問題社員対応の基本　～適切なプロセスとリスクを軽減する実務対応～

執筆者プロフィール

アソシエイト
日本法弁護士　宮前 汐葉（第一東京弁護士会）
M&A、訴訟・紛争解決、その他一般企業法務を主たる業務分野とする。

はじめに

企業の現場において、協調性の欠如する社員、無断欠勤を繰り返す社員、業務命令に違反する社員、著しく能力の不足する社員など、問題社員への対応は、人事労務担当者のみならず経営陣にとっても重要な労務管理上の課題です。感情的な叱責がトラブルの原因となることはもとより、十分な検討を経ない安易な解雇処分や懲戒解雇処分を含む懲戒処分は、解雇権や懲戒権の濫用として労働審判や裁判において無効と判断されるおそれがあり、解決金の支払いや未払賃金（バックペイ）等の負担が生じる可能性があります。今回は、法的に妥当でトラブルを防ぐための対応の基本ステップをわかりやすく解説します。

1. 解雇に伴う法的リスク

（１）社員に能力不足や勤務態度不良又は業務命令違反等が認められる場合であっても、会社が直ちに解雇できるわけではありません。労働契約法第16条では、解雇は「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合」には解雇権の濫用にあたり、無効となると定めています。そのため、「仕事ができない」「ミスが多い」という経営者側の主観的な不満のみで社員を解雇した場合、解雇が無効であると判断される可能性があります。

（２）なお、解雇には、主に、能力不足や勤務態度不良等を理由として労働契約を終了させる「普通解雇」と、重大な服務規律違反等に対する制裁として行われる「懲戒解雇」があります。懲戒解雇については、労働契約法第15条及び第16条に加え、就業規則上の懲戒事由への該当性や処分の相当性等が問題となります。
以下では、期間の定めがない労働契約における、主に能力不足や勤務態度不良等を理由とする普通解雇を念頭に、企業が講じるべき対応について解説します。

2. 普通解雇における改善の機会の付与と解雇回避努力

上述の通り、解雇が有効と認められるためには「客観的に合理的な理由」があり「社会通念上相当」であると認められる必要があります。「客観的に合理的な理由」としては、労働者の労働能力の欠如、適格性の喪失、勤務成績の著しい不良又は職務規律違反行為などが考えられます。また、「社会通念上相当」であるかは、上記理由の内容や程度、社員への改善の機会の付与など会社が講じた対応等の諸事情を総合的に考慮して判断されます。したがって、能力不足や勤務態度不良等を理由とする普通解雇の有効性を判断するに当たっては、能力不足・勤務態度不良の内容や程度に加え、社員に能力や勤務態度を改善する機会が十分に付与されていたか、解雇を回避するための努力を尽くしたか、が重要な考慮要素となります。
そのため、企業としては、社員に問題が見られた場合、直ちに解雇を検討するのではなく、まずは口頭での注意や指導を行い、それでも改善が見られない場合には、書面により注意又は警告や具体的な改善目標の設定などを行うなど、問題の内容や程度に応じて段階的な対応を行い改善の機会を十分に与えることが重要です。
また、必要に応じて教育訓練、業務調整、適法な範囲での配置転換や人事上の降格等、解雇を回避するための対応を検討することも重要です。もっとも、会社に求められる対応の内容や程度は、社員の採用経緯、採用時に期待された能力や経験、職務内容や職種限定の有無、企業規模等によって異なります。そのため、これらの事情を踏まえて、個別に検討する必要があります。

3. 実務上考慮すべき3つの対応ステップ

法的リスクを予防・軽減するために、以下のステップを講じることが重要です。
①      客観的な事実の記録と証拠化：いつ、どこで、どのような問題（遅刻、業務ミス、命令違反など）があったのかをその都度客観的に記録しましょう。また、社員に対する人事評価や勤務成績に関する記録も客観的な証拠として残しましょう。なお、問題の背景に健康上の問題や職場環境等の事情が存在する可能性もあるため、必要に応じて本人から事情を聴取し、産業医面談の実施を検討するなど、問題の原因を確認することも重要です。

②      指導・注意の書面化：社員に対して口頭での注意や指導を行っても改善が見られない場合には、具体的な指導内容や改善を求める事項を記載した「指導書」や「注意書」などの書面を作成し、面談においてその内容を説明したうえで、本人に交付します。また、面談の議事録を作成し、書面の交付・説明状況を記録するとともに、可能な範囲で本人の署名やメール等による受領確認を得ましょう。本人が受領確認を拒んだ場合には、その経緯も記録しておくことが重要です。

③      改善機会の付与とモニタリング：社員に対する指導を行った後、一定の改善期間を付与し、その間にどの程度改善が見られたかを定期的に評価・記録します。当該社員に改善状況に関する自己評価書を作成してもらうことも考えられます。改善目標は、期限と達成基準を可能な限り明確にし、評価結果とその根拠を本人にフィードバックしましょう。

4. 企業が講じるべき実務上の対策

問題が見られる社員への対応に当たっては、上述の指導・改善プロセスに加え、以下の点にも留意することが重要です。

l   就業規則の整備・確認・周知：能力不足や勤務態度不良等を理由とする普通解雇の事由が就業規則に明確に規定されているか、事前に確認・整備し、社員に周知しておきましょう。

l   専門家との早期連携：社員への対応方針が固まった段階や、退職勧奨・解雇を検討する段階に入った時点で、弁護士などの外部の専門家に法的リスクのチェックを依頼しましょう。

l   退職勧奨の実施と留意点：改善が見られず雇用継続が難しい場合には、事情に応じて、本人の自由意思による合意退職を目指す退職勧奨を検討することも考えられます。ただし、退職勧奨は社員の自由な意思決定を前提とするものであり、心理的圧力を加え執拗に退職を迫ることや、社員の名誉感情を不当に害する発言をすることは、退職を強要するものとして違法と判断される可能性があります。客観的なデータを提示しながら冷静かつ誠実な対話を心がけるとともに、面談は少人数で、長時間に及ばないようにし、即答やその場での退職届提出を求めてはいけません。また、提案内容を書面で示して検討時間を与える等の配慮を行い、社員が退職を拒否する意思を明確に示した場合には退職勧奨を継続しないよう注意しましょう。また、後の紛争に備え、面談内容を記録し、必要に応じて本人の同意を得たうえで録音することも考えられます。退職を合意した場合には、退職日や支払条件等を合意書で明確にする必要があります。

l   解雇を行う場合の手続：最終的に解雇する場合には、原則として30日前の解雇予告又は不足日数分の平均賃金に相当する解雇予告手当の支払が必要です（労働基準法第20条）。また、社員から請求された場合には、解雇理由等の証明書を交付する必要があります（同法第22条）。

5. まとめ

問題社員への対応は、感情的な対応を避け、客観的な事実を収集するとともに、丁寧かつ記録に残る指導・注意を行い、十分な改善の機会を与えることが重要です。こうした適切なプロセスを経て改善を促すことが、法的紛争の予防やリスクの軽減につながります。

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