輸出管理システム化のニーズはあるはず #2

2024年に「輸出管理システム化のニーズはあるはず」という記事を書きました。

noteを開始してから3記事目に選んだテーマです。

思い返すと、当時はまだ今より少しだけ余裕があったように思います。規制は増えていましたが、まだ追いつける感覚がありました。

あれから2年弱。
勤める会社も変わり、3社分の輸出管理体制を見てきた今、あの時よりも異なる視点で現場を見るようになりました。

続編では無く、今の自身から見える現在版として、もう一度書きます。

(4301字)

【前編】

株式会社ブラックトレード

紙の山に埋もれる輸出管理

とあるブラック企業の商社、株式会社ブラックトレードでは、今日も厳しい労働環境の中で社員たちが奮闘していた。

ブラックトレードのオフィスは、今日も紙の匂いが充満していた。

蛍光灯の白い光が、積み上がった書類の山に反射して鈍く光る。プリンターは常に唸り続け、社内便の封筒が机に散乱している。

令和の時代にあって、ここだけ時間が止まっていた。

輸出管理の書類はすべて紙。
PDFで回覧する文化は存在せず、印刷 → 押印 → 社内便で回す。

ERPシステムはオンプレミスで、クラウド版は「情報漏洩が怖い」というよく分からない理由で禁止。

社用スマホは電話とメール以外のアプリが封じられ、PCは有線接続でなければイントラに入れない。

佐藤は、毎日何十往復もプリンターと自席を行き来していた。

貿易業務の書類を印刷し、黄色の蛍光ペンでチェックし、それをスキャンしてフォワーダーへ送る。
黄色はスキャンに映らないからだ。

（この作業、いつまで続くんだろう……）

机の上には、該非判定書、取引審査書、発注書、インボイス、パッキングリスト。

紙の山に埋もれながら、佐藤は今日も黙々と作業を続けていた。

「おい佐藤。」

山田部長からの雑な呼びかけ。
紙束がドサッと机に置かれる。

これが貿易部における承認された合図だ。

「俺の時代はな、報告書も全部手書きだったんだぞ。
紙でやるのが一番確実なんだ。」

昭和の武勇伝を語るように、山田は胸を張る。
佐藤は返事をしながら、心の中でため息をついた。

（時代が違うんだよ……）

しかし、ブラックトレードでは山田部長の言葉が正義だった。

なぜなら経営層が紙文化を好み、デジタルには強い拒否反応を示しているからだ。

電子帳簿保存法への対応も、システム導入が見送られた結果、「電子帳簿保存法用の受信アドレスを作り、そこに請求書や発注書をひたすら転送する」という謎運用が誕生した。

経理部が独断で決めたその運用は、現場の負担を増やすだけだった。

さらには2024年以降、輸出管理の環境も激変している。

規制は立て続けに出てきて、貿易の現場はその都度、対応を迫られる。

しかし、ブラックトレードでは人員補充はない。

貿易実務や輸出管理は利益を生まないコストセンターと見られ、専門性が高く代替性も低いのに、「人を増やす」という選択肢は最初から存在しない。

そのくせ、業務量はじわじわと増えていく。

該非判定は難化し、
取引審査は厳格化し、
制裁リストのチェックは頻度が増えた。

（このまま紙文化でやっていたら……
いつか本当にパンクするんじゃないか？）

佐藤は、プリンターの前で立ち尽くしながら思った。

佐藤は、ふと2年前の仕事を思い出した。
「輸出管理システム」について調査した仕事だ。

当時、社内の別システムの有効期限切れに合わせて輸出管理システムも調べていた。
結果は残念ながら、導入コストが高すぎて話は流れた。
そもそも、3社しかパッケージを販売していなかった。

