#Slack 導入で何ができるのかイメージが沸かない人たちに向けたnote

金額ついてますが全公開です、お察しください

Salesforceバージョンが好評だったので、Slackについても書き始めてみます。

Slackってどうなんですか？という質問をする人が割と口にするキーワードの一つが「チャットツール」です。Slackをチャットツールとして導入しようとすると恐らく導入担当者は厳しい壁にぶつかることになるでしょう。なぜならそこにはTeamsという巨人が立ちはだかっているからです。
このnoteでは、なぜSlackを使うのだろう、Slackってどんな使い方ができるのだろう？という、導入担当者なら気になる点を詳らかにしていきます。

公開履歴
初期リリース 2023.2.13 5,500字
2023.2.15 追記 10,600字
2023.2.15 追記 11,100字

Slack導入の経緯

リバネスのSlack導入は2015年9月です。

それまではGoogleHangoutsというチャットツールを使っていました。なぜかと言うとGoogleApps(旧名)を使っていれば無料で使えましたし、当時はメールでのやり取りが主流だったので都合が良かったためです。Hangouts前はGoogleグループ(いわゆるメーリングリスト)を使って社内の情報共有をしていましたから、必然の流れでした。
そんなHangoutsをやめた理由はたった一つ、ホワイトリスト方式のコミュニケーションに終止符を打つためです。

ホワイトリスト方式のコミュニケーションって？

メールもメーリングリストもHangoutsも同じなのですが、情報の共有範囲を送信者が決めます。メールであればメールの送信先を決めますし、Hangoutsはチャットルームに入れる人を自分で指定してルームをスタートします。
これの弊害は何かというと、すぐにデータサイロが生まれてしまうというものです。リストに載らない人には情報が届かず、アクセス権がありません。誰かとやり取りしたその時間的コストは、送信者と受信者の間だけに限定的に作用し、蚊帳の外にいるチームメンバーは情報資産にありつくことはありません。これは事業を続けていく程に組織力に影響を与えると考えたからです。

アクション工数を資産計上する仕組み

SLackに期待したのはこの点です。コミュニケーションは多くの人に開かれアクセスされ得る状態にすることで、後々にこのリソースが資産として活用されるであろうと踏みました。検索すればヒットする。誰がどんなことを考えてそこに至ったのかがすべて記載されて残っている状態というのは、そうでない組織から見ると喉から手が出るほど欲しい物です。リバネスでは、組織内の情報の風通しを良くするという分かりやすい名目の元にSlackを導入し、7年半もの間に相当量のデータを積み上げてきました。こうすることで多くのやり取りがそのままナレッジベースとなる土台ができています。

少し離れますが今後の流れについての予測

これらのナレッジベースは、本当の話をすると検索性が高いかと言うとそうではないと言えます。情報量が多すぎるのです。人間はさばききれない情報量の前ではただ無力ですが、今後その流れを変えていくのがAIの導入です。
OpenAIが発表したChatGPTが大きな話題になっていることはご存じの方も多いでしょう。大きなデータを学習させたこの自然言語処理のためのAIは、まるで人間が中に入っているかのごとく対話型コミュニケーションを成立させるに至りました。このうねりは既に色々な応用を生み出していますが、一番重要なのは「人間相手だとこんなに質問できないが、AIが相手ならどんなに馬鹿な質問でも気兼ねなくできる」という点です。人間なら同じ質問や、あまりの物分りの悪さに直面した場合、付き合ってられないってなりがちなのですが、そのような心理的な壁が取り払われる訳です、だって人間じゃないから。この時に必要となるのが、情報量なのです。ChatGPTは将来的に個別企業が持つデータを学習させ、その組織内にのみ限定的にオプションを提供するような方向へと進むでしょう。そこでは、圧倒的ボリュームの情報を適切な量にサマライズしたり、過去のナレッジから現在の適切なアクション方法を提案したりと、様々な活用が可能になります。その際に必要なのはオープンに共有された情報の塊です。例えばホワイトリスト型で学習させてしまうと何が起きるかと言うと当然のように情報漏えいが起きます。Slackのプライベートチャンネルを使っても同じことが起きるでしょう。
今後、組織スピードにレバレッジをかけていくには、オープンなアクションが推奨されているような組織の形が必要だと言えます。

