なぜ部下との話はかみ合わないのか――上司の「期待」を言葉にして渡してみる

部下を持つ管理職751人に聞いた調査が、先月発表された。人材育成の会社シーベースによるものだ。

「部下とのコミュニケーションに困る・悩むことがある」と答えた人は40.9%。40代では48.0%と、ほぼ半分だった。

一方で、同じ調査で、日ごろ部下との対話でしていることを聞くと、いちばん多かったのは「期待する役割・成果・行動をすり合わせる」(56.7%)だった。40代では60.6%にのぼる。

半分以上の人が、期待をすり合わせている。それなのに、半分近くの人が悩んでいる。

このずれは、どこから来るのだろう。

「すり合わせた」つもりでも、言葉になっていないことがある

上司の頭の中には、部下にしてほしいことの形がある。けれど、それを口にするとき、こんな言い方になっていないだろうか。

·       「いい感じにまとめておいて」

·       「もう少し主体的にやってほしい」

·       「いつもの感じでお願い」

上司にとっては、十分に伝えたつもりの言葉だ。けれど部下にとっては、何をどこまでやれば「期待どおり」なのかが、分からないことがある。

話がかみ合わない原因は、話す回数の少なさより、期待の中身が言葉になっていないことにあるのかもしれない。

期待は、「渡す」ものと考える

期待は、心の中で持っているだけでは伝わらない。相手が受け取れる形にして、渡す必要がある。

形にするとは、言葉にすることだ。それも、相手があとで見返しても同じ意味に取れる言葉にすることだ。

期待を言葉にして渡す、3つのステップ

【1 「何のために」を一文で言う】

仕事の目的を一文にする。「来月の会議で、部長が判断できるようにするため」のように。目的が分かると、部下は細かいところを自分で決めやすくなる。

【2 「どうなっていたら合格か」を具体的に言う】

「いい感じに」ではなく、「A4で2枚まで。結論を1行目に書く」のように、出来上がりの姿を具体的に言う。数字や形で言えることは、なるべく数字や形で言う。

【3 「どこまで任せるか」を決めて、伝える】

「表の作り方は任せる。数字は提出前に一緒に見よう」のように、自分で決めていいところと、相談してほしいところを分けて伝える。全部任せるのか、一緒にやるのかが分かると、部下は動きやすくなる。

たとえば、こんな渡し方になる。

「来月の会議で部長が判断できるように、A社とB社の比べた結果をまとめてほしい。A4で2枚まで、結論を1行目に。表の作り方は任せるけど、数字は出す前に一緒に見よう」

渡したあとに、一度だけ確かめる

言葉にして渡したら、最後に「どう受け取ったか」を一度だけ聞く。

「今の話、どんなものを作ればいいと思った?」と聞いて、部下の言葉で言い直してもらう。自分の言ったことと違っていたら、そこで直せばいい。

この一往復があるだけで、「思っていたのと違う」は、ずいぶん減る。

まとめ――「すり合わせ」は、言葉にして渡すところから

半分以上の管理職が期待をすり合わせているのに、半分近くが部下との話に悩んでいる。そのずれは、期待が言葉になって渡っていないところにあるのかもしれない。

何のためにを一文で。合格の形を具体的に。どこまで任せるかを分けて。そして、受け取り方を一度だけ確かめる。

期待は、持っているだけでなく、言葉にして渡す。 次に部下に仕事を頼むとき、この3つを口に出してみてほしい。

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筆者について

研修コンサルタントとして、企業の営業・アテンドを担当しています。上場企業から中小企業まで、業界を問わず幅広い研修に携わり、年間100社規模の研修に営業・アテンドとして関わりながら、年間約100件の研修実績を積んできました。新入社員研修から部長研修まで階層別の研修はもちろん、組織づくりやマネジメントに関するテーマといった、企業がその時々で必要としてきたテーマの研修をほぼ網羅する形で携わってきました。平日の仕事も休日の時間も、どちらも気持ちよく過ごせる工夫を、研修の現場から探し続けていきたいと思っています。

※本記事は個人の見解であり、所属企業の公式見解ではありません。

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