｜タスク化の判断とメモの探しにくさ
もちろん、これで全部解決したわけではありません。
まず、Taskにするか記録だけにするかの判断。
これは今も人間の感覚なので、普通に間違えます。
もう一つが、メモの整理です。
GPTに頼めば、企画や検証結果をNotionへ残せます。
でも後から、
「あのメモ、どこに置いたっけ？」
となることがあります。
忘れないようにはなった。
でも、必ずしも見つけやすくなったわけではない。
特に検証結果や企画メモは、人間が後から見ても分かりやすいように、もう少し記録の型を整えたいと思っています。
また、検証を途中でやめるときも、今はStatusをCANCELLEDに変更して、
「この検証は別の記事でまたやるから、そのことは記録しておいて」
と追加でGPTに伝えることがあります。
この辺りはまだ改善の余地があります。
v1.0で確認できたこと｜予定・観測中の仕事を忘れない土台
Kira Personal PMを作って、仕事を完全にAIへ任せられるようになったわけではありません。
でも、
「これ後でやろう」
「7日後に確認しよう」
「これは別の記事が終わってから」
「今は検証中だから触らない方がいい」
といった情報を、頭の中だけで持たなくてよくなりました。
GPTと話しながら次の計画を考えて、その結果をNotionに残す。
必要のない機械処理はGASに任せる。
そして最終的に何をやるかは、自分で決める。
GPTは一緒に考える場所。
Notionは、考えた結果を忘れないための場所。
今のところ、この役割分担が自分にはかなり合っています。
v1.0で残った課題｜「今日やること」はまだ選べない
これでTaskを忘れないための土台はできました。
WAITINGもWATCHINGも、後でやる仕事も残せます。
でもNotionを見ると、Taskはたくさんあります。
Priorityもある。
Dueもある。
Review Dateもある。
Next Actionもある。
それでも、
「で、今日は何からやればいい？」
となります。
P1だから今日やるとは限りません。
期限、その日の状況、ほかのTaskへの影響、使える時間もあります。
そして私は放っておくと、また簡単でやりやすい仕事から始めます。
せっかくGPTをPersonal PMの入口にしたなら、
今日やることまで一緒に整理してもらえないか。
次はそこを試していきます。
次に読みたい人へ｜タスクを記録したあと、今日やることはどう選ぶ？
v1.0では「忘れないための仕組み」は作れても、毎日の着手順を決める課題が残りました。そこで続編のv1.1では、Notionに登録したTaskからChatGPTに「今日やること」を選ばせる仕組みを検証しています。
よくある質問｜ChatGPT×Notion×GASのタスク管理
Q. ChatGPT・Notion・GASは、何を担当している？
自分のv1.0では、ChatGPTが日常の相談・タスク整理の窓口、NotionがProjectsとTasksの正本、GASがバックアップや期限・再確認日などの定型チェックを担当しています。記事の候補や施策履歴は、別のコンテンツ管理表に置いています。
Q. WAITINGとWATCHINGはどう違う？
WAITINGは「相手からの返事を待つ」など外部条件待ち、WATCHINGは「改善後のPVを7日間見る」など結果の観測中です。どちらもすぐ着手するTaskではありませんが、再確認する理由が違うので分けています。
Q. NotionとChatGPTをつなげれば、すべてのタスクが自動管理される？
少なくとも、この記事で紹介するv1.0はそういう仕組みではありません。GASは決まった条件の確認、ChatGPTは会話を通じた整理を手伝い、実行するかどうかの判断は自分で行っています。使用環境に合わせた設定や確認も必要です。
Q. ChatGPTに「今日やること」の優先順位まで選んでもらえる？
このv1.0では、まだ「今日は何からやる？」が課題として残っていました。そこを改善した実践記録は、続編のv1.1で紹介しています。
まとめ
AIで記事制作や分析など個々の作業を任せられるようになったことで、今度は**「仕事をどう管理するか」**が課題になりました。
そこでKira Personal PM v1.0では、
GPTと相談しながら計画を作る。
NotionにProject / Taskの状態を残す。
GASに定型処理を任せる。
という形にしました。
実際に使ってみると、スマホから移動中でもnote運用を続けられることや、進行中の検証を忘れずに判断材料として出してもらえることは、かなり便利でした。
一方で、Taskにするか記録にするかの判断や、メモの整理など、まだ改善したい部分もあります。
完成したAI秘書というより、
AI秘書を作るための土台が、ようやくできた。
今はそんな感覚です。
「AI秘書を作るまで」シリーズ
ChatGPT・Notion・GASなどを使い、仕事を一緒に回すAI秘書を作って改善する過程を記録しています。
本編 #0〜#5 を最初から読みたい方や、Manus比較・AI編集長などの番外編を探したい方は、こちらにまとめています。