閑話休題　Slackに戻ります

このようにして導入されたSlackが7.5年経ってどのように利用されているのか、イメージが沸くように迫っていきましょう。

Slackってそもそもなんなのか

Slackは英単語でいうと「たるんだ」「ゆるい」 という意味ですが、Slack社によると

Searchable Log of All Conversation and Knowledge

の頭文字を取ったもので、すべての会話とナレッジの検索可能なログという意味です。チャットツール的に捉えられるのはそのUIからだと思いますが、基本的な使い方はpost欄にメッセージを記入しして送信するという使い方です。

コミュニケーション範囲の話

左側の縦に並んだアイコンリストは、ワークスペースというもので、Slack上では複数のワークスペースに参加してコミュニケーションすることができます。私の場合は、自社のワークスペースに加えて、Slackのオフィシャルなユーザーコミュニティワークスペースだったり、Salesforce関係、Herokuだったりと様々なワークスペースに参加して情報収集や交流に活用しています。

ワークスペースアイコンを押すと、その右側にあるLeave a Nest Co.,ltd.というのがワークスペース名になっており、その下にあるのがチャンネルという部屋みたいな箱で分けられた場所へと入っていきます。
リバネスの場合は、事業部単位だったりプロジェクト単位だったりと様々な粒度のチャンネルがありますが、基本的には一つの目的のために利用されるものがチャンネルで、チャンネルを開くと右側にあるコミュニケーションのタイムラインが表示されるという仕組みになっています。
チャンネルの命名規則を決めたほうが運用が楽ですよという公式のドキュメントがこちら。弊社の場合は事業部に関連するものが多いので、プリフィクスに事業部名をつけることが多いです。例えば教育開発事業部は11-edというプリフィクスが割り当てられているので、プロジェクトのチャンネルを作りたい場合は 11-ed-ほげほげプロジェクト みたいな形で命名します。

チャンネルには公開チャンネルとプライベートチャンネルの2つがあり、前者は誰でも自由に参加が可能。後者は指定された人しか閲覧することができません。ただし、基本的には公開チャンネルの利用が推奨されており、よほどの理由がなければ非公開にはしないほうがベターです。

チャンネルに投稿する

先程の画面の真ん中の下部にあるのが投稿欄です。テキストを記入してEnter(もしくはShift + Enter)を押すことでチャンネルにテキストが投稿されます。画像つきで投稿することもできますし、URLを入れておくと勝手に展開してくれます。時間指定投稿も可能です。投稿されたpostは適宜修正をすることも可能ですし(編集不可に設定することも可能)、絵文字を含めることも可能です。
別のチャンネルのメッセージURLを投稿すると、元メッセージを展開する事も可能です。

この自動的な展開というのが意外と重要で、中身が少し見えるからこそアクセスしたくなるという心理的なスイッチを押してくれます。

他の人に通知する

Twitterと同様に @geeorgey みたいな形でメンションすることができます。
グループという設定をすることで、そのグループ内の人に対して通知を送ることも可能です @group みたいな形です。
通知すると何が起こるかと言うと、デスクトップ及びモバイルアプリを持っていれば通知がピコーンと届きます。

こうした通知関連はプッシュ通知のみではなく、メンション＆リアクションといったタブを開くことでまとめて閲覧することができます。
下書き＆送信済みだったりブックマーク、ダイレクトメッセージ、スレッドという切り分けのタブもありますので、そこでまとめて確認が可能になっています。

