「リスト作って！」と頼まれただけなのに、勝手に点検報告アプリまで作ってしまった話｜ChatGPTとつくる業務改善

こんにちは、iです。

最近、AIを使って「これ、もっと便利にできないかな？」と思ったものを、どんどん形にしています。

今回の始まりは、本当にちょっとした依頼でした。

それだけです。

アプリを作ってほしいとも言われていません。

システム化してほしいとも言われていません。

普通なら、Excelやスプレッドシートに得意先を並べて、

「できました！」

で終わる仕事だったと思います。

でも、リストを作りながら思いました。

「……これ、リストだけ作って終わるの、もったいなくない？」

そこから、勝手に話を大きくしていきました。笑

最初につくったのは、普通の得意先リスト

依頼された内容を整理して、まずは得意先の一覧を作りました。

担当者、区分、得意先、提案できそうな案件、概算金額、緊急度、確認事項など。

さらに、

「いつ訪問するのか」
「誰にアポを取るのか」
「設備は何年経っているのか」
「見積金額はいくらか」
「未訪問→ヒアリング→現調→見積→受注のどこまで進んでいるか」

といった情報まで管理できれば、単なるリストではなく、営業案件を動かすための表になる。

ここまでは、まだ「ちょっと気の利いたリスト」です。

でも、ここでさらに考えました。

「カルテを作成」ボタンがあったら面白くない？

得意先の一覧を見ながら、

「このお客様の設備状況を、そのままカルテにできたら便利そう」

と思いました。

だったら、

「カルテを作成」

というボタンを押すと、そのお客様専用の入力画面が開くようにしたらいい。

現場で設備を確認しながら、

区分、設置箇所、機器品番、現在の状況、判定、備考・推奨事項などを入力していく。

さらに、

「どうせなら、その場で写真も登録できた方がいい」

となりました。

ここから完全に、最初の「リスト作って！」という依頼を飛び越え始めます。笑

iPadを持って、そのまま現場で点検できるように

今回意識したのは、

「実際に現場で使えるか？」

ということでした。

パソコンの前でしか使えないシステムではなく、iPadやスマートフォンでも入力できるようにします。

お客様を選ぶ。

点検者を入力する。

設備の状態を書く。

判定を選ぶ。

そして、その場で設備の写真を撮る。

もちろん、すでに撮影してある写真を選ぶこともできます。

しかも写真は2枚固定ではありません。

最初は2枚の入力欄を表示しておいて、

「＋写真を追加」

を押せば、何枚でも追加できるようにしました。

写真には「写真名」と「メモ」も付けられる

写真を登録できるだけでも便利なのですが、それだけだと後から見たときに、

「これ、何の写真だっけ？」

となる可能性があります。

そこで写真1枚ごとに、

写真名
写真メモ

も入力できるようにしました。

例えば、

「室外機 全景」

「配管接続部」

「銘板」

と名前を付ける。

さらに、

「配管接続部に腐食あり。経過観察を推奨」

などのメモも残せます。

これなら、写真そのものが点検記録になります。

そして「PDFを作成」を押すと……

ここまで来たら、もう一歩やりたくなりました。

入力した内容を、

そのままお客様に提出できる点検報告書にしたい。

そこで、

「お客様提出用PDFを作成」

というボタンを付けました。

ボタンを押すと、入力した内容から自動的に報告書を作ります。

表紙には、

「〇〇株式会社　御中」

のようにお客様名を表示。

中央に、

「点検報告書」

そして、提出日、点検者、総合判定などを掲載します。

次のページには「診断チェックシート」。

さらに、それぞれの設備について、

区分、設置箇所、機器品番、判定、点検状況、備考・推奨事項をまとめます。

そして現場で撮影した写真も、写真名とメモ付きで大きく掲載。

写真が増えれば、自動的に続きのページも作られます。

デザインも途中で何度も修正しました。

最初は少し色を使っていましたが、

「お客様に紙で提出するなら、白と黒を基調にした方が見やすい」

と思い直しました。

最終的には、白地に黒文字、罫線、必要最低限の薄いグレー。

派手なデザインではなく、ちゃんとお客様に渡せる報告書を目指しました。

データはスプレッドシートに残る

今回、データベースとして使っているのはGoogleスプレッドシートです。

得意先一覧。

点検報告書。

点検明細。

点検写真。

といった形で情報が残っていきます。

写真そのものはGoogle Driveに保存。

さらに、完成したPDFもGoogle Driveに保存されます。

つまり、

現場で入力 → 写真登録 → データ保存 → PDF作成

までが、一つにつながりました。

……そもそも「リスト作って！」だったよね？

完成したところで、改めて最初を振り返ると面白いです。

依頼されたのは、

「リスト作って！」

だけでした。

それなのに、

「営業案件として管理できたら便利では？」

↓

「お客様ごとにカルテを作れたら？」

↓

「現場でiPadから入力できたら？」

↓

「写真も撮れたら？」

↓

「写真に名前とメモを付けたら？」

↓

「そのままPDFになったら？」

↓

設備点検報告システム完成。

……完全に勝手に作っています。笑

でも、最近AIを使っていて面白いと感じるのは、まさにここです。

AIで変わったのは「作れるもの」より「考え方」かもしれない

以前だったら、

「こういうシステムがあったら便利だな」

と思っても、

「でも、アプリなんて作れないしな」

で終わっていたと思います。

今は違います。

「あったら便利」→「じゃあ作ってみよう」

に変わりました。

今回も、ChatGPTと相談しながら、Google Apps ScriptとHTMLを使って少しずつ形にしていきました。

私は、最初から全部のコードを書けるわけではありません。

それでも、

「ここに写真を追加したい」

「PDFの写真をもっと大きくしたい」

「お客様名を中央にしたい」

「黒塗りはやめたい」

「写真に名前とメモを付けたい」

と、完成形を考えながらAIに伝えていく。

すると、少しずつシステムが育っていきます。

これがものすごく面白い。

「頼まれたものを作る」から、「あったらいいものを作る」へ

今回、自分の中で一番面白かったのは、アプリそのものよりも、

「頼まれたもの以上のものを、自分の判断で作ってみた」

というところかもしれません。

もちろん仕事なので、何でも勝手に変えればいいという話ではありません。

でも、

「この作業の本当の目的は何だろう？」

「ここまでできたら、もっと便利なんじゃないか？」

と考える。

そして、思いついたら小さく作ってみる。

AIがあることで、この**「試しに作ってみる」までの距離がものすごく短くなった**気がします。

リストを作るだけだった仕事が、気づけば一つの業務アプリになりました。

こういうことを、これからもっとやってみたい。

仕事の中にある、

「これ、ちょっと面倒だな」

「こうなったら便利なのにな」

を見つけて、その場で形にしてみる。

もしかするとこれからは、

「アプリを作る人」になる必要はなくて、「こうだったらいいのに」を見つけられる人が、自分でアプリまで作れる時代

なのかもしれません。

今回も、最初から完成形が見えていたわけではありません。

ただ、

「リストだけじゃ、もったいないな」

から始まりました。

次は何を勝手に作ろうかな。笑

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