会社のCopilotを眠らせない｜353業種×264テンプレートから仕事用プロンプトを作るExcel

会社でCopilotが使えるようになった。

ChatGPTも知っている。

でも実際の仕事になると、

「何を入力すればいいんだ？」

で止まる。

僕も、AIを使えば仕事の文章がすぐ作れると思っていました。

でも実際には、

「報告書を作って」

「この文章をまとめて」

だけでは、

当たり障りのない文章になることがあります。

問題は、

AIの性能だけではありません。

AIへ渡す情報が足りない。

ここでした。

そこで僕は、

毎回長いプロンプトを自分で考えるのではなく、

Excelで必要な情報を整理して、仕事用プロンプトを自動で作る

仕組みにしました。

使うのは、見慣れたExcelです

新しいAIツールの操作を覚える必要はありません。

今回の商品は、

普通のExcelファイルです。

基本的にやることは、

業種を選ぶ。

作りたい文書や仕事を選ぶ。

自分の立場を選ぶ。

黄色いセルへ分かる情報を入れる。

完成したプロンプトをコピーする。

これだけです。

出来上がった文章を、

会社で利用を認められているCopilotやChatGPTなどへ貼り付けます。

Excelを開いているだけなので、仕事の中に入れやすい

僕は55歳の会社員です。

会社で使う道具は、

面白いかどうかだけでは選べません。

覚えることが多い。

新しいソフトを入れられない。

会社のPCでは自由にサービスを使えない。

こういうことがあります。

その点、

Excelなら普段から使っている会社も多いですよね。

黄色いセルを選ぶ。

必要なことを書く。

完成した文章をコピーする。

画面だけ見れば、

普通にExcelで仕事をしています。

もちろん、

「仕事をしているように見せる」

ために作ったわけではありません。

本当に文章作成の準備時間を減らすためのExcelです。

元の商品も、この「見慣れたExcelでAIに渡す情報を整理する」ことを中心に設計しています。

353業種を入れました

このExcelには、

353業種

を収録しています。

製造業。

建設。

IT。

物流。

商社。

小売。

金融。

医療。

介護。

教育。

飲食。

観光。

行政。

個人事業。

など、

30の大分類に整理しています。

なぜ、ここまで業種を入れたのか。

理由は単純です。

同じ「報告書」でも、

製造業と飲食店では必要な内容が違うからです。

文書・業務テンプレートは264種類

業種だけではありません。

作りたい仕事も選べます。

合計、

264種類。

内訳は、

業界文書・帳票 120種類。

業務支援プロンプト 144種類。

です。

たとえば製造業なら、こんな文書があります

僕自身、製造や営業に長く関わってきたので、

このあたりはかなり現実的な用途だと思っています。

たとえば、

・作業標準書
・作業要領書
・不具合報告書
・是正処置報告書
・工程異常報告書
・検査基準書
・設備点検基準書
・QC工程表

などです。

さらに、

建設。

IT。

物流。

食品。

医療・介護。

営業。

人事。

総務。

研究。

公共。

などの文書も収録しています。

文書を作るだけではありません

ここは今回のExcelの特徴です。

264種類のうち、

144種類は「業務支援」です。

たとえば、

事業課題を整理する。

企画書の骨組みを作る。

競合を比較する。

長い資料を要約する。

会議の議題を作る。

タスクを洗い出す。

業務の無駄を探す。

商談前の質問を考える。

問い合わせ回答を作る。

求人票を作る。

研修計画を作る。

引継ぎ項目を整理する。

といった仕事にも使えます。

つまり、

「文書テンプレート集」だけではありません。

仕事を考えたり、整理したりする指示も入れています。

なぜ「報告書を作って」だけでは足りないのか

たとえばAIへ、

と入力したとします。

AIは何かしら書いてくれます。

でもAIは、

どの工程なのか。

誰が使うのか。

どんな設備なのか。

品質基準はいくつなのか。

必要な保護具は何なのか。

異常時はどうするのか。

を知りません。

だから一般論になりやすい。

今回のExcelでは、

そうした条件を先に整理します。

たとえば、

業種。

担当者の立場。

作る文書。

利用目的。

文章の詳しさ。

出力形式。

必要な見出し。

確認項目。

までまとめてAIへ渡します。

プロンプトを書く必要はありません

この商品の目的は、

「プロンプトを勉強してください」

ではありません。

むしろ逆です。

プロンプトを毎回考えなくてもいいようにするExcelです。

たとえば、

「不具合報告書を作りたい」

と思ったら、

それに必要な項目をExcel側から出します。

そこへ、

分かっている情報だけ入れる。

完成したプロンプトをコピーする。

AIへ貼る。

という使い方です。

操作は5段階

使い方は、

かなり単純にしました。

1．業種を選ぶ

353業種から近いものを選びます。

2．文書・業務を選ぶ

作業標準書。

報告書。

メール。

企画。

分析。

などから選択します。

3．自分の立場を選ぶ

経営者。

役員。

管理職。

責任者。

担当者。

実務者。

などから選びます。

4．黄色いセルへ情報を入れる

分かるところだけで構いません。

5．完成プロンプトをコピーする

これをCopilotやChatGPTへ貼ります。

元ファイルも、この5段階で操作する仕様です。

全部入力する必要はありません

これも使うときには大事です。

入力フォームには、

対象。

目的。

現状。

日時。

数量。

製品名。

設備名。

品質条件。

作業手順。

安全上の注意。

担当者。

期限。

などの欄があります。

でも、

全部埋める必要はありません。

