「確認します」と言われた仕事が、二度と帰ってこない。

「確認します」

会社員なら、毎日のように使う言葉だ。

便利である。とても便利である。

何かを聞かれて、すぐに答えられないとき。

「確認します」

判断に迷ったとき。

「確認します」

正直、何を確認すればいいのかも分からないとき。

「確認します」

たった5文字で、あらゆる場面に対応できる。

しかも、仕事をしている感じが出る。

これほど優秀なビジネス用語は、なかなかない。

ただし、一つだけ問題がある。

「確認します」と言われた仕事は、ときどき行方不明になる。

例えば、こんな場面を想像してほしい。

ある企画について、Aさんに相談する。

「この内容で進めて問題ないでしょうか？」

Aさんは答える。

「一度、関係部署に確認します」

数日後、Aさんに聞いてみる。

「先日の件、いかがでしょうか？」

「いま確認中です」

さらに数日後。

「その後、いかがでしょうか？」

「ちょっと確認してみます」

……確認を確認している。

その確認が終わったら、また確認するのだろうか。

仕事が進んでいるのか、確認という名の観光地を周遊しているのか、分からなくなってくる。

もちろん、実際に複雑な調整が必要な仕事もある。

関係者が多ければ、回答まで時間がかかることもあるだろう。

問題は、時間がかかること自体ではない。

何を確認していて、誰の回答を待っていて、いつ判断できるのか。

それが見えないことだ。

私は企業営業の仕事をしているので、社内外のさまざまな人と調整する機会がある。

営業の仕事というと、お客様に提案する場面が注目されがちだ。

でも、実際には社内の関係者と相談し、条件を整理し、判断を積み重ねる時間もかなり多い。

そして、仕事が止まる原因は、必ずしも難しい判断そのものではない。

「誰が、何を、いつまでに判断するのか」が曖昧なまま、話が進んでしまうこと。

これが意外と厄介なのだ。

例えば、会議でこんなやり取りがあったとする。

「この企画、進める方向でいいですよね？」

「そうですね。基本的にはいいと思います」

「では、進めてよろしいでしょうか？」

「念のため確認しておきましょう」

会議終了。

参加者は全員、前向きな雰囲気で席を立つ。

ところが翌週、誰も動いていない。

なぜか。

全員が「誰かが確認してくれている」と思っていたからだ。

会議では誰も反対していない。

でも、誰も決めていない。

全員が賛成したように見えるのに、何も決まっていない会議。

会社員なら、一度くらい見覚えがあるのではないだろうか。

ここで考えたいのが、AIの使い方だ。

私は普段から、AIを使って情報整理や資料作成、企画の検討をしている。

AIに相談すれば、論点を整理したり、確認事項を洗い出したりすることはかなり効率化できる。

例えば、会議の前に、

「この企画を進めるために、判断が必要な事項を整理して」

と依頼する。

すると、検討すべき条件や想定される懸念点を整理できる。

便利だ。

ただ、ここにはAIでも解決できない問題がある。

確認事項を整理することと、誰かが責任を持って判断することは別だからだ。

AIがどれだけ立派な論点整理をしても、最後に人間が、

「では、一度確認します」

と言って終われば、仕事は止まる。

むしろ、確認事項がきれいに整理されたことで、仕事が進んだ気になってしまう可能性すらある。

私は、こういうときこそ、確認という言葉をもう少し具体的にした方がいいと思っている。

例えば、

「関係部署に確認します」

ではなく、

「この条件で対応可能か、商品担当に確認します。木曜日までに回答します」

とする。

あるいは、

「上司に確認します」

ではなく、

「私としては進めたいと考えていますが、予算の承認が必要なので、明日までに上司と調整します」

とする。

これなら、仕事の現在地が分かる。

さらに重要なのは、確認する側だけでなく、依頼する側も工夫できることだ。

「確認をお願いします」

だけで終わらせず、

「今回、判断いただきたいのはAとBのどちらで進めるかです。金曜日までに方向性を決めたいので、難しければ懸念点だけでも教えてください」

と伝える。

確認する内容と期限が具体的になれば、相手も動きやすい。

そして、ここにもう一つ大切なことがある。

確認が終わるまで、すべての仕事を止める必要はない。

Aという条件の確認を待っている間に、Bの資料を準備できるかもしれない。

最終承認を待ちながら、関係者への事前説明を進められるかもしれない。

確認待ちの時間を、単なる待機時間にしない。

これはAIの活用にも通じる考え方だと思う。

AIを使って仕事を速くすることも大切だ。

でも、そもそも仕事がどこで止まっているのか分からなければ、速くする対象すら見えてこない。

資料を作る時間を30分短縮しても、その資料が「確認中」のまま2週間眠っていたら、効果は限定的だろう。

もちろん、慎重な確認が必要な仕事はある。

確認を省略すればいいという話ではない。

むしろ、必要な確認だからこそ、何を確認するのかを明確にしたい。

「確認します」は、仕事を進めるための言葉であって、仕事を止めるための言葉ではないはずだ。

だから私は、何かを確認するとき、できるだけ三つのことを意識したい。

何を確認するのか。誰が確認するのか。いつまでに確認するのか。

この三つが分かるだけで、仕事はずいぶん進めやすくなる。

そして、もう一つ。

確認した結果、どう判断するのか。

そこまで決めて、初めて仕事が前に進む。

さて、今日もどこかの会社で、こんな会話が交わされているかもしれない。

「例の件、どうなりました？」

「確認中です」

「いつ頃分かりそうですか？」

「それも含めて確認します」

……なるほど。

確認することが、確認事項になってしまった。

そろそろ誰かが、確認ではなく決断をしてもいい頃だと思う。