「議事録はあるのに、誰も動けない」を防ぐ！ AIで会議後のタスクを整理する

「議事録、共有しました！」

ひと仕事終えた気がする言葉です。でも翌週、「写真って、誰が集めるんでしたっけ？」と聞かれたら、ちょっと切ないですよね。ちゃんと書いたのに！

Web制作の打ち合わせでは、デザインの感想、素材の相談、公開日の話が行ったり来たりします。発言をきれいにまとめても、「誰が、何を、いつまでにするか」が曖昧なままだと、作業には移れません。

今回は、会議メモから決定事項と次の作業を整理する方法を紹介します。AIに渡せるプロンプトも用意しました。

「検討します」と「対応します」は違う

会議では、決定と相談が同じ流れで出てきます。

「写真を変えたいですね」は要望。「来週なら送れると思います」は見込み。どちらも、それだけで作業内容や期限が確定したとは言えません。

ここをまとめて「来週、写真差し替え」と書いてしまうと、素材を送る話が、サイトを更新する約束に変わってしまいます。これは困る！

まずはメモを「決まったこと」「未決のこと」「次にすること」に分けましょう。次の作業には、担当者・期限・何ができれば完了かを添えます。決まっていなければ、そのまま「未確認」で構いません。

短い会話でも、確認することは見つかる

例えば、次のような打ち合わせがあったとします。説明用の架空の会話です。

この会話なら、整理例はこうなります。

• 決定事項：文章は変更しない。

• 要望：採用ページの写真を差し替えたい。

• 未確認：写真の対象箇所・点数、送付担当者、具体的な送付日。

• 次の作業候補：写真候補の送付。担当・期限・送る内容は要確認。

• 更新日：素材を受け取ったあとに相談する。現時点では未定。

「来週中」という見込みは残しますが、勝手に金曜日を締め切りにしません。発言者が、そのまま写真を集める担当者とは限らない点にも注意です。

AIには、根拠も一緒に出してもらう

メモが長いと、この仕分けだけでもひと苦労。そこでAIに下書きを手伝ってもらいます。

会議日と発言者が分かるメモを用意してください。文字起こしを使う場合は、人名や日付の誤りも見直します。入力する情報は、利用環境のルールに合わせて匿名化・削除しましょう。

以下をコピーし、末尾にメモを貼れば試せます。

あなたはWeb制作の進行を支援するアシスタントです。
以下の会議メモから、関係者に確認するための
決定事項と作業一覧の下書きを作ってください。

【出力】
1. 決定事項
2. 要望・提案・未決事項
3. 次の作業と、合意が必要な作業候補
4. 優先して確認する質問（3つ以内）

作業は1件ずつ、次の項目で整理してください。
・何をするか
・担当者
・期限
・完了条件
・先に必要な素材や判断
・確定／要確認の区分
・根拠となる発言の短い引用と発言者

【ルール】
・入力にない担当者、期限、合意を補わない。
・不明な項目は「未確認」とする。
・発言者を自動的に担当者にしない。
・希望、見込み、検討中の話を決定に変えない。
・相対的な日付は元の表現を残す。
  「来週中」などを勝手に具体的な期限にしない。
・必要そうな追加作業は「提案」と明記し、
  会議で決まった作業と分ける。
・発言が食い違う場合は両方を示し、確認事項にする。

【会議日】
ここに日付を入力

【会議メモ】
ここにメモを貼り付ける

「未確認」が出たら、そこが次の質問

AIの出力を見て空欄が多いと、埋めたくなるかもしれません。でも、入力にない情報をもっともらしく埋めると、あとで認識がずれます。

先ほどの例なら、まず先方にこう確認できます。

回答が来たら、担当者と合意した期限を一覧に反映します。素材の受領日と、サイトの更新日は別々に記録。受け取り次第すぐ公開できるとは限らないので、制作側の確認時間も相談しましょう。

AIが示した引用も、元のメモと照合します。前後の条件が抜けていないか、相談中の話を決定にしていないか。ここまで確認してから共有すると安心です。

次の会議で、1件だけ試してみる

会議の終わりに、「次は誰が何をするか」を1件だけ読み上げてみてください。その場で確認できれば、あとから聞き直す手間も減らせます。

会議後は、合意できた作業を普段のタスク管理に移し、元の議事録へのリンクも残します。資料の中に眠らせず、担当者が日々見る場所に置くところまでがセットです。

立派な議事録を作れた日は、少し達成感がありますよね。そこに「明日、何をすればいいか分かる」が加われば、もっと使いやすくなるはず。次の打ち合わせで、ぜひ試してみてください！

参考：Atlassian「Meeting minutes template for teams」 — 決定事項と、担当者・期限を含む作業の記録を参考にしています。会話例・整理例・プロンプトは本記事用に作成したもので、実行結果ではありません。

Web制作で使えるAIの活用方法を、X（@ai_webdir_lab）でも発信しています。