スレッドが便利という話

チャンネル内のメッセージはTwitterのようにタイムライン状で見ることができるだけではなく、メッセージ一つ一つに返信をぶら下げることができます。これがスレッドというものです。
Twitterも最近は返信をツリーのように表示することができるようになっていますし、Facebookのコメント欄がまさにこれというイメージです。
スレッド内で適切にやり取りを続けることで、ある一つのテーマについて完結することができます。スレッドを使わずにやろうとすると、メッセージが前後するのでかなり苦戦を強いられます。

ダイレクトメッセージについて

チャンネルは数人のユーザが入っている部屋みたいなイメージですが、ダイレクトメッセージといってその人と個人的に遣り取りをする事もできます。業務に関係ないことだったり、ランチ行こうよみたいな一言みたいなものに使うことは可能としていますが、業務内容のやり取りをするのであればチャンネル内でやってよねというのがリバネスでのスタンスです。

以上がベーシックな機能の紹介でした。ここまでの話しだけで導入を考えると「チャットツール」の域を出ません。それでは続いてSlackならではの使い方を見ていきましょう。

リバネスにおけるSlackの使い方

こちら、ベルシステム24の川崎さんに作っていただいたのですが、実際の画面を踏まえつつ紹介頂いているのでイメージ湧きやすいかもしれません。

川崎さんのTwitter↑

これぞSlackのイチオシな点だ！

ということを書いていきます。

Slackコネクトこそ至高

Slackコネクトという機能があります。これは一つのチャンネルを外のワークスペースと接続して使う機能となっており、リバネスの場合は他社とのコラボレーション用に利用しています。リバネスでは最初に書いたとおりメールでのコミュニケーションをできる限り排していく方向に動かしていて、これは社内にとどまりません。社外とのやり取りもSlack上に寄せておくことで、コミュニケーションのブラックボックス化を防ぎ、やり取りのプロセスを誰もが追いかけることができるようにしています。これをすることによって従業員の安全性を担保する役割も担います。
メールでのやり取りは追いかけるのが難しく、共通認識を構築することに向きません。Slackでのやり取りに変更することでよりスピーディーなコミュニケーションと意思決定速度を共有することができるようになります。何しろ、メールでやりがちな「お世話になります…」の下りがなくなりますからね。
Slackコネクトは本来であれば有料ワークスペース同士でしか接続することができないのですが、弊社の場合はまだまだ小さなベンチャー企業だったり、学校や生徒たちとのコミュニケーションを行うことがあります。彼らは無料ワークスペースしか持っていないことが多いのですが、そのような場合のほうがコミュニケーションコストがかかるという事は少なくありません。そこでリバネスでは、Slackの最上位プランであるエンタープライズグリッドというプランに加入することで、相手が無料ワークスペースでもSlackコネクトが利用できる状態にしています。
コストはプロプランの4倍程度になるのですが、それを補って余りあるワークフローの統一が可能になります。導入から8ヶ月程度でSlackコネクトチャンネルは375となり、コミュニケーション数が格段に増えました。これまではFacebookメッセンジャーを使うしかなかったようなやり取りがSlackという安全な箱に入ってくるようになったのもコンプライアンス的に良い状態だと言えます。

Slackと言えば絵文字

Slackを初めて使った時に驚いたのが絵文字によるスタンプ機能なんですよね。業務アプリケーションに絵文字…だと！？とびっくりした記憶があります。

絵文字はSlack定着化に向けた第一歩だ！という人がいるくらいには重要な役割を担っています。人間は一人でつぶやき続けられるほど強くはありません。コメントするまでじゃないにしても、スタンプつけて反応することによってメンバー間の交流が生まれるというのは意外と重要なのかもしれません。
絵文字は自由に追加することが可能で、アニメーションGifが許可されているので動きのあるアイコンなんかも提供することができます。

