ギリギリの納期調整も、仕入先との信頼関係で乗り越える。ishiLL購買管理チームが支える「滞りない納品」の裏側

宿泊業界のパートナーとして、ITインフラ構築や自社アプリの開発を通じて宿泊施設のオペレーション課題を支援するishiLL（イシル）。宿泊施設で働く皆さまが「人ならではの仕事」に注力できる環境づくりを目指しています。

今回は、前職の宿泊施設での勤務経験を活かし、「裏側から業界を支えたい」という想いで入社した購買・商品管理チームのTさんにインタビュー。

機材の選定や受発注、納品までのスケジュール管理といった日々の業務の裏側や、現場経験がどのように活かされているのか、その仕事のやりがいやこだわりについて伺いました。

営業と仕入先をつなぐ。ishiLLの購買・商品管理チームとは？

ーーはじめに、Tさんが所属する「購買・商品管理チーム」の業務内容を教えてください。

購買・商品管理チームでは、営業担当が宿泊施設から受注した案件に合わせて、機材調達を行っています。

具体的には、機器の選定、見積もり、受発注から納期管理、在庫管理などを担っていますね。私たちの部署の主な対応範囲は、毎月の納品物を集計し、売上や粗利を計算するまでの一連の流れです。扱う機材は、主にテレビやWi-Fi機器などがあり、故障した機材の入れ替え対応もあれば、機材を総入れ替えするなどの大量発注の案件もあります。

チームメンバーは、私のほかに2人います。私が受け持っている案件の進行管理を行う上長と、主に光回線の開通手配をメインに行う札幌オフィスのメンバーです。私は、光回線以外のすべての機器について、発注から納品までの一連を担当しています。

また、「ishiLLクラウドサービス」の申し込みがあった際にも、購買・商品管理チームで申し込み書類の確認を行っています。機器発注のみに関わらず、ishiLLがなにかしらの発注を受けた際には、購買・商品管理チームが発注書を確認していますね。

ーーTさんは、どのようなきっかけでishiLLに入社されたのでしょうか？

前職では宿泊施設に勤務しており、宿泊施設の設備修繕やネットワーク関連の整備、開業準備などの業務に携わっていました。そのなかで自分自身のキャリアを考えるタイミングがあり、「次は宿泊施設を裏側から支えてみたい」と考えたんです。

転職活動をするなかで、特に魅力を感じたのがishiLLでした。ishiLLは小さな宿泊施設から大規模な宿泊施設まで幅広くお取引があり、より多角的な視点で宿泊業界や施設を見ることができると感じ、ishiLLへの入社を決意しました。

スピード感が重要！信頼できる仕入先を見極める視点

ーー実際の業務の流れをお伺いしたいのですが、発注を受けてから、機材調達して納品をするまでは、どういったプロセスがあるのでしょうか。

最初にコンタクトを取るのは営業チームです。まずは営業担当から発注書を受け取り、書面に不備がないかを確認のうえで専用システムに登録します。その後、それぞれの宿泊施設に合う機材を選定し、発注手配をして、納品日に間に合うように機材の仕入れを調整していきます。

そして、機器が弊社に到着したら、それぞれの機器を実際に業務で使える状態にするためのセットアップ（＝キッティング）作業をエンジニアに依頼します。ここでも、宿泊施設へ納品する2週間前にはキッティングが完了するようなスケジュール組みが必要になりますね。

ただ、機材の欠品などにより、どうしてもスケジュールがタイトになってしまうこともあります。だからこそ、無事納品を終えるまでの一連の流れでは常にスピード感を意識しています。

ーーTさんは機材の選定も行うと伺いましたが、どのような視点で選定をされているのでしょうか。

具体的な機材の品番など、仕様などは予め決まっている場合が多いので、個人的に一番重視しているのは機材の仕入先担当者の方のレスポンスの速さでしょうか。

業界特性上、宿泊施設から発注書をいただくまでにお時間を要するケースもあり、その場合にはタイトなスケジュールで仕入れ先担当者の方へ機材を準備いただく必要が出てきてしまいます。
また、希望する機材がメーカー側で在庫不足になっていることも多く、中には発注の数ヶ月前から在庫を確保しておかなければ機材が揃わないということも決して少なくありません。とはいえ、短納期になってしまったとしても、期日までに納品はどうにか完了しないといけない。

そんなとき、レスポンスがスムーズな仕入先は非常に心強いです。仮に在庫がなかったとしても、その回答を迅速にいただければ、いち早く次の一手を打つことができます。

長年お付き合いのある仕入れ先担当者の方は、「この機器は他社から大量発注が来ているから、メーカー側の生産が間に合っていなさそうだよ」などの機材の生産・欠品状況情報を早めに共有してくださることもあり、とても助かっていますね。

また、発注後の仕入先の対応も重視しています。無事に期日通りに製品を受け取ったとしても、不良品が混在してしまっていたり部品に一部欠品があったりすることも珍しくありません。
例えば、過去には「壁掛け用テレビの金具と壁付けテレビを発注したのに、壁に取り付けるための部品が一部同梱されていなかった」というケースもありました。そんなトラブルが起きた際、迅速に対応していただける仕入先だと安心だなと思いますね。

