「誰が、いつまでに」を案件の中へ。制作工程を共有するガントチャート【BETA業務アプリ 連載第3回】

前回の記事では、カレンダーに入れた予定を出発点にして、変わらない「案件番号」とGoogle Driveの置き場所を用意する仕組みについて書きました。

案件の土台ができたら、次に動き出すのが実際の制作工程です。

撮影の仕事では、カレンダーを見れば「何月何日に撮影本番があるか」は一目で分かります。
けれど実際の現場では、本番の日だけを押さえておけば仕事が回るわけではありません。

撮影の前にはロケハンや機材の手配、香盤表の作成があり、撮影の後には仮編集、クライアントへの確認出し、MA（音の調整）、そして最終納品といった作業が続いていきます。

「撮影日は分かっているのに、準備や仕上げの締切がいつの間にか迫ってしまう」
「外部のスタッフやクライアントと、どこまで情報を共有すべきか迷う」

今回は、そうした制作途中の作業を案件の中で見渡し、チームや外部パートナーと無理なく共有するための「ガントチャート（工程表）」についてお話しします。

1. カレンダーの予定と、工程表の仕事は何が違うか

カレンダーと工程表は、どちらも「日程」を扱う道具ですが、見ている時間のとらえ方が少し異なります。

カレンダーが得意なのは、「この日のこの時間に撮影がある」「この日の午後に打ち合わせをする」といった、ピンポイントの「点」の予定を把握することです。

一方で、映像制作の作業の多くは「期間」を持った「線」の仕事です。
たとえば「機材手配」なら機材屋への発注から引き取りまでの数日間、「本編編集」なら素材の読み込みから初号試写までの1〜2週間というように、開始日と完了予定日が存在します。

カレンダーのマス目の中にこれらすべての締切や作業期間を書き込もうとすると、予定表が文字で埋め尽くされ、肝心の「今日何をすべきか」が見えなくなってしまいます。

そこで私たちのアプリでは、案件の詳細画面の中にその案件専用の工程表を用意し、制作に関わる作業を期間として並べて管理できるようにしました。

社内全体の人員シフトを全自動で最適化するような大掛かりなシステムではなく、「この案件を無事に終わらせるために、誰が・いつまでに・何を終わらせる必要があるか」をシンプルに可視化することが目的です。

2. 工程を、担当者と日付に分けて並べる

私たちのアプリのガントチャートでは、作業を「大分類」と「小タスク」の2階層で整理できるようにしています。

ここでは説明用の架空の例として、一般的な映像制作の工程を「準備」「撮影」「仕上げ」の3つに分けて考えてみます。

• 準備：ロケハン・構成確認、機材・スタッフ手配

• 撮影：撮影本番、予備日

• 仕上げ：仮編集（オフライン）、試写・修正、MA・本編集、最終納品

それぞれのタスクには「着手日」「完了予定日」「担当者」、そして簡単なメモを登録します。
日付を入力すると、画面右側のカレンダーエリアに日別の横バー（チャート）が自動で描画されます。

ここで現場の使い勝手としてこだわったのが、「担当者の色分け」です。

映像制作には、社内のディレクターだけでなく、外部のカメラマン、照明部、録音部、エディターなど、多様なパートナーが関わります。
案件ごとに担当者を追加して固有の色を設定できるようにし、チャートを見るだけで「青は準備担当」「緑は撮影担当」「オレンジは仕上げ担当」と直感的に役割が分かるようにしました。

また、アプリのアカウントを持っていない外部スタッフの名前も「表示用担当者」として自由に設定できるため、ログイン権限をわざわざ発行しなくても現場の布陣をそのまま反映できます。タスクの並び順も、ドラッグ操作や上下ボタンで感覚的に組み替えられるようにしています。

3. 完了した仕事を隠して、残っている仕事を見る

工程表を作ったものの、次第に見づらくなって放置されてしまう一番の原因は、「終わった作業がずっと画面に残り続けること」です。

制作が進むにつれてタスクの数は増えていきます。過去の終わったタスクがずらりと並んでいると、スクロールする手間が増え、「今まさに進行しているタスク」が埋もれてしまいます。