アプリの導入で簡単業務効率アップ

SlackにはSalesforce同様にApp Directoryというものがあり、各種アプリをインストールすることができます。

Googleカレンダーアプリを入れればスケジュールの通知をしてくれますし、Googleドライブアプリを入れれば、ファイルのURLを共有した時にプレビューしてくれたり閲覧権限がない人に向けてSlack上から権限付与ができます(これが地味に便利)
お気に入りのアプリケーションがSlackアプリを提供してくれていれば、それをインストールすることでより生産性が上がることは間違いありません。
リバネスでよく使っているのは、Google関連、Salesforce関連、NIKKEI、ナビタイムあたりでしょうか。後ほど書きますが自作アプリが結構はいっています。

Slackは自動化を推し進めてくれる：ワークフロービルダー

Salesforceのときにも書いたことですが、Slackもノーコード方面にかなり力を入れています。中でもワークフロービルダーが強力です。

作成ボタンを押すと作成スタート

ワークフローの呼び出し方法には4種類あり、ショートカットというチャンネル内で呼び出す方法、チャンネルに新しいメンバーが入ったとき、絵文字でスタンプつけてくれたとき、定期実行等のスケジュール実行となっています。

名前をつけると空状態のワークフローが立ち上がりますので、そこにステップを追加していくというイメージです。

ステップで選べるのは、初期状態だとメッセージを送信する、フォームを立ち上げるの2つかな。ワークフローに対応しているアプリが入っていると、このように使えるものが増えます。
Googleドライブアプリが入っていれば、入力された情報をスプレッドシートに蓄積するなんてことが簡単に実装できます。

フォームを作成する場合はこのような画面で設定していきます。
入力項目には、テキスト/テキストエリア/ドロップダウンリスト/Slackのメンバー選択/Slackのチャンネル選択を選ぶことができます。

メッセージを送信を選ぶとこのような形のフォームが出てくるのですが、テキストテンプレートを自分で作って、送信先のチャンネルを選択するというようなブロックです。テンプレートには絵文字ももちろん追加できます。
そのステップより前に入力された情報を挿入することもできます。

情報をスプレッドシートに蓄積したい場合は、まずGoogleのOAuthを通す必要があります。要求画面のチェックを入れないとうまく使えないのが注意点です。

スプレッドシートの1行目がカラム名になるので、そこにはなにか文字を入れておきましょう。日本語もOKです。そうしておくことで、右側の設定画面で呼び出すことができます。入力される情報とスプレッドシートのカラムを対応させればOKです。

やってみると分かると思うのですが、作成者名や、入力日時なんかも項目として作っておくことをおすすめします。
このようなGUIで色々設定できるのが魅力ですね。公開事例も色々ありますので以下に紹介しておきます。

現状のワークフロービルダーの欠点は条件分岐ができないこと。ロードマップにはあったと思うのでもうすぐできるようになるとは思いますので正座して待ちましょう。
上述のコープさっぽろの長谷川CIOが書いたSlackの本に、弊社事例も載ってます。

以下のURLで全文公開中ですのでよろしければ御覧ください。

もっとシンプルな自動化の話：Slack Bot

SlackにはSlackbotが常駐していて色々言ってくれるのですが、シンプルにあるキーワードが流れたら自動的に返信をしてくれるという機能です。
リバネスの場合は、特定のURLを呼び出したり、資料のリンクを呼び出したりといった用途で使われることが多いです。シンプルで使いやすいのですが、キーワードがシンプルすぎると誤爆しますし、キーワードを忘れてしまうと呼び出せないのが注意点という所でしょうか。

メールとの共存について

Slackチャンネルには、受信用のメールアドレスを付与することができます。

チャンネル設定のインテグレーションタブの一番下という位置にあるので、知らない人は知らないという状態になりがちなのですが、これを使うことでメールを受信することができます。設定をするとこのような形でメールを受信して、開くと本文が見えますよという使い方ができます。

