冥王星に導かれた町内会DX奮闘記 2

アンケートと言えば、今時の主流はwebアンケートです。調査側にとっては集計が簡単にできますし、また回答側にとっても何かの合間に入力してすぐに提出できます。
しかし、ここは古びた体制のまま動いている町内会です。当然のことながら、紙のアンケートを使うことになりました。内容は、「地域福祉についてのアンケート」でした。これは毎年行っている訳ではなさそうです。

拘束される時間を限りなく０ゼロにしたい

「配布」には何の問題もありません。郵便ポストに入れていけば良いだけです。
問題なのは回収方法です。一軒一軒訪ねて行くのは、アンケートのために拘束される時間が増えます。平日だと残業がある日の場合は、時間的に遅すぎて失礼に当たりますし、土日でも、外出などでタイミングの合わない会員様のところには、何度も足を運ぶことになります。これは会費回収の時に経験済みです。
また、アンケートは任意なので、提出しない選択をしている世帯を訪ねるのは、相手側にとっては気持ちの良いものではありません。
それなら、「私の家まで直接アンケート用紙を持ってきてもらうことにしよう」という考えにたどり着きました。

4つの問題点

一見、良いアイデアのように見えたのですが、これには4つも問題があることに気づきました。

〈問題 1〉私の家も不在の時間帯もあり、提出しに来た会員様の無駄足になる可能性もある

〈問題 2〉会員様が個々に私の家を訪れると、それだけ私が拘束される時間が増える

〈問題 3〉アンケートは匿名が基本なので、誰がどういう回答をしたかというのが、分かってしまうため、それを嫌だと思う人もいる

〈問題 4〉アンケートの提出期限を決めてあるにもかかわらず、期限を過ぎても個々に持ってくる場合もあると考えると、いつまで待てば良いのかという状態になり得る

ビジネスモデルを応用する

この4つの問題点を、同時に解決する方法があったのです。
それが、ビジネスモデルの1つである「自分がいなくても回る仕組み」を応用することでした。
月末の定例会合時に受け取る資料と一緒に、このような用紙を回覧板に入れました。

回覧版を出すと同時に、あらかじめ「12月10日からアンケート回収袋を付けた回覧板を回しますので、そちらにお入れください」と書いた付箋を、アンケート一枚一枚に付けて、各世帯の郵便ポストに入れていきました。
その後、12/10に「アンケート回収袋」と書いたA3サイズの封筒だけを挟み（アンケート用紙がA4サイズなので、封筒はA3サイズにしました）、回覧板を出しました。
後は回覧板が戻ってくるまで何もしないで待っていれば良いだけです。

まとめると、私がしたことは(1)と(2)だけです。
時間を気にすることなく、私のタイミングだけでできることです。
後は、回覧板に働いてもらいました。

プランニングは成果に表れる

戻ってきた回覧板を確認したところ、6割も回答してくれていました。町内会へのアンケートの提出の最終締め切りは、1月末の定例会合時でした。
12月の会合時点で、別の組の団塊世代の組長が、アンケートが集まらないと嘆いていて、提出を催促するために、各世帯を回ったほうがいいかどうかという話をしているのが聞こえてきました。
「いかに楽をするか」という視点で、具体的な計画や手順を考えて行動した私に対して、その団塊世代の組長は、無計画で行き当たりばったりの行動を取っていました。プランがあるのとないのとでは結果も変わってきます。私の言う、「いかに楽をするか」というのは、「最小限の労力で物事をこなす」という意味です。

回覧板には、このような使い方もあります。