実際に効果のある時間管理テクニック

任意の締め切りを設定する

締め切りは効果的です。たとえ任意のものであっても。

重要だけど緊急ではないタスクを誰かに完了してもらうための私のお気に入りのテクニックの一つは、一緒に任意の締め切りを設定することです。私はその人に「任意の締め切りを設定しましょう！」と言います。私たちはそれが作り話だと分かっていますが、一度日付を設定すると不思議と引力が働くものです。

その人が作業をする際、自分にとって都合の良い日付を選ぶことが重要です。意外に思うかもしれませんが、しばしば非常に合理的な日付が選ばれ、またその日付を守ることが多いのです。

リストにある、進展が遅れている「待っているもの」を選び、その人に任意の締め切りを提案してみてください。

紙とペンを使ってToDoリスト毎朝書き直す

私が自分自身について学んだことの一つは、ToDoリストがノートパソコンのアプリ内にあると、そのアプリを開く気がしないということです。そこには難しい作業があります！代わりに、何度もメールやSlackチャンネルをチェックしたくなるのです。

しかし、ToDoリストが目の前の見えやすい場所にあり、簡単に消せないノートに書いてあると、やるべき作業が目に入り、結果として取り組むべきことに取り組む確率が高くなります。

もう一つの効果的なコツは、毎朝、新しいページにToDoリストを書き直すことです。前のページを破り取り、まだ完了していないが今日の優先事項であるタスクを新しいページに転記します。最優先事項を1～3つ見直し、その過程で何日も先延ばししてきたものを削除します。

おまけに、物理的にToDoリストを消し、ページを破って捨てるのはとても満足感があります。非合理的かもしれませんが、ToDoアプリでチェックボックスをチェックするよりもずっと満足感があります。

既に「はい」と言ったことに「いいえ」と言う

前回の投稿では、「いいえ」と言うタイミングを知るためのテクニックを紹介しました。それは、もし明日なら「はい」と言うかどうか自問することです。しかし、しばしば私たちは「はい」と言ってしまい、今日がその「明日」になり、結局「はい」と言ったことを後悔します。

良いニュースです：しばしば、まだ抜け出すことができるのです。それはあなたの時間とストレスを大いに節約しますし、相手にとってもほとんど問題ではないことが多いのです。適切なメッセージを相手に伝えるだけで済むことが多いのです。

ここには基本的に3つのルートがあります：

軽め：「こんにちは、ジョン。このプレゼンテーションを提供する予定だったのですが、最近忙しくなってしまいました。それでもまだ完全に行うつもりですが、あなたのチームにとってこのプレゼンテーションがどれほど重要で、タイムリーかを確認したいと思います。もしそれほど重要でなければ、スキップするか、後回しにしたいと思います。それが大丈夫ならお知らせください。しかし、迷惑をかけたくないので、もし重要なら、私は依然として100％それを実行するつもりです。」

中程度：「こんにちは、ミシェル。今週後半に予定しているミーティングを見ましたが、メールで非同期的に済ませることはできませんか？」

重め：「こんにちは、スティーブン。悪い知らせです。来週予定しているコーヒーチャットには参加できません。急用が入り、そちらを優先しなければならなくなりました。申し訳ありません。」← これをしないように努めてください。しかし、時々はOKです。

何かを取りやめるのは気が引けますが、一度その開放感を経験すると、以前の自分が同意したことをしなくて済むようになり、そこには大きな力があることに気づくでしょう。さらに良いことに、最初から「いいえ」と言うことが上手になります。

テキスト置換のライブラリを構築する

住所やフレーズ、段落を何度も書くことに気づいたら、それを自動展開するスニペットに変えます。私は、よく使うメール返信、URL、メールアドレス、頻繁に使う文をスニペットにしています。

これを行うために、私はTextExpanderというアプリを使用することに落ち着きました。外観は悪いですが、機能の組み合わせが最も優れています。こちらは私のスニペットのスクリーンショットです：

ほとんどの人にとっては、Macを使っている場合、まずは内蔵のテキスト置換機能を使うことを強くお勧めします。「システム設定」→「キーボード」→「テキスト入力」の下にある「テキスト置換」をクリックします。いくつかの置換（左下の「+」をクリック）を追加し、メールアドレス、Calendlyリンク、よく共有するURLを設定します。私は「@@」でスニペットを始めることにしましたが、通常の書き込みでこれを使用しないので、他の人は「/」や「;」や「-」で始めるのが好きな人もいます。色々試してみて、自分に合うものを見つけてください。

1日の終わりにカレンダーを見直す

毎日の終わりに、次の日のために15分間カレンダーを見直します。そして金曜日（または日曜日）の夜に、来週のカレンダーを見直します。この時間中に：

予定している会議を見直し、それに向けて何を準備する必要があるかを考える。

ノートに最重要のToDoを1～3つ書き出す（上記の2番目のヒント参照）。

重要なToDoをカレンダーにスロット（先週の投稿でのアドバイスに従って）。

遅れている「待っているもの」を確認する。

より生産的にするために、取り消したりシフトしたりできる会議を見直す。

追加のクレジット: 自分の日/週がうまく使えたかどうかを振り返る。以下のヒント#6を参照。

この一つの習慣によって、毎朝の不安が「おいおい、やることがたくさんある」から「これならいける」に変わりました。日々少し遅れ気味で始めるのではなく、先を見据えている感じがします。また、やりすぎた日や週を見つけ、それに応じて調整（または単に期待値を設定）することができます。

このプロセスの時間を確保するために、私は毎日午後、仕事を終える直前に行い、そして日曜日の夜に行います。日曜日の夜に仕事をするのは理想的ではないことは承知していますが、金曜日にはこれを行うことがほとんどなく、週が始まる前に15分を費やすだけで、その週に大きな影響を与えることができます。

時間とエネルギーの監査を行う

あなたは何に時間を費やしたいですか？おそらく、長期的な戦略、詳細なプロダクトデザインのフィードバック、潜在的な障害の特定、メンターシップ、そして数々の重要なドキュメントやデッキでの執筆/思考のレベルアップです。

実際には何に時間を費やしていますか？おそらくそれとは違うでしょう。

この不一致に対処するための第一歩は、現在どのように時間を配分しているのかを確認し、自分の「本当の」優先事項と「宣言された」優先事項を特定することです。

これをうまく行うための良いガイドが見つからなかったので、Perplexityに尋ねたところ、素晴らしい答えを得ました。

時間監査を行うことに加えて、エネルギー監査も非常に効果的です。どのタイプの仕事があなたにエネルギーを与えますか？どれがエネルギーを奪いますか？それを知ることができれば、前者を増やし、後者を減らすことができるでしょう。そうです、その通りです。

その監査は、日々のスケジュールを理想的にどのようにしたいかを示し、1日の中でエネルギーを最適に使うのに役立ちます。

集中のために環境を整える

いつ最も生産的に感じましたか？どこに座っていて、何を着ていて、何を食べたり飲んだりしていて、何時でしたか？自分が集中するために必要なものを学びましょう。

私の場合、これらが重要です：

• 良いオーバーイヤーヘッドホン

• バイノーラルビート（例：Brain.fm）

• カフェイン（またはMagic Mindのようなもの）

• 高速で信頼性のあるWi-Fi

• 明確にした1～3つのToDo

• 2時間以上の作業時間、邪魔されない自信（そのためのヒントはこちら）

• 理想的には午前中

これを知っているので、毎日深い作業が必要なときに、これらを確実に整えます。