「案内文を確認する」総務・人事担当者の方へ初めて読む人が次に動けるかを確かめる_指示×経営者・管理職×AI 7/8

「必要なことは書いてあるはずなのに、同じ質問が届く」

社内の案内文を出したあと、そんなふうに感じることはありませんか。

日時も場所も載せた。文章も読み直した。

それでも、
「私は対象ですか」
「どこから申し込めばよいですか」
と尋ねられることがあります。

作る側は、案内を出すまでの事情を知っています。
そのため、本文に書いていない説明まで、頭の中で補って読んでいるかもしれません。

前回は、AIの出力に不確かな点があるとき、作業を止めて確認する方法を考えました。

今回は、内容を整えた案内を、初めて読む人が使えるかどうか確かめます。

誤字を直す読み方に加えて、案内だけを手掛かりに、一つの行動をたどってみる。

送る前の確認に、その時間を少し加えてみます。

1．案内だけを頼りに申し込みの流れをたどる

ここからは、説明のための架空の例です。
社内の資料整理研修について、次の案内を作ったとします。日付や名称も仮のものです。

日時、会場、締切は書かれています。
ただ、この案内だけを初めて受け取った人は、「所定のフォーム」がどこにあるのか分かるでしょうか。

総務へ尋ねるとして、どの連絡先を使えばよいでしょうか。

1-1．知っているつもりの言葉に印を付ける

「所定の」
「いつもの」
「担当者へ」。

作る側には具体的なものが浮かぶ言葉でも、読み手が同じものを思い浮かべるとは限りません。

点検するときは、参加したい一人になったつもりで、案内の上から順に読んでみます。

自分が対象かを確かめ、参加できる日時かを見て、申し込む場所へ進む。

その途中で、案内にない知識を使ったところに印を付けます。

たとえば、社内ポータルのどのページからフォームを開くか、前の研修を担当した人は誰か。

自分は知っていても、その情報が案内にないなら、補足が必要か検討する箇所です。

全部の背景を説明する必要はありません。
今回の申し込みに必要な情報から、足りないところを探します。

2．読んでもらうときは先に説明を足さない

可能なら、作成に関わっていない人に案内を見てもらう方法もあります。

長い確認をお願いするのでなく、見てほしい範囲と、時間を取れそうかを先に相談します。

頼み方は、「分かりやすいですか」より、
次に何をするかを尋ねるほうが、直す場所を見つけやすくなります。

2-1．感想より先に動き方を聴く

たとえば、次のようにお願いできます。

そのとき、「フォームはポータルにあります」と先に説明してしまうと、案内だけで分かるかは確かめられません。

まずは相手がどこを読み、どこで迷うかを聴きます。

「所定のフォームが見つかりません」と言われたら、そこが補う候補になります。
「前にも案内しました」と返す前に、今回の文章からたどれるようになっているかを見ます。

確認したいのは案内の使いやすさです。
相手の知識を試したり、読む速さを評価したりする場にしないようにしたいと思います。

「分からなかった箇所が、直す手掛かりになります」と伝えておくと、確認の目的も共有できます。

一人に伝わったからといって、全員に伝わると決めることもできません。
普段パソコンで読む人と、スマートフォンで見る人では、リンクや添付の扱いが違う場合があります。

実際に届ける相手と使い方を踏まえて、確かめる範囲を選びます。

3．迷った場所に必要な説明を足す

質問が出ると、詳しい説明をたくさん追加したくなることがあります。
ただ、冒頭から長く書き直す前に、どこで止まったのかを見てみます。

フォームの場所が分からなかったなら、申し込み方法のそばへ入口を載せる。対象か迷ったなら、対象者の条件を明記する。読み手が探した場所に、必要な答えを置くことを考えます。

3-1．修正後も同じ行動をたどる

先ほどの架空の案内では、担当部署に確認した内容をもとに、

「対象は全社員」
「社内ポータルの『研修申込』から『資料整理研修』を選択」
「問い合わせは社内チャットの『総務窓口』へ」

と補う案が考えられます。

これは例として置いた条件です。

実際の案内では、対象者や窓口を文章の作成者が勝手に決めず、確認済みの内容を載せます。

書き足したら、もう一度、参加するまでの流れをたどります。
リンクの文字が見やすくても、開いた先が違う申込画面なら使えません。

作成者の権限では開けても、受け取る人には見えないこともあります。
必要に応じて、閲覧権限のある確認担当者に、受け手と同じ条件で開けるかを見てもらいます。

申し込みを試す場合も、実際の送信が必要かは別に考えます。
確認のために申込データを残すなら、事前に担当者と方法を決める。案内を点検するつもりで、本当の申込件数を増やさないようにします。

最後に、何をもって申し込み完了と分かるかも確かめます。完了画面が出るのか、後から受付連絡が届くのか。案内に載せる必要があれば、実際の運用と合わせて説明します。

4．AIには案内に書かれている根拠も示してもらう

AIに読み手の立場から点検を頼むこともできます。
文章をきれいに書き直してもらう前に、今の案内で、どこまで分かるのかを出してもらいます。

4-1．足りない情報を推測で埋めてもらわない

依頼文は、たとえば次のようにできます。

入力する前には、社内のAI利用ルールに沿い、渡してよい情報だけになっているかを確認します。
名前を伏せれば、どんな社内資料でも入力できると考えないようにします。

返ってきた点検結果では、根拠として挙げた文を自分でも読みます。
「対象者は全社員」と答えていても、元の案内にそう書かれていなければ、その回答は採用できません。

AIが「分かりやすい」と答えたことだけでは、実際の読み手が迷わないと確認したことにはなりません。
また、文章を読ませるだけでは、リンク先が開くかや受付が動くかまでは分かりません。

AIには不足を探す補助を頼み、実際の案内と操作の確認は分けて進めます。

5．次の案内で一人分の動きを確かめる

次に案内文を送り出す前に、「初めて読む人は、ここから何をするだろう」と考えてみませんか。

まず、自分が案内に書かれていない知識を使っていないかを見ます。

可能なら、別の人にも、説明を足さずに読んでもらう。

迷った場所を一つ直し、同じ行動をもう一度たどります。

確認を頼める人がいないときは、少し時間を置いて読み直すところからでも構いません。
ただ、その場合は、自分で点検した範囲までとして扱います。

質問が届いたあとにも、案内を整える機会はあります。
個別に答えた内容が、ほかの人にも必要なら、元の案内へ補うことを考えます。
その際は、質問した人の名前や個別事情を載せる必要はありません。

初めて読む人が立ち止まった場所は、次の説明を足す手掛かりになります。

作る側の「書きました」から、読む側の「ここから進めそうです」へ。

次の案内で、その一歩が見えるかを確かめていただけたらと思います。

最終回は、AIへの指示を一つだけ変えて二つの案を比べ、自分の仕事に合う頼み方を試す方法を考えます。