締切を聞くときは、使い始める時刻も聞く

「15時までにお願いします」

提出の締切は分かりました。でも、その資料を14時の会議で使うなら、まだ間に合う予定にはなっていません。

僕が最初に聞きたいのは、使い始める時刻です。

届いた後にも、仕事がある

架空のチームで考えます。会議は15時から。原稿を受け取った後に、確認が二十分、修正が十五分、再確認が五分必要だとします。

15時に届くと、でき上がるのは15時40分。送る時刻を会議に合わせるだけでは、その間にいる人の仕事が消えてしまいます。

逆算した案と、引き受けた予定は別

14時20分は、この条件から作った案です。作る人も、見る人も、その時刻をまだ引き受けていないかもしれません。

確認する人が空くのは14時40分から。それなら、計算どおりには進みません。確認範囲を変えるか、一部を先に渡すか、使う時刻を動かすか。一緒に相談します。

次の依頼で、二つ聞いてみる

「提出したい時刻」と「使い始める時刻」は、同じでしょうか。
受け取った後は、誰が何を確認しますか。

この二つだけでも、締切の前へ置いておきたい仕事が見えてきます。

確認の要らない簡単な連絡にまで、毎回四十分を足さなくて大丈夫です。今回、完成するために必要な動作だけを並べます。