労務の杜🌳第9講　「その日は忙しいから有給はダメ」は通るのか――繁忙日に休まれた会社の正しい考え方

プロローグ

葵「森川さん、経理の山本さんから来週金曜日の有給申請が出ています」
森川「来週金曜？　月末じゃないか。無理無理」
葵「まだ業務の確認をしていませんよ」
森川「月末は忙しい。それだけで十分だろう」
葵「では、会社が毎月忙しければ、山本さんは毎月有給を取れないことになりますね」
森川「……月初なら取れる」
葵「それは有給休暇というより『会社指定の空いている日休暇』ですね」
社員から有給休暇を申請された日が、よりによって繁忙日。「その日は人手が足りない」「大口顧客の納品日だ」「決算処理がある」。経営者や管理職として困る場面は実際にあります。しかし、**「忙しいから有給を認めない」というだけでは、年次有給休暇のルールとしては不十分です。**ポイントになるのは、その日に休まれると本当に「事業の正常な運営を妨げる」のか、そして会社側が代替要員や仕事の調整を検討したのかです。

有給休暇は「会社が許可する休み」ではない

まず考え方の出発点を整理しておきましょう。
労働基準法39条では、年次有給休暇は原則として労働者が指定した時季に与えるものとされています。会社が「休んでもよい」と許可して初めて発生する制度ではありません。会社が別の日に変更できるのは、その日に休暇を与えることが「事業の正常な運営を妨げる場合」です。これが一般に時季変更権と呼ばれるものです。(厚生労働省)
森川「ということは、有給申請書に『承認』のハンコを押す制度そのものがおかしい？」
葵「社内手続として申請・確認すること自体は構いません。ただ、『社長が気に入った理由なら休める』という許可制ではないということです」
ここは実務で大きな違いがあります。
年休は原則取得、時季変更は例外。
この順番を逆にしてはいけません。

事例1　月末だからという理由だけで断った

社員8人の会社で、経理担当のAさんが月末金曜日に1日の年休を申し出ました。
社長「月末は請求書を出す日だからダメ」
Aさん「翌営業日でも間に合うものがあります。前日までに準備もできます」
社長「でも月末は忙しいから」
この場合、「月末だから」という言葉だけで時季変更権が当然に認められるわけではありません。
厚生労働省は、「事業の正常な運営を妨げる場合」に該当するかどうかについて、事業場の規模、業務内容、本人の担当業務、業務の繁閑、代替要員を配置できるか、職場の慣行などを踏まえて個別的・具体的・客観的に判断すると説明しています。(チェック労働.com)
Aさんが前日までに請求書を準備できる。他の社員が電話対応を代われる。翌営業日に処理しても事業に大きな支障がない。
そうであれば、単に「月末は忙しい」という理由だけで変更するのは難しくなります。
繁忙日であることと、事業の正常な運営が妨げられることは同じではありません。

「忙しい」は会社では万能語になりやすい

森川「でも本当に忙しい日はあるぞ」
葵「もちろんあります。ただ、『忙しい』を分解しましょう」
会社で「今日は忙しい」と言うときには、いろいろな状態が混ざっています。
受注が通常の2倍ある。
担当者が複数休んでいる。
資格を持った社員が一人しかいない。
大型案件の納期当日。
単にいつもの月末。
人員配置が以前から不足している。
社長が忙しい気がしている。
これを全部同じ「繁忙日」にしてはいけません。
例えば毎週月曜日が忙しい会社が「月曜日の有給は禁止」としてしまえば、社員は年間を通して月曜日に年休を取れなくなります。
通常予測できる繁忙を理由に、特定曜日や特定期間の年休を恒常的に封じる運用は慎重に考える必要があります。

事例2　一人休むと本当に仕事が止まる

では、別の会社を考えてみます。
従業員5人の小さな製造会社。ある設備を操作できる資格・経験を持つ社員がBさんだけです。大口顧客への製品出荷が翌日に迫った日に、Bさんから年休申請がありました。
他の社員では代替できない。
外部応援も手配できない。
その日に工程を止めれば納品そのものができない。
会社はBさんに事情を説明し、翌週への変更をお願いしました。
このようなケースなら、「事業の正常な運営を妨げる」に該当する可能性は高くなります。
ただし重要なのは、会社ができるのは有給休暇そのものを取り上げることではなく、別の時季へ変更することです。
森川「『今回は有給なし』ではなく？」
葵「『この日は難しいので別の日に取得してください』です」
時季変更権は「拒否権」ではありません。文字どおり「時季を変更する権利」です。

