工事の原価管理で、請求書を実行予算項目に振り分ける作業をClaude Codeに任せる方法　〜現場で使える、実行予算の覚えさせ方と迷う明細の決め方〜

工事の原価管理において、業者から届いた請求書は、明細ごとに実行予算書のどの予算項目に入れるかを決めているのだが、いまはこの請求書の読み取りと振り分け、業者ごとの請求内訳書づくりを、Claude Codeに任せている。自分が見るのは、決まりに無い明細、宛名などがおかしい請求書、予算を超えた項目と、最後の確認だけになった。月次にかかる自分の手間は、前の2〜3時間から30分かからないくらいになった。

この「どの予算項目に入れるか」を決める作業を、この記事では振り分けと呼んでいる。慣れていない人にはここがいちばん分かりにくいと思うので、先に説明しておく。

実行予算書では、工事を「準備工」「土工」「共通仮設費」「現場管理費」などに分け、その下に「測量機器」「安全費」「機械器具費」のような予算項目を置いて、予算項目ごとに予算額を決めている。毎月、この予算項目ごとに「いくら使ったか、あといくら残っているか」を原価管理表で追う。

いっぽう、業者から届く請求書は、当然ながら、こちらの予算項目に合わせて作られているわけではない。業者は、自分の会社の商品やサービスの並びで請求書を作り、1枚にまとめて送ってくる。機械のレンタル会社の請求書なら、1枚の中に散水車と測量機と、それぞれの搬入費が並んで届く。散水車は「機械器具費」に、測量機は「準備工」の中の「測量機器」に入れる。このように請求書の明細を予算項目に当てはめるのが振り分けで、ここを間違えると、請求書の合計は合っているのに、予算項目ごとの残りが狂う。

これをAIに任せようとすると、最初にぶつかるのが「AIは自分の現場の実行予算書を知らない」ということ。自分の現場では、3月の着工から、何を覚えさせておけば間違えないか、どこで迷うかを積み上げてきた。この記事では、そのやり方を5つに分けて書いている。

この記事が役に立つ人

いちばん役に立つのは、作業所長や現場代理人として、自分の現場の原価を自分で締めている人。次の条件が多く当てはまるほど、そのまま使いやすい。

• 実行予算書がExcelで手元にあり、予算項目ごとに予算額が決まっている

• 月に10社前後の業者から請求書が届き、紙をスキャンしたPDFや、電子請求書のサービスから出したPDFで手元に集まる

• 会社の会計に回す前に、請求書の明細ごとに、予算項目と消費税の扱いを現場で付けている

• Claude Codeを入れたパソコンで、請求書のPDFとExcelを読ませられる（会社の決まりで、請求書をAIに扱わせてよいことを先に確かめてある）

逆に、実行予算を工種ごとの総額でしか持っていない現場だと、振り分ける先の予算項目が無いので、この記事の手順は合わない。そのまま使えるExcelの様式が欲しい人にも向かない。予算書の分け方は会社ごとに違うので、この記事では会社ごとの様式は扱わず、どの会社の予算書でも同じように使えるAIへの覚えさせ方と振り分け方を書いている。

全体の流れ

最初の月にやる準備と、毎月の請求書の処理を合わせると、こういう流れになる。

この記事で書く5つ
1. 実行予算書の予算項目と、業者ごとの振り分け先を覚えさせておく（予算を組んだときの備考と見積書から作る）
2. 迷った明細は、AIに決めさせずに止めて聞かせ、自分が決めたことを書き足していく
3. 請求書を読み取らせたら、合計が請求額と合うかを必ず確かめさせる
4. 業者ごとの請求内訳書を作らせ、振り分けと合計を自分で確かめる
5. 原価管理表への記入もさせ、今月の欄と合計を確かめる

有料部分には、このほかに、覚えさせるファイルの見本、そのまま使える頼み文3本、AIに「ここで止まって聞いて」と言っておく条件も載せている。図は、実際に使っているファイルや表の形を写し、中身は業者が分からないように組み替えた見本にしてある。

この記事では、次の言葉を使う。

• Claude Code：AnthropicのAI「Claude」が、自分のパソコンの中のファイルを、許可した範囲で読んだり作ったりできるようにする道具

• 予算項目：実行予算書のいちばん細かい項目。請求書の明細は、必ずどれかの予算項目に当てはめる

• 原価管理表：予算項目ごとに予算額と残りを並べ、使った金額（税抜）を、4月・5月…と月ごとの欄に書いていくExcelの表

• 請求内訳書：振り分けた結果を、業者ごとにまとめた表。請求書の明細を1行ずつ並べて予算項目を付け、予算項目ごとの小計を出す。Claude Codeに作らせて、自分が確かめる

• 電子請求書：業者が紙でなくWebのサービスで送ってくる請求書

• 手順書（スキル）：仕事ごとのやり方を書いておくファイル。「請求書を整理して」のように頼むと、Claude Codeがその手順で進める

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