リバネスでは、例えば問い合わせ受信用のメアドの転送先に設定することでSlack上で共有することができますし、Slack上で担当者にメンションすることでアクションを促すという事ができます。

動画コミュニケーションも充実してる

Slackにはハドルミーティングとクリップという2つの機能が備わっています。
ハドルミーティングは、Webミーティング用の機能になっていて、ハドルの語源はアメフト(だったかな)の試合中にちょっと集まって作戦会議ができるみたいなルールがあるらしいのですが、そんなイメージでちょっと立ち上げてサクッと動画会議するという使い方になります。

個人的にちょっと面白い機能は、二人まで同時に画面共有ができるんですよね。良く画面のスイッチで時間がかかるってことが起こってるとおもうのですが、スイッチ先の人が先に画面共有しておくことでスムーズに交代することができるので、これは地味だけど割と好きな奴です。
クリップって何
クリップは動画投稿の機能となっているんですけど、音声と動画を貼り付けることができます。ハドルと違って、同期的なコミュニケーションである必要性がない場合は、クリップで撮影しておいて共有する事で、よりリッチな情報のインプットができますよという機能です。

実はユーザーコミュニティもあるんだぜという話

先述したギークな人たちは割とTwitterでやり取りすることが多いのですが、SlackですからSlackを使ったユーザーコミュニティが存在しています。
Slack Japan Champions Network、略してJCN(S消しちゃうんかい！というツッコミはありますが)
一応今の所有料ユーザーのみが参加できるワークスペースとなっておりますが、以下のURLから参加申請ができますので興味がありましたら是非ご参加ください。

https://lne.st/wdyk

実はこのワークスペースまだまだ知名度が無いようで知らない人が多いのですもったいない！担当営業も周知徹底できているかと言うとそんな事は無く、実はこんなのありますよと言うと驚かれる方も少なくありません。この中では、ユーザー同士が困ったときのアレコレを実例つきで相談していたりと、実務担当者だから分かるあれそれみたいなものを共有したり、この組織ではこんな形で活用しているよ！みたいなものを共有したりSlack認定取得のための勉強会をみんなでやってみたりと、Slack管理者にとっての助け合いの場みたいになっています。是非ご参加ください〜

チャンネルが多くなった時に困らない為のセクション機能が優秀

昔はなかったんですよこれ。なので、チャンネル名にプリフィクスつけてまとめておく必要がありました。しかし今のSlackにはセクション機能があります。特定のチャンネル郡を一つのセクションにまとめるというもので、セクションごと上下に移動することもできますし、場所は自由自在です。これがシンプルなんだけど本当に便利。

セクションの中にはチャンネルを自由に入れられます。セクションは畳んでおくことも可能です。
未読チャンネルがある場合はセクション名が白くハイライトされるようになっています。セクションの上下場所移動もドラッグするだけです。

キーボードショートカットを使おう

マウスなんて使わなくてもSlackは操れるんです。さすがギークの所からスタートしたSlackですね。
例えばチャンネルがたくさん増えた時に、いちいちチャンネルをマウスで選択するなんてことやってられませんよね。やってますか？やめましょう。
option+Shift+上下
これで上下となりの未読チャンネルに移動できます。
option+上下のみだと、上下のチャンネル移動になります。
前後にアクセスしたチャンネルにさかのぼりたいときは？
Slackを使ってると、さっき見ていたチャンネルに戻りたいけどどこだったっけ！？ということが頻発すると思います。その際に使えるのがヒストリー機能です。

マウスでやる場合はここを選択する形になります。←→だと前後に移動。時計マークは過去のヒストリーリストから選択することができます。
前後への移動もキーボードショートカットを使いましょう
command+←→
を使うことで前後のチャンネルに移動ができます。
ちなみにモバイルアプリでも使えるのですが、二本指で左右スワイプです。

