「この人に任せておけば大丈夫」が、少し怖い理由

仕事ができる人っていますよね。

判断が早い。取引先との話も全部わかっている。こちらが細かく説明しなくても、だいたい察して進めてくれる。

経営する側からすると、正直かなり助かります。

でも、その人しか仕事の中身を知らなくなったら。

私はそこから少し怖いなと思います。

仕事ができる人ほど、仕事が集まる

これはたぶん、どこの職場でも起きます。

「あの人に聞けばわかる」が増えていって、発注も契約も請求書の確認も、その人が担当するようになる。

別に最初から誰かが悪いことをしようとしているわけではありません。

単純に、その方が早いからです。

小さなクリニックなら、なおさらそうです。院長が診療しながら、広告会社との契約も、システム会社からの請求書も、人材紹介会社への支払いも全部細かく見るなんて、かなりしんどい。

なので「詳しい人に任せる」こと自体は、私は全然悪いと思いません。

問題はその先です。

130万円なら見る。でも13万円が10回なら？

たとえば、知らない会社から突然130万円の請求が来たら、たぶん多くの経営者は一度確認すると思います。

「これ何の費用だっけ？」

となりますよね。

でも13万円ならどうでしょう。

しかも毎月、「システム管理費」「コンサルティング費」「広告関連費」のような、それっぽい名前で上がってくる。

忙しかったら、そのまま承認してしまう人もいると思います。

そして10回払えば同じ130万円です。

私は、不正対策というと「大きなお金をちゃんと見る」というイメージがありましたが、むしろ怖いのは、1件ずつ見ると妙に普通に見える支払いなのかもしれません。

ちなみに請求書って、ちゃんとした会社名とそれっぽい項目が書いてあるだけで、急に本物っぽく見えます。人間、意外と単純です。私も含めて。

「二人で承認」なら安心なのか

じゃあ、ダブルチェックにすればいい。

まあ、そうなります。

ただ、ここにも落とし穴があります。

二人目の人が、

「この人が確認しているなら大丈夫でしょう」

で承認していたら、二人いる意味はあまりありません。

金融庁の内部統制に関する基準でも、権限や職責を適切に分けること、職務の分担を明確にすることが示されています。上場会社の財務報告を念頭に置いた基準ではありますが、この考え方は小さな組織でもかなり参考になります。

大事なのは、承認する人の人数より、

「一人だけで最初から最後まで終わらせられる仕事になっていないか」

だと思います。

発注する。

仕事が終わったことを確認する。

請求書を確認する。

振り込む。

全部同じ人。

これは、その人がどれだけ信用できる人でも、あまりいい形ではありません。

でも、小さな職場でそんな分業できない

ここで現実問題が出てきます。

スタッフ5人のクリニックで、

発注担当、検収担当、経理担当、監査担当……

なんて分けていたら、それだけで一つの会社ができそうです。

なので私は、小さな組織なら完璧に分業しなくてもいいと思っています。

たとえば、

・新しい取引先への初回支払いだけ別の人が見る
・一定額を超えたら院長も確認する
・振込先が変更されたときだけ二人で確認する
・半年に一度、取引先ごとの支払額をまとめて見る

このくらいならできる。

特に最後は結構いいと思っています。

一件一件では普通に見えても、「この会社に半年でこんなに払っていたの？」と並べて初めて気づくことがあります。

不正は「悪い人」がいるから起きるのか

不正について調べていて、私が一番気になった数字があります。

ACFEという不正対策の国際団体がまとめた2024年の報告では、調査された職業上の不正で、最も多かった内部統制上の弱点は「内部統制そのものが不足していた」ケースで32％。さらに「既存の内部統制を無効化した」が19％でした。合わせると半数を超えます。

もちろん海外を含む調査なので、そのまま日本のクリニックに当てはめる数字ではありません。

それでも、

「悪い人を採用しなければ大丈夫」

ではなさそうです。

人を見る目には限界があります。

むしろ、誰が担当しても一人では完結できないようにしておく方が、現実的だと思います。

信用しているからこそ、確認する

ここが少し難しいところです。

長く一緒に働いている人に、

「これから支払いを別の人にも確認してもらいます」

と言ったら、「信用されていないのかな」と思わせるかもしれません。

だから、人でルールを変えない。

Aさんだからチェックするのではなく、新規取引なら誰でもチェックする。50万円以上なら誰でも二人で見る。

そうしておけばいい。

これは経営者を守るだけではありません。

担当している本人にとっても、「自分が勝手にやったわけではない」と証明できる仕組みになります。

私は「信用しているからチェックしない」より、「信用を続けたいからチェックする」の方が好きです。

人を疑わなくて済むように、仕組みの方を少し疑っておく。

たぶん、そのくらいがちょうどいいんだと思います。

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