SlackとQuipがあれば会議を有意義な時間にできる：「大喜利型」から「熟考型」へ。

2021年3月29日 22:36

「私は会議が嫌いだ」

最近いくつか書いてきたnoteの中に「非同期」という言葉がよく出てくる。会議は強制的に「同期」を生むための時間であり、基本的に好きではない。

会議時間を不毛にするいくつかの習慣

1：会議時間に内職している
人数が増えた場合によく発生する。こうなってしまうのは議長の責任で、緊張感が足りなかったり惰性でやっていたり、議題に重要性が欠けていたり。いずれにせよ、こうなってしまう会議は解散したほうが良いだろう。

2：会議前にアジェンダが出来てない
なんのために集まるのかが不明瞭。目的を共有せずに時間が来たら集まっても何も起きはしない。定例会議という体で定期的に時間を抑えるタイプの会議に起きがち。惰性。

3：確認に終止、作業時間に充てられる
今どき集まらないと確認が出来ないなんてことはない。確認していないだけである。議長が脳死していて何をすべきか分かっていないという黄色信号状態だと気付くべき。これは本当に不毛。

他にも挙げれば枚挙にいとまがないとは思うが、「同期」型コミュニケーションには大きなコストが掛かる、それを超えるゲインを得るにはどうしたら良いだろうか。そこに出てくるのがSlackとQuipだ。

ビジネスチャットツール。社員が一つのワークスペースに参加し、様々なチャンネルの中でテキストコミュニケーションを行うツール。タイムラインは日々流れていく。2020年にSalesforce.comに買収された。

GoogleDocs的なドキュメントプラットフォーム。GoogleDocsを、よりコミュニケーション機能を強化したようなもの。2016年にSalesforce.comが買収した。

個人的には、全チームメンバー所有ドキュメントの更新ページが好きで、ここを見ているだけで、社内でどんなプロジェクトが今ホットに動いているのかが把握できるようになっている。

会議体が発足してまずやることはQuipの立ち上げだ。

Googleドキュメントとの大きな違いは、ドキュメントの中にパーツを色々埋め込めるということ。上の画像にはプロジェクトトラッカーというパーツがハマっていたり、箇条書きリストや、チェックボックスが埋め込める。

議長は、事前にアジェンダを組み立てて、チェックボックスリストにして担当者をアサインしていく。

事前に何が出てくるのかがわかるので、会議時に改めて時間を取る必要の無いものはオンライン上でガンガン質問して解決していく。全員に共有すべき重たいもの以外を先に解決することで会議時間を有意義にすることができる。

Slackはどちらかというと、思考の垂れ流しというかタイムラインなのでフロートして流れていくようなものと相性が良い。Quipはある程度固まったものをテキスト化する場所というイメージだ。

そのため、Slack上では、まだふわっとしていることについて質問を投げてみたりアイデア募集をしたりというような使い方をする。答えが見えない状態のものを予めSlack上に放流しておくことで、人の脳みそを使って解決策を導くことができる可能性がある。

最初に書いた不毛な時間というのは、会議体の贅肉のようなものだ。オンライン上の「非同期」コミュニケーションを先んじて行っておくことで、「同期」コミュニケーションで最も重要な部分のみに集中することができる。

会議時間より前にあらかじめ情報を共有しておくことで、なにかアイデアがある人はじっくりと思考のプロセスを共有する事ができるようになるだろう。直前にお題が提示されるような「大喜利型」の会議では、限られたタイプの人しか面白いことは言うことが出来ないはずだ。

議論を尽くして決議を導くのが会議であるならば、非同期ツールによって時間を濃縮し、実のある議論を行いたいものだ。