【Excel初心者向け】事務職が最初に覚えたい基本関数7選｜仕事で使える例付きで解説
こんにちは、ヤマラクです。
事務仕事をしていると、避けて通れないことが多い「Excel」。
「Excelを使っているけど、計算は電卓でやっている」
「関数ってなんだか難しそう……」
「SUMくらいは分かるけど、その先が分からない」
そんな人も多いのではないでしょうか。
Excelにはたくさんの関数がありますが、事務仕事をするために最初から何十種類も覚える必要はありません。
まずは、よく使う基本的な関数をいくつか使えるようになることが大切です。
この記事では、Excel初心者の方に向けて、事務仕事で役立つ基本関数を7つ紹介します。
今回紹介するのは、
SUM・AVERAGE・COUNT・COUNTA・MAX・MIN・IF
の7つです。
難しい専門用語はできるだけ使わず、「実際の仕事ではどう使えるのか？」という視点で解説します。
そもそもExcelの「関数」とは？
関数という言葉を聞くだけで、
「難しそう……」
と感じる人もいるかもしれません。
でも、難しく考える必要はありません。
簡単にいうとExcelの関数は、
「Excelに計算や処理をお願いするための命令」です。
例えば、B2からB10までに入力されている数字を合計したいとします。
電卓を使えば、
100＋200＋150＋300……
と計算できます。
しかしExcelなら、
=SUM(B2:B10)
と入力するだけです。
数字が変更されてもExcelが自動で計算し直してくれます。
つまり、関数を覚える目的は、
難しい計算をすることではなく、自分でやっている作業をExcelにやってもらうこと
です。
この考え方を最初に覚えておくと、関数への苦手意識も少し減ると思います。
まず知っておきたい関数の基本
関数を紹介する前に、最低限覚えておきたいルールがあります。
Excelの関数は基本的に
=関数名(対象)
という形になっています。
例えば、
=SUM(B2:B10)
なら、
「B2からB10までをSUM（合計）してください」
という意味です。
また、
B2:B10
の「：」は、
B2からB10まで
という範囲を表しています。
最初は関数を丸暗記するより、
「この式はExcelに何をお願いしているのか？」
と考えるのがおすすめです。
1．SUM｜数字を合計する
最初に覚えたいのがSUM関数です。
基本形
=SUM(B2:B10)
B2からB10までの数字を合計します。
仕事での使用例
例えば、商品の販売数量が次のようになっているとします。
数量がB2～B6に入力されているなら、
=SUM(B2:B6)
で合計できます。
売上金額、数量、経費、作業時間などを合計するときに使える基本中の基本です。
Excel初心者なら、まずSUMから覚えましょう。
2．AVERAGE｜平均を求める
AVERAGEは、その名前のとおり平均値を求める関数です。
基本形
=AVERAGE(B2:B6)
仕事での使用例
例えば、5日間の売上が、
100,000円
120,000円
90,000円
130,000円
110,000円
だった場合。
AVERAGEを使えば、
1日あたりの平均売上
を簡単に計算できます。
売上だけでなく、
平均単価・平均数量・平均作業時間
などを調べるときにも便利です。
3．COUNT｜数字が入っているセルを数える
COUNTは、指定した範囲の中にある数値が入力されたセルの個数を数える関数です。
基本形
=COUNT(B2:B6)
例えば、
Aさん80、Bさん75、Cさん90、Dさん無し、Eさん85
という表があった場合、COUNTを使うと、
点数が入力されている人数
を数えることができます。
注意したいのは、COUNTは基本的に数字を数える関数ということです。
文字が入力されているセルを数えたい場合は、次のCOUNTAを使います。
4．COUNTA｜入力されているセルを数える
COUNTAは、文字や数字など、何かが入力されているセルの個数を数える関数です。
基本形
=COUNTA(A2:A8)
例えば、A列に参加者の氏名が入力されている場合、
=COUNTA(A2:A8)
とすると、氏名が入力されているセルの数を数えられます。
COUNTとの違い
ここはExcel初心者が混乱しやすいところです。
COUNT → 数字を数える