白石営林署事件では「繁忙期」だけでは足りなかった

実際の裁判にも参考になる考え方があります。
有給休暇について重要な最高裁判例の一つが、いわゆる白石営林署事件です。
この事件では使用者側が、年末の繁忙期で臨時業務も重なっていたことなどを理由に年休取得を認めませんでした。しかし、最高裁は、問題となった日に休暇を指定した職員は本人のほか一名程度で、実際にはその職員が休んでも事業の正常な運営に支障がなかったとして、使用者に時季変更権はなかったと判断しています。(最高裁判所)
森川「『年末だから忙しい』では足りなかったわけか」
葵「忙しいという一般論ではなく、その人がその日に休むことで具体的に何が起こるのかが重要なんです」
この判例から普通の会社が学べることは明快です。
「繁忙期だから」ではなく、「この社員がこの日に休むと、なぜ通常の事業運営ができなくなるのか」を説明できるか。
そこまで見なければいけません。

事例3　同じ日に3人から申請が来た

10人の飲食店で、土曜日に3人から同時に年休申請が出たとします。
通常はホール4人、厨房3人で営業している。
3人とも休むと営業体制が維持できない。
他店舗から応援を頼んだが確保できない。
シフト変更も難しい。
この場合、全員の希望をそのまま認めると正常な営業が困難になる可能性があります。
会社は、誰か一人を一方的に「あなたはダメ」と決めるのではなく、申請時期や業務への影響、他の日への変更可能性などを確認し、本人たちとも相談して調整します。
森川「先に申請した人を優先すればいい？」
葵「社内ルールとして合理的な調整方法を決めておくのは一案ですが、法律上いつでも『早い者勝ち』と決まっているわけではありません」
年末年始、ゴールデンウィーク、学校行事の多い時期など、希望が集中しやすい会社では、問題が起きてから社長の勘で決めるのではなく、事前に休暇調整の仕組みを作っておくことが大切です。

「その有給、何に使うの？」はどこまで聞いてよいのか

森川「理由を聞けば判断しやすいだろう。結婚式なら認めるけど、ゲームなら出社してほしい」
葵「有給休暇の価値を社長が採点する制度ではありません」
年次有給休暇は原則として利用目的を問わない休暇です。
旅行。
家族行事。
病院。
コンサート。
一日寝る。
何もしない。
基本的には本人の自由です。
裁判例でも、年休の利用目的は原則として労働者の自由であり、使用者が干渉するものではないという考え方が示されています。(最高裁判所)
会社が業務調整のため事情を確認する場面はあり得ます。しかし、
「旅行ならダメ」
「病院ならOK」
「子どもの行事なら認める」
というように、休暇理由の重要度を会社が評価して取得の可否を決めるのは、年休制度の基本的な考え方とは違います。
森川「温泉旅行と親戚の法事を比べる必要はないわけだ」
葵「会社が比較するのは休暇の価値ではなく、業務への影響です」

人手不足だから有給を変更できるのか

ここは中小企業で特に悩ましいところです。
森川「社員5人だから、一人休むだけでも本当に大変なんだ」
葵「それは現実的な問題ですね。でも毎回一人休むと会社が回らないなら、別の問題も見えてきます」
社員が一人休むたびに事業が止まる。
だからいつでも時季変更権を使う。
これが続けば、事実上いつまでたっても有給を取れません。
慢性的な人手不足や属人化を、そのまま社員の休暇制限で埋め続けるのには限界があります。
代替要員を育てる。
仕事を標準化する。
繁忙期を予測する。
社員同士で業務を共有する。
外部委託を検討する。
有給休暇を取得できる会社にすることは、同時に「一人休んでも回る会社」をつくることでもあります。
これは労務管理だけでなくBCPや経営管理にもつながります。

長期休暇なら会社側の事情も変わる

一日の年休と、一か月の連続休暇では会社への影響が違います。
最高裁の裁判例には、専門分野を一人で担当する記者が約一か月の連続年休を指定した事案で、代替者確保の難しさや業務への影響などを踏まえ、会社が休暇の一部について時季変更権を行使したことを適法としたものがあります。最高裁は、長期休暇では業務計画や他の社員の休暇との調整が必要になることがある一方、会社側の判断も年休を保障する法の趣旨に沿った合理的なものでなければならないとしています。(最高裁判所)
つまり、
森川「一日でも一か月でも同じ？」
葵「権利として年休であることは同じですが、事業への影響を判断するときの事情は変わります」
会社側の負担が現実にどの程度生じるのかを具体的に見るという考え方は変わりません。

