「名もなき広報業務」を棚卸し。外注と内製を見極めるステップと《育成》という選択肢とは？【ハッシンラジオ】

ハッシン会議が運営する広報Podcast「ハッシンラジオ〜広報の本音トーク〜」のエピソード全文書き起こしです。

今月は、ハッシン会議代表 井上千絵の新著『ひとり広報 内製・外注の教科書』（日本実業出版社）の発売記念の特別編として、"内製と外注"について広報担当者の立場から考えていきます。

10月のナビゲーターはハッシン会議 長瀬みなみです。

長瀬： 今月進行を務めさせていただく長瀬みなみです。よろしくお願いいたします。

10月はいつもナビゲーターを務めている井上さんにたっぷり話していただく特別月間です。井上さん、よろしくお願いします。

井上： よろしくお願いします！

長瀬： 9月18日に井上さんの新刊『ひとり広報 内製・外注の教科書』が発売になりました！！ 今月はこの本をもとに、内製と外注について広報担当者の立場から考えていきます。

まずは井上さんから、書籍の告知をお願いします。

井上： はい、ありがとうございます。
今お伝えいただいた通り、9月18日に日本実業出版社さんから『ひとり広報 内製・外注の教科書』という書籍を出しました。

1冊目の『ひとり広報の教科書』をちょうど4年前に出版していまして、こちらの書籍はその姉妹本的な形で出版しました。今回は「何を自分でやって、何を外部の方に任せられるのか」という視点のヒントになるように、「内製・外注」という表現をさせていただいています。

1冊目の書籍でもそうだったんですが、今回も広報業務ですぐに使えるワークシートを12種類ほど用意していますので、ぜひ活用しながら広報担当者の方に手にとっていただけると嬉しいです。

概要欄にリンクを載せていますので、お読みになったら、もしよろしければ感想もください。

長瀬： 早速今日のテーマです。前回は外注の4つの壁についてお伺いしました。

今回は、実際に何を内製して何を外注すればいいのか、その判断の仕方を井上さんに伺っていきたいと思います。

書籍の中で、「外注の検討は広報業務の棚卸しから始めよう」と書かれていたと思うんですけど。棚卸しって業務を全部書き出して、頻度や工数、担当者を記入して、内製を継続するのか外注を検討するのかという判断をしていく3つのステップでやっていくものなんだなと、書籍を読みながら理解したんですけど。

めちゃめちゃ地味な作業に聞こえているんですけど、なんでこれが外注を考えるスタートラインになるんでしょうか？実際にやってみると何かが 見えてくるものなのか、メリットを知らないとなかなか手をつけづらいなと思うんですけど、どうですか？

井上： はい。そうですね。
日頃から広報業務をやっている広報の皆さんって、意外とそこまでワークフローを意識して取り組んでいる方って少ないんじゃないかなと思っておりまして、特に「ひとり広報」の方にこの傾向って強く見られると思うんです。

プレスリリースを書くとかXを投稿するっていう、一言で言える広報業務だとしても、最後の成果物・アウトプットに至るまでのワークフローって、実は10個から15個ぐらいに分解できると思うんですよね。

例えば、プレスリリースの場合は、最初に担当リリースを出す管轄部署の人にヒアリングをするとか、その上で情報をまとめてリリースのドラフトをする、書いた後に誰々さんに承認を得て、サムネイルのデータを作るなど、本当にいろんなフローに分かれてくるはずです。

まずはそのフローを分けた上で「ここの部分は社内でやらなくちゃいけないよね」「ここの部分は外に出しても大丈夫だよね」みたいなところを見える化するのが、棚卸しの1番のポイントかなと思っております。

よく言う「名もなき家事」ってあるじゃないですか、日頃の家事の中でも。それと同じで「名もなき広報業務」みたいなところが、特にひとり広報の方って山ほどあるはずなんですよね。

そういったところを漏れなく拾っていくことで、それを見せることで経営層も「あ、こんな色んな業務背負ってたんだ」みたいに分かるきっかけにもなりますし、逆に言うと、広報担当者の皆さんが「自分しかできないことが何なのか」っていうのを考えられるようになってきます。

そういったところを考えるためのワークシートも書籍の中には入れているんですけども、まずはちょっと大変な作業ですけど、棚卸しをしていただくのが全てのスタートラインかなと思っています。

