経営をとりもどせ！！　【COLUMN】会議は踊れど③席上配布される会議資料

ホテルを運営している会社の経営会議に参加したときにこんなことがありました。

社長の案内で会議室に入ると、机がコの字に並べられ、既に着座している経営幹部が会議の開始を待っていました。

各人は緊張した面持ちでしたが（注１）、それよりも私の目を引いたのは、その机の上にあるものでした。

• ホッチキスでひと束になった紙の会議資料

デジタル時代に紙なんて、という話はこの際横に置いておいて、さっそく隣に座っていた経営幹部に話し掛けてみます。

この資料は席上配布されたものですか？
−はい。

みなさんも今日はじめてご覧になっているのですか？
−はい。

会議が始まる前ですが、嫌な予感がビンビンします。

というのも、会議資料は事前配布が原則であり、不振企業ほどそれができていないことを知っていたからです（注２）。

そもそも経営会議とは、会社の運営にとって重要な課題を議題として採り上げて、経営幹部の間で建設的な議論を交わし、その解決の方針を決定する場です。

そして、すでに決定された解決策の実施状況をしっかりモニタリングをする場でもあります。

会議の議題となる経営課題の中には、それこそ会社の命運を左右するものもあって、参加者は事前にしっかり準備をして会議に臨む必要があります。

そのたたき台（たたかれ台？）となる会議資料が事前に配布されていなければ、参加者はその場で資料を読み込むことに集中せざるを得ません。

ともすれば、別の参加者が報告する内容も右から左へと聞き流されてしまいます。

これでは、会議が社長と経営幹部による議論の場に発展することはまず期待できません。

さらにこの会社の場合、会議資料のフォーマットがバラバラでした。

部門Aはワード、部門Bはエクセルといった具合で、それらがホッチキスでひと束になっていたのです（発表する順番にもなっていないのはご愛嬌）。

エクセルの資料に至っては、数字が所狭しと並べられており、私も老眼が入ってきたせいか、数字を判読するのに一苦労です。

参加していた経営幹部からも「読みにくい」と一声があり、参加者は一様に資料に穴が開くほど眺めていました。

このように資料のフォーマットはバラバラですが、一つだけ統一されていたことがありました。

それは、どの資料にもリード文がないこと。

資料の作り手は何を伝えたいのかすぐに分からない、これがどの資料にも共通した特徴でした。

数字はデータ（インプット）に過ぎず、そこに作り手のメッセージ（アウトプット）がなければ、その解釈は読み手に委ねることになり、ともすればミスリードさせてしまいます（注３）。

したがって、会議資料はフォーマットを統一したうえで、「ワンスライド・ワンメッセージの原則」で作成するというルールを作るべきです。

実際、その会議では次のようなシーンがありました。

経営幹部Cから、O T A（注４）の口コミは同業他社より高い評価を受けているとの報告がありました。

ところが経営幹部Dからの報告によると、O T Aの人気順位は同業他社より下につけているとのこと。

DはCからの報告を受けて安堵し、CはDからの報告を聞いて不安になっている様子が窺えました。

そういう意味では会議の参加者の視野が広がって良かったかも知れません。

しかし、です。

本来は、この一見して相反する事象から、組織として何を導き出すのかを議論するべきでしょう。

そのためには、まずCとDが事前に情報を共有し合いながら侃々諤々の議論をして、次の打ち手に繋がるインサイトを導き出す必要があります。

そして会議は、導き出されたインサイトと、具体化された打ち手の決定を諮る場とするべきです。

しかし、この会社では会議資料が事前配布されていないが故に、せっかく把握した事象に対する参加者の理解が表層的なものに留まってしまいました。

一事が万事とはよく言ったもので、この会議についての気づきは他にもあるのですが、最後の極めつけは、この会社では議事録が作成されていないこと。

これでは前回会議までの議論の振り返りや議題の進捗状況の確認ができません。

もっと正確に言えば、会議の運営が社長の記憶頼りになってしまい、組織としてのP D C Aが廻りません。

たとえば、前回の会議では社長に結構詰められたが、今回は振られもしないし、進捗も良くない（再度詰められるのは嫌だ）から「このまま黙っていよう」という感じで、議題や議論が尻切れトンボになります。

このように、その日の経営会議は（も？）各部門からの報告だけで淡々と進み、大した質疑応答もなく終わりました。

小森氏が指摘しているように、経営課題のP D C Aを廻すには、会議の運営体制を「しっかりと創りこむ」ことが必要です。

その具体的な方法は小森氏の著作をぜひ参考にしていただくとして、これが、たかが会議「されど会議」とされる所以です。

ホテルよろしく、この会議で出されたコーヒーの味は深みのあるものでしたが、肝心の会議は深みのない、なんとも味が薄いものでした。

この会社の変革は今始まったばかりです。

（つづく）

（注１）「【C O L U M N】会議は踊れど①たかが会議されど会議」を参照してください。
（注２）本稿は、小森哲郎（２０１８）「企業変革の実務」（ダイヤモンド社）を大いに参考にしています。
（注３）資料の重要性について述べた「＃２　たかが資料されど資料」を参照してください。
（注４）オンライン・トラベル・エージェントの略。国内では楽天トラベル、じゃらん、一休等が代表です。