相談の受付から日程調整・Web会議までを自動化した事例

オンライン相談の受付から、日程調整、Web会議の URL の案内、事後のアンケートまでを手作業なしで回すようにした、2020年の自社事例です。2026年9月時点の公式情報で確かめ直し、いま作り直すなら変える点を加えました。要点だけまとめています。詳しくは、エスコーティアのブログの全文版にあります。

手作業のままだと何が起きるか

受付の確認、空き日時の提示、合わなければ再調整、日程確定の連絡、Web会議の用意と URL の送付、アンケートの依頼。受付から日程が決まるまで、長いと数日かかります。お客さまと話す時間以外を、できるだけゼロにしたいと考えました。

自動化した流れ

1. Pardot の Webフォームで受け付け、Salesforce のリードに登録する

2. 日程調整の URL を入れたメールを自動で送る

3. お客さまが日時を選ぶと、Salesforce のカレンダーに予定が入る

4. 予定をきっかけに Zapier で Zoom の会議を作り、URL をメールで送る

5. 相談のあと、アンケートの URL を自動で送る

プログラムを書いた部分はないノーコードの作りで、申し込みが早朝でも夜中でも休日でも、すぐに日程調整まで進むようになりました。

いま作り直すなら

• プロセスビルダーは2025年12月31日でサポートが終わっているため、フローで組む

• Pardot は、いまは Account Engagement という名前

• Zapier で Salesforce のできごとをきっかけに Zoom の会議を作る組み方は、いまも使える

• 当時使った日程調整アプリ「Smart Appointment」は新規の提供を止めている。入れるアプリの更新状況は事前に確かめる

• 複数のサービスをまたぐ自動化は、1つ止まると案内が届かず、気づきにくい。途中で止まった申し込みを見つけられる一覧も用意する

手作業の流れの全体、使った5つの道具の役割、道具ごとの2026年9月時点の状況と作り直し方の表は、全文版にまとめています。

▶ 全文はこちら：相談の受付から日程調整・Web会議までを自動化した事例（株式会社エスコーティア）

エスコーティアは、Salesforce と AI の導入から運用までを支援しています。お問い合わせは escortia.net から。