COUNTA → 文字を含め、入力されているセルを数える
と覚えておけば大丈夫です。
例えば、
「参加者名簿に何人入力されているか」
ならCOUNTAが使いやすいでしょう。
5．MAX｜一番大きな数字を探す
MAXは、指定した範囲の中から最大値を求める関数です。
基本形
=MAX(B2:B8)
例えば、1か月分の売上データから、
「一番売上が高かった日の金額」
を調べる場合に使えます。
大量の数字を目で追って探す必要がなくなります。
6．MIN｜一番小さな数字を探す
MINはMAXの反対で、最小値を求める関数です。
基本形
=MIN(B2:B8)
例えば、
最も売上が少なかった日
最も少ない数量
最も短い作業時間
などを調べることができます。
MAXとMINはセットで覚えてしまうのがおすすめです。
MAX＝最大
MIN＝最小
なので、比較的覚えやすいと思います。
7．IF｜条件によって結果を変える
最後に紹介するのがIF関数です。
今回の7つの中では少し難しく感じるかもしれません。
しかし、事務仕事では非常に便利な関数なので、基本だけでも知っておくと役立ちます。
IFは、
「もし○○だったら△△、そうでなければ□□」
という処理をする関数です。
基本形
=IF(B2>=80,"合格","不合格")
これは、
「B2が80以上なら『合格』、そうでなければ『不合格』と表示してください」
という意味です。
難しそうに見えますが、日本語にすると、
もし（IF）B2が80以上なら → 合格
それ以外なら → 不合格
というだけです。
仕事での使用例
例えば、提出状況を管理する表なら、
「提出済みなら○」
「未提出なら要確認」
など、条件によって表示内容を変えることができます。
IF関数については少し奥が深いため、今後の記事で詳しく紹介したいと思います。
7つの関数をまとめると
今回紹介した関数を一覧にすると、次のようになります。
関数できること使用例SUM合計する売上・数量・経費AVERAGE平均を求める平均売上・平均単価COUNT数字を数える数値入力件数COUNTA入力済みセルを数える人数・回答数MAX最大値を求める最高売上MIN最小値を求める最低売上IF条件で結果を変える合否・確認判定
この表をスクリーンショットなどで保存しておいてもいいでしょう。
最初から7つ全部覚えなくてもOK
ここまで7つ紹介しましたが、
「やっぱり関数って難しい……」
と思った人もいるかもしれません。
そんな場合は、まず、
SUM
だけ使ってみてください。
SUMに慣れたら、
AVERAGE
次に、
COUNT・COUNTA
というように増やしていけば大丈夫です。
私がおすすめする順番は、
SUM
↓
AVERAGE
↓
COUNT・COUNTA
↓
MAX・MIN
↓
IF
です。
最初から複雑な関数を覚えようとするより、実際の仕事で使いながら一つずつ覚えた方が身につきやすいと思います。
Excel関数は「暗記」しなくてもいい
Excel初心者の人に特に伝えたいのが、
関数を全部暗記する必要はない
ということです。
「こういうことができる関数があったな」
くらいに覚えておけば、必要になったときに調べれば大丈夫です。
最近では検索だけでなく、ChatGPTなどの生成AIに、
「ExcelでB2からB10までの平均を出したい」
「80以上なら○、80未満なら×と表示したい」
と質問して、式の作り方を確認する方法もあります。
大切なのは、
関数を何個覚えているかではなく、Excelを使って仕事をどうラクにするか
です。
まとめ｜Excelにできる仕事はExcelに任せよう
今回は、Excel初心者の方におすすめしたい7つの基本関数を紹介しました。
SUM：合計
AVERAGE：平均
COUNT：数字を数える
COUNTA：入力されたセルを数える
MAX：最大値
MIN：最小値
IF：条件によって結果を変える
これだけでも、日常的な事務仕事のさまざまな場面で活用できます。
Excelを使う目的は、難しい関数をたくさん覚えることではありません。
今まで電卓で計算していたことや、目で確認していたことをExcelに任せる。
それだけでも立派な仕事の効率化です。
まずは今日の仕事の中で、SUMを1回使ってみるところから始めてみてください。
できることから、少しずつ。
PCやExcelを上手に使って、毎日の仕事をちょっとラクにしていきましょう。