分かる項目だけ入力します。

情報が足りなければ、

AIが勝手に作るのではなく、

不足情報を確認するようプロンプト側に指示しています。

CopilotだけでなくChatGPTでも使えます

作ったプロンプトは、

特定のAIだけに固定していません。

主に、

Microsoft 365 Copilot。

ChatGPT。

Claude。

Gemini。

などへ貼り付けて使うことを想定しています。

会社でMicrosoft 365 Copilotを指定されているなら、

Copilotへ。

個人の作業なら、

利用できる生成AIへ。

という使い分けができます。

Word、Outlook、Teamsでも使い分けできます

会社でCopilotを利用できる場合、

作るものによって使い分けることもできます。

報告書や手順書ならWord。

メールや問い合わせ回答ならOutlook。

会議関係ならTeams。

表や分析ならExcel。

ただし、

利用できる機能は会社の契約や管理者設定によって違います。

このExcelが自動でMicrosoft 365へ接続するわけではありません。

作ったプロンプトをコピーして貼る仕組みです。

ここは購入前に理解しておいてください。

自分だけでなく、部下や同僚にも使える

会社員を長くやっていると、

自分の仕事だけでは済みません。

「報告書を見てください」

「この手順書どう作ればいいですか」

「引継ぎ資料をまとめたいです」

「お客様への回答を考えてください」

と頼まれることがあります。

そんなときも、

必要な情報を聞く。

Excelへ入れる。

プロンプトを作る。

AIへ渡す。

という使い方ができます。

ゼロから文章を書くより、

出てきたものを確認・修正する仕事へ変える。

僕はそこを狙っています。

特に50代・60代には、この形が合うと思っています

AIを仕事で使うために、

難しいプログラムを覚える必要はありません。

プロンプトエンジニアになる必要もありません。

普段使っているExcelで、

選ぶ。

入力する。

コピーする。

まずはそこからでいいと思っています。

「会社にCopilotが入ったけど、結局あまり使っていない」

という人には、

かなり分かりやすい入口になります。

こんな人向けです

このExcelは、

• 報告書・手順書をよく作る

• Copilotを導入されたが使い方が分からない

• ChatGPTへ何を入力すればいいか迷う

• AIの回答が一般論になりやすい

• 部下や同僚の文書をよく確認する

という人向けです。

特に、

「AIは使いたい。でもプロンプトを毎回考えたくない」

という人を想定しています。

逆に、この商品が向いていない人

何も入力せず、

完璧な会社文書が一発で完成する商品ではありません。

AIが作ったものを、

確認せずそのまま提出するための商品でもありません。

法律。

契約。

品質。

安全。

医療。

金融。

人事。

など、

判断責任が伴う内容は、

必ず人が確認してください。

また、

生成AIの利用が禁止されている会社では使用できません。

会社の機密情報には注意してください

これも非常に重要です。

AIを使えるからといって、

何でも入力してよいわけではありません。

個人情報。

顧客情報。

認証情報。

社外秘資料。

未公開製品情報。

契約上の機密情報。

などを入力する前に、

必ず会社のルールを確認してください。

会社で利用を認められた環境とルールの範囲内で使ってください。

購入すると何が手に入るのか

購入後にダウンロードできるのは、

「業種別文書プロンプト作成Excel」

です。

収録しているのは、

353業種

264テンプレート

です。

その中に、

120種類の業界文書・帳票。

144種類の業務支援プロンプト。

業種選択。

文書選択。

立場設定。

入力フォーム。

完成プロンプト自動作成。

などをまとめています。

価格は2,980円です

価格は、

2,980円

です。

Excelとして考えると、

安い商品ではありません。

ただ、

353業種。

264種類の仕事。

必要項目。

見出し。

確認条件。

立場別設定。

これを全部、自分で一から整理して作る必要はありません。

毎回、

「Copilotにどう頼もう」

から考えているなら、

そこをExcelへ移すための道具です。

2,980円で売っているのは「Excel」ではありません

ここはSTORE版では特に伝えたいところです。

ファイル形式はExcelです。

でも、

僕が売っているのは、

Excelそのものではありません。

業種を選び、

仕事を選び、

必要な情報を整理し、

AIに伝わる形へ変える。

この、

「AIへ仕事を頼む前の準備」

を短くする仕組みです。

CopilotやChatGPTが優秀でも、

指示する人が毎回ゼロから考えていたら、

そこで時間を使います。

その部分を、

Excelへ持たせました。

会員登録なしでも購入できます

noteアカウントを持っていない方でも、

ゲスト購入できます。

会社員の方は、

領収書も発行できます。

法人・仕事用として購入するときは、

必要に応じて利用してください。

ここまで無料です

ここまでで、

何ができるのか。

353業種とは何か。

264テンプレートの内訳。

どう操作するのか。

CopilotやChatGPTへどう渡すのか。

誰に向いているのか。

注意点は何か。

全部説明しました。

Excelの構造を参考に、

自分で同じ仕組みを作れる方は、

ここまで読んで自作しても構いません。

この先で販売しているのは、

ノウハウの続きではありません。

僕が実際に作った完成版Excelファイルです。

353業種と264テンプレートを、

自分で一から組む時間を省きたい方は、

この先からダウンロードしてください。

価格は2,980円です。