長瀬： ありがとうございます。
やっぱりまずは見える化しないと判断できないということですよね。

井上： そうですね。ここは、長瀬さんも実際に支援していて感じるところがあればぜひ。

長瀬： 私は、私自身がこれがすごく苦手なので、割と逃げながらここまで進んできているんですけど（笑）まずは完璧にやろうとしないことですね。

今、井上さんも言ってくれたみたいに、1個の広報業務の中にワークフローがありますよねっていうのは本当におっしゃる通りだと思うんです。それを0から100まで一旦全部こと細かに棚卸しするぞってなっちゃうと絶対抜け漏れがあるし、私のような性格の人間は抜け漏れがあったと気づいた瞬間にもう全部やりたくなくなるので。

細かく棚卸しをすることは最終的にすごく重要なんですけど、まずは大まかでもいいから、その粒度は一旦置いておいて「何をやっているのか」だけでも見えるようにするといいんだろうなっていうのを感じますね。

そもそも何をやってるかが見えていないっていうのもあると思うし、どれだけ自分がひっ迫してしまっているのかとか、自分にどれだけリソース的な余裕が残っているのかって、ひとり広報でやってるとずっと分からないまま、ずっと忙しくなっていると思うんですよ。

増えてる業務も全部が同じ優先度ではないはずなので、実は優先度低いよねみたいなこともあるはずです。個人的には、優先度の高いものから細かく棚卸ししていくのもいいと思うんですよね。

なので、まずは荒削りでもいいから手をつけることが大事だなと、自分にも今言い聞かせてますけど（笑）」思いました。

井上： そうですね。今、長瀬さんが言ってくれたところだと、書き出した後の優先度の判断は非常に難しいところかなとも思っていまして。

広報経験のある方が、例えば私たちもハッシン会議として「ここは優先度高く来期やっていきましょうね」っていう会話って非常に多いと思うんですけど、そういったメンター的な方にフィードバックをもらえると本当にいいなと今聞いていて思いました。

長瀬: 確かにそうですね。社内でもそうだし、担当者レベルでも「どっちかしかできないと思うんですけど、どっちもやらないといけない気がしていて」みたいな相談って実は結構あって。

井上： ありますよね。

長瀬： でも外から見ていると「いやいや、明らかにこっちでしょう」みたいなこととかもすごいあって（笑）。外から「こっちだよね」って言ってあげると、「あ、そうですよね」って、外から言われたらそうかもしれないと優先度がつけられるみたいなシーンは、担当者レベルでも経営層レベルでも結構いろんなところで見てきています。一旦、外の目を借りるっていうのはすごく重要だなと感じます。

じゃあちょっと次の質問に行きたいと思います。
本の中に内製と外注の中間にあたる第3の選択肢として「育成」というものが出てきます。

最初は外注先が業務を代行して、社内の人が育つにつれて徐々に外注から内製へという形で業務を渡していって、最終的にはインハウスの人材がひとり立ちをしていく進め方ですよね。

これ、まさにハッシン会議がやっている伴走支援だなと思うんですが、どういう会社さんに向いているのかなっていうのと、あと育成っていう第3の選択肢を選ぶ企業さん側に求められる覚悟や、「こういう企業さんだったらこの方法がマッチしますよ」みたいなものの考えがあればぜひ教えてください。

井上： ありがとうございます。まず、向いていない企業さんってどういう企業かというところからお話しできればと思うんですけども。

この第3の選択肢としての「育成」っていうキーワードそのものなんですけど、短期間で集中的に打ち上げ花火的に自社の特定のサービスを知ってもらいたいとか、そういった時ですよね。短期間での成果最大化を目指す、本当に2ヶ月・3ヶ月というのは正直、育成は向いていないと思います。

というのも、社内にノウハウがない中でその2ヶ月、3ヶ月で育成をして、集中的に例えば集中的にメディア20社呼びたいとかは、本当に無理ゲーな状態になってしまうと思います。そういったときは私たちも「ちょっと違うかもな」というフィードバックを正直にさせてもらいます。

逆にどういう会社が育成伴走支援にフィットするのかは、会社の中できちんと広報人材を育てたいっていう風に経営層が考えているケースですとか、あるいは、もう広報部門を作りたいというところまでは至っているけれど、まだ担当者が本当の新人さんみたいな状態なので、そこのメンター的に育成部分を担ってほしいケースがフィットするのかなというところですね。

やっぱり今言ったスポットで短期間で成果を上げるところとはある意味、対極の立ち位置なので、ある程度時間がかかり、1年とか2年スパンにはなってくると育成では思うんですけども。