そのため、私たちのガントチャートでは「完了したタスクをワンクリックで非表示にする」仕組みを取り入れました。

一覧からもカレンダー上からも完了チェックを入れることができ、チェックされたタスクは画面から自然と隠れます。もちろん履歴が消えるわけではなく、確認したいときはいつでも「完了済みを表示」に切り替えて振り返ることができます。

この「普段の画面からノイズを減らし、残っている仕事だけに集中する」という考え方は、連載の第1回でお話ししたダッシュボードや、今後の回で登場する領収書・請求書の一覧画面にも共通する設計思想です。

なお、現場では移動中やロケ先でスマートフォンから進捗を確認することも多くあります。
スマホの小さな画面に無理やり全体を詰め込むと文字が読めなくなってしまうため、画面左側の「タスク名」を固定したまま、右側の日付バーだけを横スクロールできるレイアウトを採用しました。

4. 共有する相手に、工程だけを渡す

制作工程を管理する上で、避けて通れないのが「外部との共有」です。

一緒に動くスタッフやクライアントにも「現在のスケジュール」を共有したい場面は多々あります。しかし、社内の管理画面をそのまま見せるわけにはいきません。
案件の管理画面には、制作工程だけでなく、見積金額やクライアントへの請求予定、スタッフのギャラや立て替えた経費といった「社外秘のお金の話」が紐づいているからです。

そこで私たちのアプリでは、「工程表（ガントチャート）の部分だけを切り出して閲覧できる、限定公開リンク」を発行できるようにしました。

このリンクを発行すると、相手に管理アプリのアカウントを作ってもらう必要なく、URLを伝えるだけで最新の工程表をブラウザで見てもらうことができます。

限定公開の画面には、社内のメモや経費、請求に関する情報は一切表示されません。タスクを勝手に編集されたり削除されたりする心配もなく、安心して関係者へ共有できます。

ただし、URLを知っていれば誰でも開けてしまう状態はセキュリティ上好ましくありません。そのため、任意のパスワードを設定したり、有効期限を設けたり、プロジェクトが終わったらワンクリックで共有リンクを無効化できる運用ルールを設けています。

「相手にログインの手間をかけさせず、見せたい情報だけを安全に切り出す」。この割り切りによって、外部とのスケジュール共有のハードルがぐっと下がりました。

5. Xlsxでも受け取れるようにしておく

クラウド上で最新の工程表を共有できるのは便利ですが、現場のクライアントや制作会社によっては「Excelファイルで手元に控えを残したい」「メールに添付して送ってほしい」という要望も根強くあります。

そうした現場の慣習を無理に否定せず、私たちのアプリでは工程表をいつでも「Excel形式（.xlsx）」でダウンロードできるようにしています。

さらに、アプリ側で工程を更新した際には、第2回で紹介した「Google Driveの案件フォルダ」の中にあるExcelファイルも同じ内容で上書き更新される仕組みを取り入れています。
Google Driveを開けばいつでも最新状態のExcelファイルが手に入るため、わざわざ手動で書き出して保存し直す手間が省けます。

ただし注意が必要なのは、「これは一方通行の出力であり、Excel側で直接編集した内容がアプリへ自動で戻る双方向同期ではない」という点です。
表計算ソフトの自由な編集をアプリへ完璧に逆同期させようとすると、数式の崩れやデータの衝突など予期せぬエラーが多発してしまいます。「入力と更新はアプリで行い、Excelは共有・保存用の閲覧ファイルとして受け取る」という明確な主従関係を持たせています。

制作が動き出すと、次は「書類」が集まり始める

カレンダーの予定から案件が立ち上がり、工程表で「誰が・いつまでに・何をやるか」の足並みが揃う。

こうして現場の制作が本格的に動き出すと、次に必ず発生するのが「紙とデジタルの書類の山」です。

ロケ先で支払ったコインパーキングのレシート、コンビニで買った養生テープの領収書、そしてメールで届く機材レンタル屋からの請求書PDF——。

現場の慌ただしさにかまけてこれらの書類を放置してしまうと、撮影が終わったあとに「このレシートは何の現場の経費だっけ？」「請求書のPDFが見当たらない」という経理の混乱が始まってしまいます。

次回は、現場で発生する領収書やメール添付の書類を迷子にせず、スムーズに案件へつなぎ合わせる「領収書を撮ったあと、迷子にしない。紙とメールを集めて案件へつなぐ」工夫についてお話しします。