【初心者向け】同窓会幹事の完全マニュアル！これより解像度高い記事みたことないです。

「またみんなに会いたい！」という想い一つで、同窓会を企画したのが25歳の時。

その同窓会が好評だったため、30歳の時にも同窓会を行いました。

このブログは、同窓会の幹事になった方向けに、ノウハウをまとめてお伝えすることで、成功をサポートしたいという想いで書きました。

同窓会の幹事になって戸惑っている方は、是非参考に読んでみてください！

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失敗しない同窓会準備の流れ

同窓会準備の全体フロー

同窓会の幹事を集める

1. 同窓会の幹事を集める

2. 会場を予約する

3. 同窓会オープンチャットを作っておく

4. 「同窓会のお知らせ①」を流し、参加予定者を同窓会オープンチャットに誘導する
   「同窓会のお知らせ①」では、開催に寄せたメッセージ、出欠用のGoogleフォーム、会費の設定が必要になります。同級生全員へのリーチを目指して、必要に応じてリマインドしましょう。

5. Googleフォームで「出欠」を確認する

6. 「同窓会のお知らせ②」を準備し、オープンチャットで流す
   「同窓会のお知らせ②」では、参加予定者へのメッセージ、Googleフォーム（出欠の最終確認・アレルギーの有無など）、会費振込先が必要になります。この案内は、参加予定者にリーチすれば十分なので、同窓会オープンチャットで流しましょう。

7. 会費が振り込まれているか、参加者ごとに確認する

8. 会場に人数を報告し、会費を振り込む

9. 同窓会コンテンツの準備をする
   一次会の準備と二次会の準備があります。進行・プログラム企画・景品準備・備品準備などをしておきましょう。

10. 「同窓会のお知らせ③」を同窓会オープンチャットで流す
    「同窓会のお知らせ③」では、開催概要・服装・二次会について連絡します。

11. 同窓会本番！

12. 二次会本番！

13. 【後日】同窓会のお礼と一緒に、写真を共有しよう！

14. 【後日】同窓会幹事で打ち上げ

同時進行で先生へのお知らせなども行う必要がありますが、大まかな流れとして上記のフローを頭に入れておくと、動きやすいと思います。

同窓会の幹事を集める時のポイント

幹事選びのポイント：「幹事を押し付けられた」人を出さない

幹事選びのチェックリスト

私の持論ですが、幹事は「やりたいやつがやった方がいい」です。

「押し付けられた」幹事は、同窓会を楽しめませんよね。

そのため、幹事選出の際は、「本人のやる気」を最重要視していました。

幹事としての心構え：「同窓会に誘われない」人を出さない

私が一番気を付けていたポイントは、「同窓会に誘われなかった人」を極力出さないことです。

卒業して何年も経っていると、なかなか全員に声をかけることは難しいですよね。

ですが、ここは一番の頑張りどころです。

同窓会を開催して、みんなに「良かった」と思ってもらうため、悲しい思いをする人を出さないため、奔走してください！

幹事の役割分担

集まった幹事の人数、やる気、スキルに応じて、無理なく仕事量を割り振るのが重要です。場合によっては兼務になる場合もあるでしょう。

（参考）幹事の役割分担

幹事のファイル共有方法

いちいち集まって会議するのは大変なので、会議もファイル共有も全てオンラインで行いました！

有料エリアの冒頭で、同窓会のプロジェクトシートを公開しますので、よかったら参考にしてくださいね。

幹事で共有していたプロジェクトシート（をテンプレート化したGoogleのスプレッドシート）をまとめています。

同窓会の日程を決める時のポイント

同級生が集まりやすい日程を考える

同窓会の日程は、同級生が集まりやすい日程を考えましょう。

幹事でオンラインミーティングを開き、いつがいいか決めるのがおすすめです。

ちなみに私たちは、25歳の時は年末年始の帰省のタイミング、30歳の時は1月の成人式の3連休を狙って開催しました。

会場を予約する時のポイント

同級生が集まりやすい会場を考える（基本は地元）

同窓会の会場は、同級生が集まりやすい場所にしましょう。

通っていた学校の最寄り駅や沿線で、会場を探します。

宴会のノウハウがある会場を選ぼう（ホテルの宴会場がおすすめ）

ある程度、宴会のノウハウがある会場を選ぶのがおすすめです。

無難なのは、ホテルの宴会場です。

会場選びの際にチェックするポイント

同窓会オープンチャットを作っておく

同窓会の連絡は、はじめは同級生全員にリーチするように流しますが、出欠をとった後は参加予定者のみに流すのがいいでしょう。

そのため、参加予定者には、LINEのオープンチャットに参加してもらいます。

【重要】グループLINEではなく、オープンチャットを作ろう

グループLINEだと、参加者の個別のLINEが簡単に追加できてしまいます。

人によっては、「あの人には私の連絡先を知られたくない・・・」などの事情を抱えていることもありますので、

参加者のプライバシーを守るためにも、「グループLINE」ではなく「オープンチャット」を作ってください。

オープンチャットについての詳細は、以下の記事がわかりやすいです。是非ご確認ください。

https://lpgen.line-scdn.net/openchat/contactnetwork.html

「同窓会のお知らせ①（メッセージ・Googleフォーム・会費の設定）」を流す時のポイント

同窓会のお知らせの第一弾では、以下3点を準備します。

同窓会開催のご案内のメッセージ（コピペ可）

少し表現が堅苦しいかもしれませんが、オフィシャル感を出すためにこのような仕上がりとなりました。

温度感は、幹事で相談して決めてください！

Googleフォーム

必要事項を漏れなく聞けるよう、Googleフォームは慎重に作ってください！　幹事でしっかり確認してくださいね。

会費の設定について

会費の設定は、参加者の集約後でも構いませんが、はじめにご案内しておくと親切です。

確定できない場合も、「〇〇円〜〇〇円の間」など、目安をお伝えできるといいでしょう。

私たちは先生たちを招待したため、同級生からは会費を多めに徴収しました。

景品代、備品代、先生たちの飲食代、二次会の頭金などで赤字が出ないよう、よく考えて会費を設定しましょう。

同級生に周知する時のポイント

とにかく「同窓会に誘われなかった・・・」という人をゼロにするために、一番の頑張りどころです！

周知の流れ

大まかにはこのような流れで周知していきました。

同窓会のお知らせは同級生全員にリーチするよう流しますが、その後のお知らせは同窓会オープンチャットで行います。

Googleフォーム（出欠）のリマインド

Googleフォームの集約までは、同級生全員に周知すべく、グループLINEを活用します。

グループLINEでの呼びかけは、あまりしつこすぎると煙たがられるため、ここぞというタイミングでお知らせを流しましょう。

出席・欠席・保留の状況にかかわらず、「Googleフォームの回収率」にこだわって活動します。

幹事で名簿を共有しながら、未入力者への呼びかけは、個人LINEで行いました。

交流のなかった人からLINEがあると同級生が怯えるため、交流のある人が連絡するようにしました。

名簿の準備

先生に連絡をして、可能であれば同級生の名簿データ（名前のみ）をもらいましょう。

難しいようであれば、卒業アルバムなどを手掛かりにして、同級生の名簿を作成しましょう。

この先は、有料エリアに設定します。
ここまでの内容にご満足いただけていたなら、この先も読み応えがあると思います。
同窓会のプロジェクトシートだけでなく、同窓会の1次会や2次会の準備のポイントも、しっかり解説していますので、よかったらご検討ください！

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