豊富なAPIがSlackの魅力

もともとSlackのコミュニティはギークな人たちが多く存在していました。リリース初期の頃からAPIが用意されていましたし、Botをおくことによって自動化していこうぜという風潮があったからです。
Slackには豊富なAPIと、アプリ開発のためのフレームワークが提供されています。

僕の場合は、このページにあるBoltというフレームワークのPython版を使ってアプリ開発をしています。
APIリストは以下で確認できます。

ユーザー情報を取得したり、特定のpostを再度取得してきたり、チャンネルの作成削除などなど、様々な事がAPI経由で可能になります。
Boltでどんな事ができるのかについてはここを見るとざっくりつかめるのではないでしょうか。

近日中に公開予定の期待の機能たち

2023年に期待している機能が2つあります

1:非公開チャンネル→公開チャンネルへのコンバート機能

これは今までできなかったんですよね。公開チャンネルを非公開チャンネルに変換すると、元には戻せませんでした(なぜ
もうすぐこれが解決するみたいなので非常に期待しています。
なぜかと言うと、ある一定のタイミングまでは関係者のみしか情報共有できないけど、その後は公開で構わないというようなやり取りありませんか。Slackは最初に書いたとおりコミュニケーション情報を資産化するというのが肝なのですが、その観点でいうと現在の仕様はいまいちでした。
ついにそれが終わる日がやってくる。Slackチャンネルの使い方にまた一つ柔軟性が加わるようになります。

2:Slack canvas

これは今か今かと待ちわびている機能で、最初に知ったのは去年でしたでしょうか。SalesforceユーザならおなじみのQuipというドキュメントツールがあるのですが、これがSlackのチャンネルに組み込まれますよというものです。

これのどこにインパクトがあるのか？というと、Slackというのは今の状態はすべてフロー情報であるというものです。基本的に会話なので、流れていてしまうんですよね。
ストック型の情報をためる場所はなかったのです。
それがいよいよ満を持してCanvasとして登場予定です。
チャンネルから呼び出すことのできるドキュメントツールで、ここにフローコミュニケーションで煮詰めた情報をストックしていくという使い方になるのでしょう。めちゃくちゃ期待してるので早く出ないかな。
ーーーー2.15 ここまで

Slackはアクションを促す場

先の動画にも出ていたと思うのですが、弊社のSlackはアクションを促す場所として機能しています。SlackがDigital HQを謳い始めて久しいですが、Slackの中で物事がスムーズに進行する、それがSlackであるということ。
リバネスの場合でいうと、SalesforceやTableauから定期実行されたスクリプトが、その時々で必要なグラフや数字をSlackのチャンネルに投げてくれます。

経営会議でわざわざダッシュボードを見に行かなくても、始まる時間の前までに数字がチャンネルに流れている訳です。
チャンネルにそういった数字を流しておくと何が起きるのかというと、アクションが促されます。営業の数字が足りていなければ打ち手を考えるでしょう。イベントの参加者数が伸びていなければアプローチ数を増やす必要があります。チャンネルの中で誰がやるのかを明確化して動き始める。
僕の中では「意思決定の距離を最短にする」施策だと考えていますが、その場所としてSlackは最適だと言えます。
ーーーー2.16 ここまで

アプリを提供しています

もともとは自社内で使うことを目的としてSlackアプリを開発してきたのですが、Slackにまつわる悩みは割と汎用的だなと思うに至ったこともあり、開発したアプリを提供するようにし始めました。
みたいな話しを書く予定

最後に

Slackを利用するイメージは湧きましたでしょうか。

リバネスナレッジでは、SalesforceのAdmin/エンジニア、Heroku周りをやりたいエンジニアの採用を行っています。いつでもご連絡ください。

とても長文になりましたが、これをきっかけに商談が決まったり、業績が上がったりする人も中にはいらっしゃると思いますので、そんな時に気が向いたらぜひ、ね。（万が一課金する場合は是非ご連絡ください。Twitter→@geeorgey）
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