（あれから2年……
輸出管理の環境はもっと厳しくなっているのに、
他のシステム会社は全然参入していないな。）

ブラックトレードでは、今やシステム化の話題すら出ない。

紙文化が根強く、デジタル化は夢のまた夢だ。

佐藤は、机の上の紙の山を見つめながら思った。

（他の会社は……どうしているんだろう？
うちだけが遅れているのか？
それとも、どこも同じように苦しんでいるのか……）

答えは分からない。
ただ一つだけ確信していることがあった。
このままでは、貿易現場は持たない。

＊

その日の帰り際。
佐藤は、紙の山に埋もれた自分のデスクを見つめた。

蛍光灯の光が、黄色の蛍光ペンの跡に反射している。
プリンターはまだ唸り続けている。

佐藤は、そっと自分のスマホを取り出し、2年前に調べたシステムのサイトを再び開いた。

（……もう一度、調べてみよう。
あの時より、今の方がずっと現場の痛みが分かる。
誰かが声を上げなければ、
この仕事は本当にパンクする。）

画面を閉じ、佐藤は静かにオフィスを後にした。
外は冷たい夜風が吹いていた。

しかし、その風はどこか、
新しい道を探る背中を押してくれているように感じた。

物語はペーパーレス化にも乗り遅れた企業がモデルです。

最近、システム会社の方とお話する機会があり、輸出管理のシステム化に関して改めて深く考えました。

仮に現職場の体制がずっと全く変わらないとして、増え続ける輸出規制に耐え続ける未来を想像した時、このままで持つのかと感じる事はありませんか。

皆様の現場では、どんな課題が見えるでしょうか。

【本編】

■ 2024〜2026年、輸出管理の環境激化

2024年以降、特に昨年から輸出管理を取り巻く環境は一段と荒れ始めました。

規制は立て続けに出てきて、現場はその都度、社内運用や帳票類の見直しを迫られます。

輸出管理は、静かなバックオフィス業務というより、国際情勢の煽りを真正面から受ける、変化の激しい仕事になっているように感じます。

■ 業務量は増えていくのに、人は増えない

輸出管理は利益を生まない。
だから、会社から見ればコストセンター。
専門性が高く、代替性も低い。
人を育てるのにも時間がかかる。
それでも、簡単に人員補充は出来ない。
その一方で、規制は増え続ける。
やるべき仕事はじわじわと増え続ける。
このままでは、いつかパンクする。

これまで経験した職場の共通項を列挙しましたが、現場で働く方は幾つか心当たりのある感覚ではないでしょうか。

■ それでも、システム化は進まない

約2年前の記事で、システム化のニーズについて書きました。

しかし、現実はどうでしょうか。

基幹システム提供企業は増えていないようで、前記事で調べた3社しか見当たりません。

基幹システムとなると導入コストは高額で、中堅企業以下には手が出しにくいものと思われます。
大手は独自システムを持つ事が多いようですが、中堅以下は取り残されています。

そして、自主管理ゆえに会社毎に運用が違い過ぎるのも課題です。
システム化するならばカスタマイズ性が求められ、システム価格の両立が難しくなります。

2年前と比べて、状況は殆ど変わっていません。

むしろ、規制が増えた分だけ、「システム化の必要性」は少しずつ高まっているものの、「システム化の現実性」は遠ざかっているのかもしれません。

※経産省「貿易DX（貿易手続デジタル化）」でも輸出管理系は殆ど触れられず (リンク: https://www.meti.go.jp/policy/external_economy/digital_trade/index.html)

■ 部分最適から始めるしかない

高額な基幹システムパッケージを導入出来る企業、独自システムを導入出来る企業は限られます。

その中で考えたのは、部分最適でも良いのではないかという事です。

仕事が増える分だけでも、システムで吸収。
該非判定、取引審査、制裁リストチェック、取引先管理等。

輸出管理業務をスポットで効率化できるパッケージが、導入しやすい価格で提供されるのが理想です。

しかし、ここにも壁があります。
会社毎に運用が違い過ぎるからです。

輸出者等遵守基準(外為法等遵守事項)は共通ですが、自主管理という性質上、細かいやり方は会社に委ねられています。

これまで3社経験しただけでも、運用は全く違いました。

例えば、法的な確認義務は各社同じでも、過去の輸出トラブルの再発防止策として独自のチェック項目が設けられていたりします。

だから、部分最適と言えどパッケージ化にはハードルがある事が予想されます。

■ それでも、デジタル化は必要

私は、輸出管理のデジタル化が進んで欲しいと強く思っています。

しかし、考えを進めていくと、自社専用のシステムを作れる大手企業しか今のところ前に進めないのではないかと、諦めにも似た考えも湧きます。

ただ、中堅規模以下の現場も経験してきた身として、大手だけが救われる構造は正直受け入れがたいです。

輸出管理は、どの企業にも必要な機能で、
規模に関係なく、全ての企業が改正の影響を受けます。

だからこそ、業界全体に広まって欲しいと考えます。

■ まとめ

2年前の記事を書いた時より、輸出管理の環境は少しずつ、確実に厳しくなっています。

業務量はジリジリと増える、人は簡単に増やせない、システム化は中々進まない。

このまま全く変わらなければ、現場はいつか吸収の限界を迎えると思います。

前回記事と同じ纏め方となりますが、まずは現場のニーズを何らかの形でシステム開発側に届けていく事が必要ではないかと考えます。

「もし、こういう仕組みがあれば……」
そう思った事が一度でもあるのなら、その声こそが、業界を動かす最初の一歩かもしれません。

この記事を読まれた方、システム会社(或いは自社担当部門)に輸出管理システムが欲しいと要望を寄せてみませんか。

■注意事項
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紹介している貿易管理方法においては全て自己判断、自己責任でお願いいたします。
いかなる損失が出た場合でも責任を負うことはできません。