GmailのAI Inboxは管理者が止められない前に、社内へ出した4行のお知らせ
平日の朝、メールを開く前に、Google Workspaceの更新情報を流し読みしていて、手が止まった。GmailにAI Inboxという機能が来る、と書かれている。
そして、その投稿の中に、一文だけ短い英語があった。「There is no admin control for this feature.」
情報システム部の自分が、管理画面から止められない。これは、使う人の側から先に質問が来る型の機能だと思った。
結論から書くと、今の日本の会社にはほぼ届かない
先に、結論を整理しておく。この機能は、管理者が止められない。ただし、今は米国のユーザーで、言語が英語（米国）のときだけ使える、と書かれている。
日本語の設定で使っている社員が大半の会社は、当面は画面に出ない可能性が高い。ここは私の読みで、公式が日本のことを書いているわけではない。
今は、米国のユーザーで言語が英語（米国）の人だけが対象
では、何もしなくていいか。私はそうは思わなかった。理由を、3つ書く。
理由1：言語を英語にしている社員は、会社に必ずいる
私の会社にも、海外の拠点とやり取りするために、Gmailの言語を英語にしている社員がいる。
「米国のユーザー」という条件が、アカウントの国で決まるのか、ほかの条件で決まるのかは、投稿の文面だけでは判断できなかった。ここは、断定しない。
分からないことを分からないと伝えるのは、情シスの大事な仕事だ。「たぶん出ない」とだけ言うと、出たときに信用を失う。
理由2：機能の中身が、メールの要約に近い
AI Inboxは、メールのやり取りから、やること、成果物、期限を抜き出す「提案されたやること」と、複数のメッセージにまたがる議論や決定、状況の変化をまとめる「追いつくべきトピック」の2つで構成されている。
メールの中身を読んで要約する機能だ。だから、社内のメールの扱いについての社内規程と、重なる部分がある。
規程を読み直すと、AIでメールを要約することについての記述が、私の会社には無かった。管理者が止められない機能が来るなら、規程のほうに、先に追記が要るかもしれない。
理由3：展開の日程が、2つに分かれている
展開は、利用者に早く届けるドメイン（ラピッドリリース）と、予定に沿って届けるドメイン（スケジュールドリリース）で日程が違う。
前者は、10月12日から段階的に始まっていて、見えるようになるまで最大15日かかる。後者は、10月26日から始まり、同じく最大15日かかる。
どちらの設定にしているかを、私はその場で言えなかった。管理画面で確認して、スケジュールドリリースだと分かった。つまり、うちの会社に最初に届くのは、早くても10月26日以降になる。
うちはスケジュールドリリース。届くのは10月26日以降
4行のお知らせを、先に社内に出した
管理者が止められない機能への備えは、止める作業ではなく、伝える作業になる。私が社内に出したのは、次の4行だ。
- 何が来るか：Gmailに、やることと話題の要約を出す機能が来る可能性がある
- 今の対象：米国のユーザーで言語が英語（米国）の人が対象と、Googleは書いている
- 管理者の対応：管理者がオフにするスイッチは無い
- お願い：要約を仕事の判断に使う前に、元のメールを自分で確認する
4行目が、いちばん大事だと思っている。要約はメールを読む手間を減らすが、読み間違いのリスクは、要約を使う人に残る。
ChatGPTには、お知らせの言い回しだけ整えてもらった
4行の文面は、ChatGPTに整えてもらった。渡したのは、上の4行の要点だけだ。社員名や、実際のメールの内容は入れていない。
返ってきた文面は、丁寧で読みやすかった。ただ、「安全に使えます」という一文が足されていた。Googleの投稿には、安全性について書かれていない。人が確認して、その一文を削った。
AIは文面を整えるのが速い。ただ、書かれていない保証が混ざることがあるので、人が確認する。この作業で、お知らせの作成は、2時間ほどかかっていたところが40分で済んだ。時間を作れた分で、社内規程の読み直しに回せた。
評価の話：先に伝えた人として覚えられた
お知らせを出した翌週、営業部の課長から声をかけられた。「英語設定の部下が、Gmailの新しい画面を見つけたと言っていた。先に連絡をもらっていて助かった」。
上司にも報告すると、「止められないものほど、先に知らせるのが仕事だ」と言われた。上司に認められた、と感じた瞬間だった。
収入が上がったとまでは言えない。評価が給与に響くかは、会社の制度や上司によるし、個人差もある。ただ、止められない機能の話を、止められない情シスがどう扱うかは、会社員として見られる場面だと思う。業務の安全を先に分けて考える姿勢は、評価された場面の理由に挙げられることがある。
Googleの仕組みを、仕事の側から知るために1冊読んだ
この件で気づいたのは、Googleの機能の追加を、私は管理画面の側からしか見ていなかったことだ。利用者がGmailやドキュメントでAIを使うと、仕事のどこが変わるのか。説明できる材料が薄かった。
Googleのツールを、利用者の仕事の場面から知り直したくなった。
池田朋弘さんによるGeminiの実務活用書で、Google Workspaceとの連携やNotebookLMの使い方を軸に解説している本だ。Workspaceを日常的に使う人が、AIを仕事に取り入れる具体策を学べる、という紹介を見て選んだ。
選んだ理由は、Gmailを含むWorkspaceの中でAIを使う話が軸になっていて、今回のように「Gmailに来たAI機能を利用者にどう説明するか」という悩みに近いと思ったからだ。ChatGPT全般の本では、Workspaceの文脈が薄くなる。
読んだのは、お知らせを出した週末だ。翌週から、社員に聞かれたとき、「Gmailの中でAIを使う人は、こういう場面で使っているようです」と一言添えられるようになった。聞かれてから答えるまでの時間が、半日から30分ほどに縮まった。今回のAI Inboxそのものは、この本の主題ではないと思う。
今日やるなら、自社のリリース設定を確かめる
今日やるなら、まず自社のGoogle Workspaceのリリース設定を確認する。見るのは1つの画面だけでいい。
- 最初に：管理画面で、自社がラピッドかスケジュールドのどちらかを確認する
- 次に：メールをAIで要約することについて、社内規程に記述があるかを探す
- 最後に：「要約を使う前に元のメールを確認する」の1行を、お知らせの案に入れる
お知らせの案は、ChatGPT（https://chat.openai.com）を開く。次のプロンプトを使う：「GmailのAI Inboxについて、社員向けのお知らせを4行で書く。管理者がオフにするスイッチは無い、今は米国のユーザーで言語が英語（米国）の人が対象、要約を使う前に元のメールを確認してほしい、の3点を必ず入れる。安全の保証は書かない」。
社員名やメールの内容は貼らず、社内ルールを確認してから使う。
出た案は、投稿に無い保証が混ざっていないか、人が確認する。
利用者への説明の材料がほしいなら、読むのは『Gemini 最強のAI仕事術』の1冊だけでいい。価格を見て、今日は買うかどうかを決めるところまででいい。
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『企画書をAIで「構成から」作る設計：白紙の30分を、骨子と肉付けに分ける手順』
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