選定の際には製品の質が重要なことは前提ですが、滞りなく宿泊施設へ納品ができることにも重きを置いています。

ーー営業チームやエンジニアなど、社内のメンバーとはどのような連携をとっていますか？

営業担当とは、発注書の内容を綿密にすり合わせるようにしています。まれに発注書への記載漏れなどもあるので、「この部品は、なくても大丈夫ですか？」など、実際の使用場面を想像した上で確認するようにしていますね。

購買・商品管理の業務経験が長くなるにつれて、例えば「このテレビを設置するなら、このケーブルも必要なのではないか」など、過去の経験から推測や判断ができるようになるんです。発注漏れによって設置作業当日にバタバタすることがないよう、ただ言われたものを手配するのではなく、こちらからも入念に確認することは意識しています。

また、エンジニアとはキッティングや宿泊施設への設置作業を行うにあたってのスケジュール調整をメインに連携しています。「◯日には機材が届きます」「この日からキッティング開始できます」など、その都度共有することで、お互いに作業の抜け漏れがないようにしていますね。

また、宿泊施設への機材納品を終えたあとには経理チームとのやり取りも発生します。納品物に間違いがなかったか、期日通りに納品を終えているかを最終チェックして、問題がなければ経理へ請求書の発行を依頼しています。

このような流れで、購買・商品管理チームは、営業担当が案件を持ってくる「入口」の部分と、無事に納品を終えた「終わり」の部分を管理する役割を担っています。

現場のバタつきを防ぐことがやりがい。宿泊施設での勤務経験が活きる瞬間とは

ーー購買・商品管理チームにおけるやりがいや難しさについても教えてください。

なるべく費用を押さえて機材を選定・発注し、滞りなく納品を終えられたときには、非常に安心します。とにかく納品の際に、宿泊施設の現場がバタつかないように可能な限り前後でサポートしていくことが大きなやりがいです。

難しい点は、宿泊施設と仕入先とのあいだに立って、受発注スケジュールの調整を行うことですね。例えば、宿泊施設から「300台のテレビを入れたい」と発注をいただくことも有り得るのですが、テレビはすぐに用意をすることがなかなか難しいという現状があります。

理由としては、スマートフォンやタブレットが普及した昨今、昔に比べるとテレビの大量生産を行うメーカーが減少しているので、そもそも在庫を極力持たないのです。

そのため宿泊施設を担当している弊社営業には「遅くともいつ頃までには正式な発注書をいただきたい」とお伝えしつつ、仕入先へは「いつ頃にこれだけの機材が必要になる予定だから、ひとまずロットの確保をできないか」と口頭で打診するなど、弊社営業と仕入先の双方に状況を伝えながら調整を行っています。この調整が、毎回なかなか苦戦するポイントですね。

また、機材故障による交換の場合は、仕入れ先へ保証の確認や交渉をおこなうこともあります。

ーーTさんの過去の宿泊施設勤務の経験が、現在の業務に活きている場面はありますか？

勤務経験をもとに、機材選定や代替案を提示できていると感じますね。
宿泊施設からの要望に対して、「こちらの機材のほうがいいかも」と営業担当に助言をすることもあるんです。特に、予算が厳しい場合にはより安価で性能も担保できる製品を提案できる可能性もあるので代替案を提示できないかと考えますね。

また、ishiLLには宿泊施設とはまったく異なる業界から転職してくるメンバーも多いです。そんなメンバーには、「宿泊施設のチェックインは基本的に15時だから、電話をするならこの時間帯は避けたほうがよい」など、宿泊施設での勤務経験者の目線でアドバイスをすることもあります。

知識欲が活きる環境で、属人化を脱却して業務品質をさらにアップデート

ーー最後に、ishiLLならではのやりがいや今後挑戦していきたいことを教えてください。

機材についての知識は、日々いろいろな機材・製品に触れ、仕入先からいただくカタログを眺めるうちに自然と身についていくのですが、個人的にはこうした知識が増えていくことを面白く感じています。こういった知識や情報を吸収することが好きな、ある意味少しコレクター気質な人は、前向きに取り組める業務なのではないでしょうか。

ishiLLは成長段階の会社でもあり、各業務がまだまだ個人の知見に頼ってしまっている点もあります。だからこそ、今後は全員が同じ対応をできるようにマニュアル化やドキュメント化を進め、さらに品質の高い業務をみんなで行えるようにアップデートしていきたいですね。

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日々寄せられる機材の受発注に丁寧に向き合い、多岐にわたるステークホルダーと関係を築きながら宿泊施設の日常を裏側から支えるTさん。

前職の宿泊施設勤務で培った目線や業界知識は、的確な機材選定やスムーズな社内連携において大きな強みとなっています。それらを個人の知見に留めず、組織全体の品質を高めていきたいという前向きな姿勢は、これからも多くの宿泊施設にとって心強い支えとなっていくはずです。

今後もishiLLは、宿泊施設スタッフの安心を守る縁の下の力持ちとして歩みを続けていきます。

取材・執筆：福島 未貴
編集：長谷川 美果