ただ、私たちの立場で言うと、伴走支援期間が終わった後に自社広報の人材や知識・ノウハウ、あとはメディアの方との人脈とかがすべて社内に残るところが1番大きなポイントになってくるかなと思います。会社として、経営のコミットとして広報をきちんと社内で機能として最大化していきたいというところが1番フィットするのではないかなと思います。

長瀬さんも普段そういった企業を支援をしていると思うんですけども、実際に「こういうところ求められているな」と思う部分とか、「こういうところが貢献領域だな」みたいなところってどういう風に感じてます？ ちょっとこういう話あんまりしたことなかったなと思いまして。

長瀬: 確かにそうですね。いや、あんまり井上さんと違う意見とかはなく本当におっしゃる通りだなと思います。

私が例えば、インハウスの1人広報でどこかの会社に所属して広報活動をしていたとして、「打ち上げ花火的PRをやりたいんだ」と言われたら、速攻で「PR会社に頼みましょう」っていう話になるなと思うので。

単発のいわゆるイベント的なPRと、広報活動みたいな地道にやって積み重ねていくものは全然違う似て非なるものなので、やっぱりそこの線引きだったりとか、メリット・デメリットの違いをちゃんと把握されている企業の方の方がドライブしていくなと思いますし、後者じゃないと我々は貢献できないと思うんですよね。そうですね、そこはすごい明確だなというのと。

あと井上さんの今の話で出てこなかったパターンで言うと、広報部門は作りたいが専任で賄える担当者の人材がいない、みたいなパターンもあると思う。

井上： あ、それも多いですね！ 確かに。

長瀬： ただ、もう採用の要件もよく分からないし、直接売上にすぐに貢献できるような部門じゃない人をわざわざ採用して、そこにリソースを割くことに怖さを感じるっていうのはすごく分かるので。そこでご相談いただくことは多いなと思うんです。

井上： 確かに。

長瀬：そこで言うと、一旦しっかりハッシン会議が入り込んで全部の情報の棚卸しをして、もちろん窓口になってもらう担当者の方はいらっしゃって、その人たちと一緒に伴走しながら、全部ベースを整えて、ある程度できてから初めて「こういう要件の方が合うと思いますよ」っていうのを私達からもアドバイスさせてもらって。

もちろん採用活動に関わらせてもらって面談入るとか、書類選考一緒にするとかっていうパターンもあるし。そうやって入って来てくれる人は、めっちゃいい人材が多いし、めっちゃ成長するし、めっちゃドライブしますよね。

井上： 実は多いですね。
1年目はやっぱり土台を整えるっていうところで私たちのみで伴走して、2年目にそういった外部から採用だったり社内の人材を広報としてアサインする、みたいなケースは確かに多いなと今聞いていて思いました。

長瀬： 私の担当しているクライアントがそういうのばっかりっていう可能性もありますけど（笑）

井上： ああ、でも実際多いですね。

長瀬： ですよね。なので、もう担当者がいて「この人をどうする」っていう視点も、もちろんあると思うんですけど、会社全体として見て「広報部門が欲しいが何からやったらいいのかわからない」っていう方のお悩みに割と寄り添えるサービスだなというのはすごい感じます。

井上： そうですね。育成ってまだまだPRって認知が基本かなと思うので、企業さんから見たら「第3の選択肢もあるよ」みたいなところはぜひ知っていただけるといいのかなと思いました。

長瀬： ありがとうございます。
はい、では本日のまとめを井上さんお願いします。

井上： 今日は「内製か外注か」というところをどうやって判断基準を持っていくのかをお話ししたんですけども、そこのポイントとして、まずは広報業務を棚卸しして自分の仕事を「見える化」していきましょうとお話しさせてもらいました。

書籍の中にも棚卸しのために使えるシートを特典でダウンロードダウンロードできるようにしていますので、もしよろしければ書籍も手にとって活用いただけると嬉しいです。

長瀬： はい、ありがとうございます。
次回は外注先、PR会社・PRパーソンとの付き合い方について、井上さんのPR会社時代の経験も交えて伺っていきたいと思います。

井上： はい、ありがとうございます。

今月ご紹介している『ひとり広報の内製・外注の教科書』は、全国の書店、Amazonなどオンラインでも販売中です。

ワークシート12種類のダウンロード特典に加えて、井上さんと青柳さんによる限定セミナー動画など読者特典もありますので、詳しくは概要欄をご覧ください。

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