８．アセッサーはインバスケット演習で何を観ているのでしょうか？

インバスケット演習は、簡単に言えばメール処理の演習です。個人の情報処理場面における行動傾向を診断します。
「インバスケット」とは「未決箱」のことです。今ではほとんど見ることはありませんが、昔々、インターネットが存在していなかった時代には、課長（や部長などのいわゆる管理職）のデスクの上には「未決箱」と「既決箱」という２種類のトレイが置いてありました。課長は会議や出張などがあって常に席にいるわけではありません。なので、部下は課長に決裁してほしい案件があると、その書類を課長の「未決箱」に入れておきます。急ぐものは「至急」などと赤で付箋をつけたりします。上司や関係部署の人も、課長に目を通しておいてほしい資料があると課長の「未決箱」にその書類を放り込みます。席に戻ってきた課長は「未決箱」の書類に目を通し、決裁の印鑑を押したり、書類に赤ペンで加筆訂正したりして「既決箱」に入れます。その後、書類を配布する係の人が、頃合いを見計らって課長の「既決箱」から書類を持ち出して該当者に配る、なんていう仕組みがあったのです。中にはそのまま課長のデスクの引き出しにしまい込まれて所在不明、というか無かったことにされる書類もあったりしました・・・。未決箱に書類を入れることをインバスケット、処理が済んで既決箱に書類を入れることをアウトバスケットなどと言っていたのです。
今ではメールやＳＮＳで簡単に書類を送ったり用件を伝えたりできますのでこのような箱は見なくなりましたが、逆に「とりあえず課長にＣＣで送っておこう」などといった不要不急のジャンクメールが大量に発生し、部長ともなると１日に数百件のメールが来てしまうこともあると聞きます。部長クラスの人と話をすると「ＣＣメールは読まない」という人がかなり多い印象があります。「ＣＣで送っておいたからフォローしてくれるだろう」という甘い期待は持たない方がいいかもしれませんね。
さてさて、インバスケット演習でよくある設定としては「ある部署の課長が体調を崩して緊急入院し、長期療養が必要になった。そこであなたが急遽後任の課長に任命された。あなたは異動前の業務の都合で今から２週間程度海外出張にいくことになっており、その出張は予定通り行ってもらう。慌ただしくて申し訳ないが、出発前の２時間で前任者が未処理のまま残している数十件のメールをできる限り処理してもらいたい」といった状況です。「なお海外出張中は誰とも連絡をとれない前提で処理に取り組んでほしい」「これはあなたが新任の課長として取り組む最初の仕事です」といった但し書きが付け加えられることが多いです。
普通の会社であれば、こんなことはまず起こりません。前任者に宛てたメールをなんで私が処理するの？そもそも新任なので仕事の状況もよくわからないし。部下になる人との面識もないし、緊急時は上位代行で部長が対処するのが普通じゃないの？メールでもＳＮＳでも携帯電話でも連絡手段は色々あるのに、出張中に連絡がとれないなんてあり得ない。などと違和感満載の状況設定です。しかし、この状況設定は「個人場面におけるマネジメント能力の傾向性を観る」ために必要な設定なのです。誰とも相談できない状況で、どのように振る舞うのか？自分でやり切ろうとするか、部下を使うのか、上司に頼むのか。慣れない状況でもバシバシと意思決定してさばいていくのか、逆に慎重に情報収集をおこなうのか、細かな調査を依頼するのか、着任後の話し合いに持ち越すのか。先を見越して計画を立てるのか、目の前の事案に取りあえず対処するのか、人の気持ちを優先するのか、とにかくタスク優先なのか、等々、インバスケット演習で観察できるポイントは多岐にわたります。仮にいつでも連絡できる状態であればほとんどの場合は連絡をとってからの対応になってしまいますので、こういった「個人場面での能力の傾向性」の観察が困難になります。「仕事の状況がよく分からない」のはその通りですが、インバスケット演習は専門的なテクニカルスキルは必要としない立て付けになっています。一般的な常識や知識で対処できる内容ですので、入り口のところで立ち止まらず、役割になりきって処理を進めてください。「自分ならこうする」というアウトプットをたくさん出していただければ「個人場面におけるマネジメント能力の傾向性」が大変よく現れる演習になっています。
翌日、インバスケット演習の振り返りをおこなうことが多いですが、受講者同士で処理内容を比べてみるとかなりたくさんの気づきがあります。「同じ時間、同じ演習に取り組んで、こんなに処理に違いがあるのか！」「この案件は重要だとは思わなかったが、最重要案件として処理している人もいるんだ。」「なるほど、そういう観点から見れば確かに大事だな、自分にはそういう見方はなかった・・・。」
この演習で満足いく処理ができなかったとしても、実際の業務には全く影響がないただのシミュレーションです。自分への貴重なフィードバックになりますし、本当に学びの多い面白い演習ですので、ぜひ自分のスタイルを前面に押し出して全力でやってみてください。

※※これ以降は有料記事とさせていただきますが、「このような案件はこのように処理するのがよい」といったいわゆる「模範解答」や「正解」についての記述はありません。あなた自身が課長としてどのようなポジションを取るかによって、アウトプットは大きく変わってくるからです。