【5分で要点】欠席の連絡を受けただけで算定できる？｜欠席時対応加算の記録を確認する
はじめに
朝８時30分。利用者様のご家族から、「昨夜から熱があるので、今日は休ませます」と電話が入ります。
職員が予定表に「欠席」と書いて電話を切る。事業所では日常的な場面ですが、欠席の連絡を受けただけで、欠席時対応加算を算定できるわけではありません。
本人やご家族への連絡調整・相談援助を行い、その内容を記録する必要があります。今回は、電話を受けた職員が確認すること、伝えること、記録することを整理し説明します。
１．まず算定の前提を確認する
欠席の連絡を受けたら、次の点を確認します。
もともと利用予定日だったか
急病等による利用中止か
利用予定日の２営業日前から当日までに、中止の連絡があったか
本人やご家族等に状況を確認し、連絡調整・相談援助を行っているか
その内容を記録しているか
対象サービスや当月の算定回数など、その他の要件を満たしているか
他の事業所もご利用している場合は、そちらも休みになっているか
「来週は家族旅行なので休みます」と早くから分かっていた欠席と、「今朝から発熱したので休みます」は、同じ扱いにはなりません。
厚生労働省社会・援護局障害保健福祉部障害福祉課が平成21年４月１日に発出した「平成21年度障害福祉サービス報酬改定に係るQ&A（VOL.2）」の問３－１では、急病等による利用中止の連絡について、２営業日前から当日までを算定対象とする取扱いが示されています。
例えば、土日が休業で月曜日が利用予定日なら、金曜日が１営業日前、木曜日が２営業日前です。休業日を挟む場合は、カレンダーの日付だけで判断しないようにしましょう。
２．電話中に相手へ確認すること
発熱による欠席であれば、状況に応じて次のようなことを確認します。
現在の体調や症状、発熱がある場合はおおよその体温
受診予定の有無
食事や水分摂取など、必要な生活状況
次回の利用予定
次回利用までに、改めて連絡が必要か
これらは確認項目の例です。すべてを毎回聞く必要はありません。
「今日は休みます」「分かりました」で終わらせず、本人の状態や困っていることを確認し、必要な相談援助につなげることが大切です。
３．事業所から伝えておくこと
確認した内容に応じて、事業所から必要な案内を行います。
体調や受診について困っていることがあれば、必要に応じて医療機関への相談を案内する
次回利用の判断に関わる体調の変化があれば、連絡してもらう
次回の利用予定を確認する
利用再開前に体調確認が必要な場合は、その旨を伝える
一律の案内を読み上げるのではなく、本人の状況に応じて対応します。そのうえで、どのような相談援助や連絡調整を行ったかを記録に残します。
４．電話を切ったら記録しておく
対応後は、次の内容を記録します。
欠席する利用予定日
連絡を受けた日時、連絡相手、対応した職員名
欠席理由と本人の状況
職員が確認した内容
実際に行った相談援助・連絡調整の内容
次回の利用予定と今後の対応
例えば、次のような記録です。
「10月５日８時30分、お母さまから電話。昨夜から38度台の発熱があり、本日欠席。本日受診予定。次回利用について相談があり、受診後の体調を踏まえて判断することを確認。次回予定の10月７日の利用が難しい場合は、改めて連絡いただくよう伝えた。対応者○○」
記録例をそのまま使うのではなく、実際の対応に合わせて記載します。
「発熱のため欠席」だけでは、相談援助を行ったことまでは分かりません。寝屋川市の令和７年度の指導事項でも、欠席時対応加算には連絡調整や相談援助を行った記録が必要であり、記録がない場合は原則として算定できないと示されています。
記録は、月末の請求確認や運営指導の際に確認できるよう、利用者様ごとに整理して保管します。
５．「２日休むから２回」にはしない
神戸市の指導事例には、１日にまとめて２日間の欠席連絡を受け、相談援助を行ったものについて、２日分を算定していたケースが挙げられています。
例えば、ご家族から「今日と明日は休みます」と連絡があり、その電話で相談援助を行った場合です。１回の連絡・相談援助で２日間の欠席が分かっても、それだけで２日分を算定することはできません。
例えば、ご家族から「今日と明日は休みます」と連絡があり、その電話で相談援助を行った場合です。１回の連絡・相談援助で２日間の欠席が分かっても、それだけで２日分を算定することはできません。
翌日、改めて連絡を取った場合も、「今日も休みますね」と欠席を確認しただけでは、もう１日分を算定できるわけではありません。本人の体調や困りごとを確認し、その状況に応じた相談援助を行い、内容を記録したうえで、その日の算定要件を満たしているか確認します。
請求時には、欠席した日数ではなく、それぞれの日について算定の根拠となる対応と記録があるかを確認しましょう。
まとめ
欠席の連絡を受けたら、算定の前提を確認し、本人の状況に応じた相談援助を行い、その内容を記録します。
月末の請求時には、欠席日数だけでなく、連絡日時・相談援助の内容・記録・算定回数を照合することが大切です。
確認項目を電話メモや記録様式に入れておくと、対応した職員がその場で記録しやすくなり、請求担当者も算定の根拠を確認できます。