「もっと早く申請してくれれば」はどう考えるか

森川「前日に『明日休みます』と言われたら困るぞ」
葵「会社側が業務を調整する時間が必要なのは確かです」
就業規則で「原則として○日前までに申し出る」などの手続を定めている会社はあります。業務調整の必要から合理的な申請手続を設けることには意味があります。
ただし、それだけを理由に機械的に年休を失わせるような運用は慎重に考える必要があります。実際に業務調整が可能なのか、急な事情があるのかなど、具体的な状況があります。
大切なのは、
「期限を過ぎたから罰として年休を認めない」
ではなく、
会社が時季変更権を検討するために、できるだけ早く申請してもらう仕組みにすることです。

年5日は会社にも取得させる義務がある

有給休暇については、会社側が忘れてはいけない制度がもう一つあります。
年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者について、会社は基準日から1年以内に少なくとも5日を取得させる必要があります。社員本人が5日以上取得していれば会社が追加指定する必要はありませんが、取得していない場合には会社が時季を指定して取得させることになります。(厚生労働省)
森川「忙しいから有給を取るなと言っていたら、最後は会社が有給を取らせるのか」
葵「かなり不思議な経営になりますね」
普段は休ませず、年度末になって慌てて5日取らせる会社より、年間を通して取得できる職場を作る方が自然です。

計画的付与という方法もある

休暇が集中すると事業運営が難しい会社では、年次有給休暇の計画的付与制度も選択肢になります。
労使協定を締結することで、労働者が自由に取得できる年休を最低5日残した上で、それを超える部分について計画的に取得日を設定できます。事業場全体の一斉付与、班別の交替付与、個人別の付与などの方法があります。(働き方・休み方改善ポータルサイト)
例えば製造業で工場を夏季に一斉休業する。交替勤務の会社で班ごとに取得時期をずらす。
こうした仕組みなら、会社も人員計画を立てやすくなります。
ただし、計画的付与は「会社が好きな日に社員の有給を全部使わせる制度」ではありません。

管理職がやってはいけない対応

例えば部下から、
社員「来週金曜日、有給をお願いします」
と言われたときに、
上司「忙しいの分かってるよね？」
社員「はい……」
上司「みんな頑張っているんだけどな」
社員「では取り下げます」
これは書類上は「本人が撤回した」ように見えるかもしれません。
しかし、このような圧力が繰り返される職場では、社員は制度があっても申請しなくなります。
森川「直接『ダメ』とは言っていないけど？」
葵「申請できない空気を作れば、結果は同じです」
有給取得率が低い会社では、制度より先に「申請すると嫌な顔をされないか」を確認した方がよい場合があります。

実務ではこの順番で考える

忙しい日に年休申請が出たら、最初から「ダメ」と答えるのではなく、まず業務への影響を具体的に確認します。
・その人が休むと、どの仕事が止まるのか
・仕事を前倒しできないか
・別の社員が代替できないか
・担当変更や応援を手配できないか
・納期を調整できないか
・それでも正常な事業運営が困難なのか
ここまで考えて、本当に難しいなら本人と別の日を相談します。
重要なのは、「社員を休ませない方法」を探すのではなく、「休んでも仕事を回せないか」を先に考えることです。

有給を取りやすい会社は、実は強い会社かもしれない

森川「でも一人休んでも平気な会社を作るのは簡単じゃないな」
葵「だから経営課題なんです」
年休を取りやすくするためには、仕事を共有し、属人化を減らし、社員同士が補完できる状態を作る必要があります。
これは誰かが病気になったときにも役立ちます。
社員が退職したときにも役立ちます。
災害や事故のときにも役立ちます。
「有給休暇を取りやすい会社」と「一人いなくても仕事が止まらない会社」は、かなり近いところにあります。
休暇制度を整えることは、社員への福利厚生だけではありません。会社の業務継続力を高めることでもあります。
森川「結局、『忙しいから休むな』では問題が先送りになるだけか」
葵「はい。毎年同じ日に忙しいなら、来年も同じ問題が起こります」
森川「では、山本さんが休めるように月末処理を前倒ししてみるか」
葵「それで回れば、時季変更する必要もありませんね」
森川「社員の有給申請で業務改善が始まるとは思わなかった」
葵「休みたい社員が問題なのではなく、一人休むと止まる仕事の方が問題だったということもありますからね」