引き継ぎ書を「詳しく書いて」と言われたら｜曖昧な説明を直す3つの例
「もう少し詳しく書いてもらえる？」
引き継ぎ書を渡したあと、そう返ってくる。説明は足したつもりなのに、どこを直せばいいのか分からない。文章を長くすると、今度は読みにくくなりそうで手が止まる。
そんなときは、一文ずつ「初めて担当する人が、この説明だけで次に動けるか」を見てみてください。
たとえば「備品が減ったら発注する」。短すぎるから困るのではなく、「何個になったら？」「何を何個頼む？」が抜けているから困るのかもしれません。
今回は、備品発注・資料提出・問い合わせ対応の3場面で、曖昧なメモを書き換えます。すべて説明用の架空例です。数量や締切、確認先は、ご自身の職場で決まっている内容に置き換えてください。
1．備品発注：「少なくなったら」を、数えられる言葉に
元のメモ
コピー用紙が少なくなったら、いつもの業者に発注する。
後任が棚を見ても、残り3冊が「少ない」のか分かりません。忙しい週なら足りなくなるかもしれないし、別の棚に予備があるかもしれない。
この文で先に確認したいのは、発注のきっかけと、注文する内容です。
どこの在庫を、いつ数える？
残りいくつで発注する？
品番・数量・発注先は、何を見れば分かる？
書き換え例
毎週水曜の午前中に、事務室の備品棚にある未開封のA4用紙を数える。残り2冊以下なら、社内の「備品発注台帳」で品番と発注先を確認し、総務担当へ1箱分の発注申請を送る。発注は総務担当が行う。
これなら、数える人と注文する人の役割も伝わります。「自分が申請する」仕事を、誤って「自分が直接注文する」仕事として渡さずに済みます。
ただし、2冊や1箱という数字を、例から借りて埋めないでください。基準がなければ「発注する在庫数は未確認。総務担当へ確認する」と残します。
この場面の直しどころは、頻度・発注基準・役割です。 商品ごとの詳しい情報が台帳にあるなら、全部を転記せず、参照先を示す方法もあります。
2．資料提出：「送る」だけで、仕事は終わる？
元のメモ
月末に資料をまとめて、上司へメールする。
担当していた本人には「月末」が何日か分かっていても、後任には分かりません。最終営業日なのか、その前日なのか。送ったあとに修正があるのかも見えません。
ここでは、提出前と提出後を分けると整理しやすくなります。
書き換え例
毎月の最終営業日の前営業日15時までに、共有フォルダ「月次報告／当月」の資料を取りまとめ、部門責任者へ確認依頼を送る。メールには対象月とファイルの保存場所を書く。修正指示を反映し、責任者の確認を受けた版を「確定」フォルダへ保存する。
締切が来た時点で確認が終わっていないなら、「送信済み・確認待ち」と残します。「メールしたので完了」と、確認後の状態を混ぜないのがポイントです。
資料の項目や作成方法まで説明すると長くなる場合は、まずこの流れを本文に置き、細かい操作は社内マニュアルの該当箇所へ案内できます。
この場面の直しどころは、締切・提出物・完了条件です。 「いつまでに送るか」と「何がそろったら終わるか」を、一度分けて書いてみましょう。
3．問い合わせ対応：「担当者へ回す」に、渡す材料を足す
元のメモ
分からない問い合わせは、担当者へ回す。
受け取った側から「何についての問い合わせ？」「どこまで案内した？」と聞き返される。そんな場面を想像すると、引き継ぎ書に足す情報が見えてきます。
相手の名前だけでなく、相談するときの材料まで書きます。
書き換え例
社内FAQに回答がない問い合わせは、内容を要約し、受付日時・確認したFAQの項目・すでに案内した内容・相手が希望する回答期限を添えて、窓口責任者へ社内チャットで相談する。その場で分からない回答や、確約できない回答時刻は約束しない。
「希望する回答期限」と「こちらが約束した期限」は別です。まだ約束していないことを、決定事項として渡さないようにします。
また、連絡先が必要な場合も、社内で定められた管理方法を使います。引き継ぎの見本を作るために、実在する顧客情報をコピーする必要はありません。
この場面の直しどころは、相談先・伝える材料・未確定の約束です。 受け取る人が、状況を一から聞き直さずに確認を始められる説明を目指します。
4．全部を長くせず、「次に迷う一か所」を直そう
3つの例では、同じ「詳しく書く」でも、足した情報が違いました。
備品発注なら、いつ動くかを決める基準。
資料提出なら、締切と完了の状態。
問い合わせ対応なら、相談時に渡す材料。
自分の引き継ぎ書でも、まず一文だけ選んでみてください。その文を読んだ後任が、最初に聞き返しそうな質問を一つ書きます。
答えが分かるなら、その答えを追記する。分からないなら、確認先と次の行動を残す。すでに別の資料に答えがあるなら、その場所を示す。
「詳しくするために何か足さなきゃ」と考えるより、「この人は次に何で迷うだろう」と考えると、必要な一文を選びやすくなります。
今日は「少なくなったら」「送る」「担当者へ」のどれか一つを見つけてみましょう。文章を立派にする前に、相手が次に動ける情報を、一つ足してみてください。
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