修正版を送るとき、何て書く？｜直した場所が伝わる短いメモ

「修正しました。ご確認お願いします。」

直した原稿を送り直すとき、この一文で手が止まることはありませんか。

短い連絡で十分な場面もあります。ただ、いくつか直した場所があるなら、相手が原稿を開く前に「何が変わったか」を添えておくと、確認の手がかりになります。

今日は、修正の依頼を受けた後の話です。書き直した内容を、短いメモにして返す方法をまとめます。

■ まず「依頼されたこと」と「実際に直したこと」を並べる

以下は練習用の架空例です。僕が受けた仕事や、実際の依頼主とのやり取りではありません。

店舗紹介文の初稿に、こんな修正依頼が届いたとします。

・店名を「ひだまり雑貨店」に統一してほしい
・営業時間を「11時〜18時」に直してほしい
・根拠を確認できない「駅から徒歩3分」は削除してほしい

先に原稿を直し、その後で依頼と照らし合わせます。メモだけを「対応済み」にして、本文が古いままにならないようにします。

見直すときは、例えば次のように整理できます。

【店名】本文全体を確認し、指定の表記に統一した。
【営業時間】店舗情報欄の記載を、指定の時間に修正した。
【アクセス】紹介文の「駅から徒歩3分」を削除した。

「全部直しました」とまとめる前に、一つずつ確かめるためのメモです。まだ直していない項目があれば、ここで残ります。

■ 送るときは、見る場所と変更内容をセットにする

上の3点を実際に反映し、指定されたテキスト形式で提出する場合の文例です。ファイル名は説明用の例なので、相手の指定があればそちらを優先します。

お世話になっております。
店舗紹介文の修正版をお送りします。
添付：店舗紹介_修正版02.txt

今回、以下の3点を反映しました。
・本文全体：店名を「ひだまり雑貨店」に統一
・店舗情報欄：営業時間を「11時〜18時」に修正
・紹介文：「駅から徒歩3分」の記載を削除

修正内容がご意図と合っているか、ご確認をお願いいたします。認識の違いがありましたら、該当箇所とご希望をお知らせください。
よろしくお願いいたします。

大げさな説明を足す必要はありません。「場所」と「変えた内容」が分かれば、相手が確認する出発点になります。

ファイルを分けず同じ文書を更新する案件なら、添付の行を、合意した文書名や提出先の案内に置き換えてください。送る形式や場所を、例文に合わせて変える必要はありません。

■ 迷った箇所まで、直したことにしない

例えば「もう少し明るい雰囲気に」と頼まれて、何を変えるか判断がつかない場合。そのまま「ご希望どおりに修正済みです」と言い切ると、認識の違いが残ってしまいます。

作業前に、例えばこう確認します。

「『明るい雰囲気』について、語尾を柔らかくする方向と、内容に楽しさを加える方向のどちらをイメージされていますか。参考になる表現があれば教えていただけますと幸いです。」

自分の誤字を直すことと、依頼範囲を超える新しい作業も分けて考えます。追加の作業が必要なら、着手前に範囲や日程などを相談します。

送付後の確認期限や修正回数を、このメモで勝手に増減させることもしません。すでに決めた条件に合わせます。

■ 最後は、送る原稿とメモを照らす

送信前に、今回添付するファイルや文書を開き直します。

・古い版ではなく、今回直した原稿か
・メモに書いた変更が、本文に反映されているか
・確認が必要な点を、対応済みにしていないか

共有文書の場合は、合意した相手が確認できる範囲で共有します。開けるようにするために、非公開の原稿を無条件で一般公開する必要はありません。

今日はここまでできれば十分です。修正版に「どこを、どう直したか」を添えてみてください。

■ 修正以外の連絡文でも迷う方へ

今回の例は、このまま無料で使えます。自分が実際に直した内容に置き換えてください。

応募、質問、進捗報告、納品、条件が合わないときのお断りまで、場面ごとの文章の土台が必要な方には「応募する文章40選」を用意しています。

無料部分は基本の5文例。有料部分は残り35文例に加え、ChatGPT用の応募文プロンプトと送信前チェックを収録しています。必要な場面があるか、まず無料部分から確認してください。

https://note.com/29832194ara/n/n0f0a5feeae82

文章を丁寧に飾る前に、直した事実を短く伝える。次に修正版を返すときの、小さな準備にしてもらえたらうれしいです。