AIに任せやすいバックオフィスの仕事、任せないほうがいい仕事
「AIを使ってみたいけれど、自分の仕事のどこで使えばいいのかわからない」
在宅でバックオフィスの仕事をしている人から、いちばんよく聞く悩みです。
使い方の講座を見ても、例に出てくるのは企画書やブログ記事ばかり。
請求書や経費精算、スケジュール調整をしている自分の毎日と、うまくつながらない。
今日は、バックオフィスの仕事の中で、AIに任せやすい仕事と、任せないほうがいい仕事を分けてみます。
明日から1つ試せるように、選び方の基準も最後に書きました。
AIに任せやすい仕事
1. 決まった形のメールや連絡文の下書き
請求書を送るときの添え状。
入金が遅れているときの確認の連絡。
日程調整のお願い。
毎回少しずつ違うけれど、言いたいことはだいたい同じ。
こういう文章は、AIに下書きを作らせるのがいちばん簡単です。
「入金予定日を3日過ぎた取引先に、失礼にならない確認のメールを書いて」と頼めば、たたき台はすぐに出てきます。
あとは自分で読んで、相手との関係に合わせて直すだけです。
2. 会議のメモや長いやり取りの整理
打ち合わせのメモを、決まったことと、誰が何をいつまでにやるかに分ける。
長いメールのやり取りから、結局何が決まったのかを抜き出す。
こうした整理も、AIが得意な仕事です。
3. 手順書やマニュアルのたたき台
自分がいつもやっている作業を、ほかの人に引き継ぐための手順書。
ゼロから書こうとすると、なかなか手が進みませんよね。
作業の流れを箇条書きで書いてAIに渡し、「初めての人が読んでもわかる手順書にして」と頼むと、形が整ったたたき台になります。
4. 表の作業を楽にする関数や手順
スプレッドシートで、毎月同じ集計を手作業でしていませんか？
「A列の日付が今月のものだけ、C列の金額を合計したい」とAIに伝えれば、使える関数を教えてくれます。
自分で関数を覚えなくても、表の作業がぐっと楽になります。
任せないほうがいい仕事
1. 金額の計算や、数字の最終確認
AIは、もっともらしい数字を出すことがあります。
でも、その数字が正しいとは限りません。
請求金額や税額、振込の金額は、元のデータと決まった計算方法で確かめる。
AIに出してもらうのは、計算の手順や関数までにしておくのが安全です。
2. お客さまの情報を、そのまま入れること
取引先の名前、口座番号、個人の住所。
こうした情報を、確かめないままAIに入れるのはやめておきましょう。
使っているAIの設定や、クライアントとの約束によっては、入れてはいけない情報があります。
迷うときは、名前や数字を仮のものに置き換えてから使います。
3. 判断や承認が必要なこと
支払いを承認するか。
この経費を認めるか。
取引先にどこまで譲るか。
AIは考える材料を整理してくれます。
でも、最後に決めるのは人です。
ここを任せてしまうと、何かあったときに、誰も理由を説明できなくなります。
最初の1つを選ぶ3つの基準
ここまで読んで、「どれから始めよう」と思った方へ。
最初の1つは、次の3つに当てはまる仕事から選ぶのがおすすめです。
毎週か毎月、くり返している
手順がだいたい決まっている
AIの結果が正しいかどうか、自分で確かめられる
3つめが特に大事です。
自分で正しさを確かめられる仕事なら、AIが間違えても、すぐに気づいて直せます。
今日、もし5分あれば、自分の仕事の中から、この3つに当てはまるものを1つだけ書き出してみてください。
それが、AIに任せる最初の仕事になります。
「質問する」から「任せる」へ
AIの使い方には、段階があります。
最初は、わからないことを聞くだけ。
次に、文章の下書きを作らせる。
慣れてきたら、決まった作業を任せる。
今日書いた「任せやすい仕事」は、この2段めと3段めのあたりです。
この段階を1日1つずつ進める、10日間の無料メール講座を用意しています。
バックオフィスの仕事を例にして、「質問するだけ」から「仕事を任せる」まで、5つの段階で整理しました。
