入力欄を3つに減らしたのに、スタッフの入力が続かないのはなぜですか

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毎日の数字を入れてもらうために、表を作りました。

最初の週は、全員が入れてくれます。2週目になると空欄がぽつぽつ出てきて、1か月たつと、入れているのは1人か2人です。

「項目が多すぎたのかもしれない」と考えて、入力欄を3つまで減らします。それでも、しばらくするとまた空欄が増えていきます。

スタッフに数字の入力を頼んでいる会社から、よく聞く話です。

入力が止まるのは、入れた数字が本人に戻ってこないからです

入力する側から見ると、毎日の数字は「入れたら消えていくもの」になっていることが多いです。

入れても、誰が見ているのか分かりません。その数字で何が決まったのかも分かりません。抜けた日にだけ「入れておいてね」と言われます。

この状態だと、入力はスタッフにとって、手間だけかかって何も起きない作業になります。項目を減らしても、続かない理由はそのまま残ります。

つまり、続くかどうかを分けているのは項目の数より、入れた数字が1週間以内に本人の前で使われるかどうかです。

1つの欄ごとに「誰が、いつ、何に使うか」を書きます

対処はシンプルです。今ある入力欄を1つずつ見て、横に3つ書きます。

・誰が見るか
・いつ見るか（毎週月曜の朝礼、月末の会議など）
・見て何を決めるか

3つとも書ける欄は残します。書けない欄は、いったん消します。

たとえば「来店数」は、毎週の会議で店長が見て、翌週のシフトの人数を決めます。ここまで書ければ残します。「お客様の年代」のように、集めているけれど何にも使っていない欄は消します。

欄を消すのは不安になります。ただ、今使っていない数字は、半年後に見返すこともほとんどありません。必要になったら、そのときに足せば間に合います。

入れた数字は、その週のうちに本人の前で使います

残した数字は、決めた場で実際に使います。ここを外すと、また止まります。

会議では「先週の来店数はこうだったので、今週は土曜に1人増やします」と、数字と決めたことをセットで口にします。入れたスタッフがその場にいれば、自分の入れた数字で何かが動いたことが分かります。

入れた人がその場にいない場合は、決めたことを一言、チャットで返します。「この数字を見て、来週のシフトを1人増やしました」。これで足ります。

入れるタイミングは、毎日必ずやっている作業の直後に置きます

もう1つは、いつ入れるかです。

「その日のうちに入れておいてください」と頼むと、忙しい日から抜けていきます。毎日必ずやっている作業の直後に置くと、抜けにくくなります。

・レジを締めたら、売上と客数を入れます
・現場から戻って車の鍵を返したら、作業時間を入れます
・日報を書く前に、件数だけ入れます

入れる場所も、その作業をしている場所から一番近い端末にします。事務所のパソコンにしか入力画面がないと、現場のスタッフは戻るまで入れられません。

1回1分の入力も、月に直すと27時間になります

入力を頼むとき、社長は「1分で終わるから」と考えがちです。

ところが、1項目1分の入力を8項目、月に20日、スタッフ10人に頼むと、合わせて月1,600分、およそ27時間になります。

これだけの時間を使っている数字なら、その分、何かを決めるのに使われていないと割に合いません。

項目の数×回数×人数で、一度だけ計算しておきます。数字が出ると、どの欄から消すかの判断がしやすくなります。

店舗や現場が複数ある会社ほど、差が出ます

この見直しで変化が大きいのは、次のような会社です。

・店舗や現場、営業所が複数あり、社長が毎日すべてを見て回れない会社です
・スタッフが5〜30人ほどで、数字を入れる人と見る人が別の会社です
・日報や作業記録を、紙から表計算やアプリに移したばかりの会社です

こうした会社では、入力が止まると、社長は現場の様子を数字で追えなくなります。結局、電話で「今日はどうだった？」と聞いて回ることになり、表を作る前の状態に戻ります。

レジや予約の記録がある数字は、人に入れてもらいません

一方で、すでに別のシステムに記録されている数字を、スタッフに入れ直してもらっている場合は話が変わります。

レジの売上、予約システムの予約数、会計ソフトの入金などは、そこから書き出せば済みます。続くかどうかの前に、そもそも人が入れる必要がありません。

また、スタッフが1〜2人で、社長が毎日一緒に働いている会社は、入力の表がなくても状況は分かります。無理に表を作らなくてよいことが多いです。

特定の1人だけが入れていない場合も、表の作り方の問題とは分けて考えます。その人との話し合いで解決する話です。

抜けた日にだけ連絡すると、入力が罰になります

「入力が抜けるたびに声をかけている。それでも抜けが減らない」という相談もよくあります。

話を聞くと、社長やリーダーからの連絡が、抜けた日だけになっていることが多いです。入れた日は何も言われず、抜けた日にだけ言われます。

こうなると、スタッフにとって入力は、注意されないためにやる作業になります。声をかける回数を増やすほど、表を開くのが嫌になっていきます。

抜けを指摘する前に、入った数字を使った話を1回返します。連絡の順番を入れ替えるだけで、空欄の数が変わります。

先に表を見なくなるのは、社長のほうです

もう1つ、見落としやすいことがあります。

スタッフの入力が止まる前に、たいてい先に見なくなっているのは、表を作った側です。忙しくなって、会議で数字に触れない週が2回続くと、スタッフはそれに気づきます。見られていない表に、毎日入れ続ける人はほとんどいません。

弊社Real StyleのReal Style ISMには「小さな問題を放置せず、即改善します」という一文があり、私は入力欄を作るときもこれを前提にしています。改善に使う予定のない数字は、最初から集めません。

来週の会議で、数字を1つ読み上げます

欄を1つずつ見直して、使う場を決め、毎週その場で口に出す。毎週となると、社長にとってもかなりの手間です。

ただ、これを続けると、空欄を埋めてもらうための声かけがいらなくなります。電話で聞いて回らなくても、表を開けば現場の様子が分かるようになります。

まずは今の入力表を開いて、各欄の横に「誰が・いつ・何に使うか」を書きます。書けた欄から1つ選び、来週の会議でその数字を読み上げて、そこから決めたことを伝えます。

入力にかかっている時間を計る道具を、11月から出します

お知らせです。11月1日から「社長の道具箱」「仕事の道具箱」の100日チャレンジを始めます。

会社の困りごとを1つずつ解く無料の道具を、noteの記事と一緒に毎日1本、100日間出していきます。経営者向けが「社長の道具箱」、会社員向けが「仕事の道具箱」です。

道具はブラウザで開くだけで動き、入れた数字は使う人のブラウザにだけ残ります。

今日の「項目の数×回数×人数」も、入れるだけで月に何時間かかっているかが出る道具にして出します。登録の方法は、11月に入ってからこのnoteで案内します。

まとめ

・入力が止まるのは、入れた数字が本人の前で使われていないからです
・入力欄ごとに「誰が・いつ・何に使うか」を書き、書けない欄は消します
・残した数字は、その週のうちに会議やチャットで、決めたことと一緒に返します
・入れるタイミングは、レジ締めや帰社など、毎日必ずやる作業の直後に置きます
・項目の数×回数×人数で、入力にかかっている月の時間を一度計算しておきます
・レジや予約システムにある数字は、人に入れ直してもらいません
・抜けた日にだけ連絡すると、入力が罰になります。先に、使った話を返します
・社長が表を見なくなると、スタッフの入力も止まります

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