パスポート画像、毎回手で貼るのもうやめた。Apps ScriptとAIで完全自動化したら月5時間消えた話

こんにちは、とんまよです。大阪で民泊1年目を運営しています。

民泊運営をやってると、地味な作業が積もり積もって時間泥棒になります。中でも個人的トップ3に入るのが、「外国人ゲストのパスポート画像処理」。

先日これをAIとApps Scriptで完全自動化したら、月5時間の作業が文字通り消滅しました。

ところが、ここに至るまでの道のりには結構恥ずかしいオチがあって——「AIがポンコツやと思って疑ってた」状態から始まったんですね。今日はその顛末を、ちょっと長めに全部書きます。

民泊の地味な時間泥棒「パスポート貼付け作業」

外国人ゲストが多い民泊では、宿泊者名簿（旅館業法・特区民泊法に基づく）にパスポート画像を残す義務があります。日本人ゲストは身分証で代替できるけど、外国人ゲストはパスポートが必須。

わたしの場合の毎回のフロー：

1. ゲストがチェックイン前にWebフォームでパスポート画像を送信

2. 運営会社からわたしのGmailに「宿泊者名簿関連のメール」が届く

3. 添付ファイル（画像 or PDF）をダウンロードしてGoogle Driveに保存

4. ファイルのリンクをスプレッドシートのL列に手で貼付

これ、1件あたり10分、3名グループだと30分かかります。月10件あれば月5時間消える計算。地味で単純で、しかも毎月。これは絶対消したい。

Claudeに頼んだら「めっちゃ遅い」と感じた

「これ、AIにやってもらえばええんちゃう？」と思い立ち、Claudeに頼んでみました。

「Gmailの添付ファイルを Drive に保存して、リンクをスプシのL列に貼ってほしい」

ところが、Claudeの動きが妙に遅い。10分待っても完了しない。ブラウザで何やら操作してる気配はあるけど、最後まで到達せずエラーで止まる。何度頼んでも同じ。

「ClaudeさんもAIといえどできること限定あるんやな……」と勝手に納得しかけました。

結論から言うと、これは全部わたしのせいでした。

真犯人は意外なところにいた

ある日、不審に思って Claude の 「Customize → コネクタ」画面 を覗いてみたら、まさかの光景が。

そう。Claude、わたしのDriveに繋がってもいなかったんです。

「繋がってる/繋がってない」とは何か——わかりやすくたとえるなら、こんな感じ。

買い物リストを渡したら、欲しいものを買い物かごに揃えて持ってきてくれる便利系の店員さんがコンビニ（脳内コンビニ、肉売り場とか野菜売り場とかは細かいことを言わずに脳内補完してください）にいたとします。

その店員さんに「わたしのリスト見て」って渡しといたら、「たまご、牛乳、パン」と勝手に揃えて持ってきてくれる。これは便利。

でも、「リスト見せていいよ」って契約をしてなかったらどうなるか。

店員は仕方なく、わたしと一緒に店内を引っ張り回しながら「これですか？」「違います次」「これですか？」「違います次」を延々と繰り返す。

これが「コネクタ未接続」の正体。Claudeは「Drive見ていいよ」って権限がもらえてなかったから、ブラウザを操作して、人間と同じ手順でDriveを覗きに行ってたんです。しかも人間より10倍以上時間がかかる。

道理で遅いわけや。

接続してみたら世界が変わった

「Customize → コネクタ → Google Drive：接続する」をポチっと押すと、世界が変わりました。

Claudeが Drive のファイル一覧を一瞬で取得し、リンクを正確に返してくる。それまでの10分が、3秒に縮みました。

教訓：AIを疑う前に、自分の設定を疑え。

Apps Scriptで完全自動化

ここまでは「都度Claudeに頼んで処理する」段階。でも、よく考えると 「Gmailに来たら自動で Drive に保存される」のが理想じゃないですか？

そこで、Google の Apps Script を使って自動化を組みました。

Apps Script は「Google Workspace の中で動く、小さな自動化プログラム」。Gmail、Drive、スプシ、カレンダーなどを繋いで動かせます。

自分で書けないので、これもClaudeに全部書いてもらったわけですが。

組んだスクリプトの動き：

1. 1時間ごとに自動起動（トリガー設定）

2. Gmailで該当メールを検索

3. 添付ファイルを所定の Drive フォルダに保存（ファイル名は `YYYYMMDD_元ファイル名` 形式）

4. 処理済みメールには「処理済み」ラベル付与（二重保存防止）

「トリガー」というのは「いつ動くか」のスイッチ。今回は1時間ごと。深夜2時にメールが来ても、3時には自動で保存されてる。

寝てる間に動いてる。ワイより働き者。

結果：作業時間ほぼゼロ

運用1ヶ月後の結果。

• 1件あたりの作業時間：約10分 → 0分（自動）

• 月の累積時間：約5時間 → 0時間

• ストレス：「またこれか」 → 「いつのまにか終わってる」

しかも、ファイル命名規則も自動で揃うので、後からスプシに貼るときも探しやすい。

地味な作業を消すと、不思議なくらい運営の精神的負担が減ります。「やらなあかんことが脳に滞留しない」のが大きい。

AIに頼る前に「接続」を見直す

今回得た最大の学び：

非エンジニアあるあるなんですが、「便利なツール ＝ 何もしなくてもうまくいく」と無意識に期待してしまうんです。でも、AIにせよ何にせよ、**「どのアプリと繋がっているか」「どの権限があるか」**が決定的に動作を左右する。

具体的にチェックすべきポイント：

• Customize → コネクタ画面で、必要なアプリが「接続済み」か？

• 接続済みでも、読み取り権限だけか、書き込み権限もあるか？

• 使ってるアカウントが、目的のデータと一致しているか？（事業用と個人用が分かれてる人は要注意）

これだけ確認するだけで、AI体験のスムーズさが3倍違います。マジで。

オチ：結局、Claudeに土下座した話

自動化が完成した日、わたしはClaudeに頭を下げました。

「Claudeさん、お前のせいやと思ってすまんかった」

人にもAIにも、頭を下げ慣れすぎている民泊ホストの素質を、今日も再確認した次第です。ホスト業、謝罪の連続でできています。

続きは本家ブログで

ここまでで「AIが遅いと思ったら自分のせいやった話」の本筋はお伝えしました。

本家ブログ版では、上記に加えて：

• 🐷 とんまよ＆ちめん太の漫才形式のボケツッコミ（noteカット部分の本領）

• 📖 関連書籍「失敗の科学」のレコメンド（今回の教訓と完全一致）

• 🛠 もう少し細かい Apps Script トリガー設定の話

• 💡 Before/After ビジュアル比較表

…も書いています👇

🔗 https://tonmayo.com/passport-auto-save-apps-script/

民泊ホスト1年目のリアル、引き続きそちらで👋