社内イベントの幹事で、いちばん大切なのは「何のためにやるか」

こんにちは、utsukuです。スタートアップで採用と総務を担当しています。

年末が近づくと、忘年会や社内イベントの準備が始まる会社も多いと思います。少人数の会社では、総務や人事が幹事を担当することも少なくありません。今日は、社内イベントの幹事でいちばん大切だと思うことを書いてみます。

「毎年やっているから」だと、誰も楽しくない

社内イベントが「毎年やっているから」という理由だけで開かれていると、参加する側も幹事も、どこか義務のように感じてしまいます。

「今年入ったメンバーと、既存のメンバーが話せるきっかけをつくりたい」「一年頑張ったことをみんなで振り返りたい」。そんな目的がひとつあるだけで、イベントの中身はずいぶん変わります。

目的があると、決めることが楽になる

目的が決まっていると、場所や内容も決めやすくなります。たとえば、「部署を超えて話すきっかけをつくりたい」なら、席を部署ごとに分けない、簡単な自己紹介の時間をつくる、といった工夫が自然と浮かんできます。

逆に、目的がないままだと、「お店はどこがいいか」「何をやるか」をそのたびに迷ってしまいます。

「参加しない人」への配慮も

もうひとつ大切にしたいのは、参加しない人への配慮です。家庭の事情、体調、お酒の場が苦手など、参加しない理由は人それぞれです。

「参加は任意です」とはっきり伝えること。時間帯や形式を工夫して、より多くの人が参加しやすい形を考えること。そういう配慮があると、参加する人もしない人も、気持ちよく過ごせるように思います。

おわりに

社内イベントの幹事は、地味な準備の積み重ねです。でも、「何のためにやるか」を大切にすると、その準備にも意味が生まれてきます。

企画書と段取り表、案内文のテンプレートは、「【テンプレ付き】歓迎会・社内イベントの企画書｜少人数の会社でも回せる段取りと案内文」の記事にまとめています。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。