【WorkBuddy·基础入门】第 8 篇 ：从材料到汇报：用 WorkBuddy 制作第一份 PPT
1. 这篇能学到什么
你将学会从一句话、Word、Excel 和 PDF 生成 PPT；先确定受众、目标、大纲和页数；使用 PPT 技能；选择图表和视觉素材；逐页修改；检查文字溢出、内容重复与数据错误。重要 PPT 建议用 Plan，因为方向错一页，常常会连带十页返工。
完成本篇后，你能够：
- 判断“一句话生成”适合草稿还是正式汇报；
- 从 Word、Excel、PDF 中提取适合放进 PPT 的材料；
- 用“受众、目标、场景、时长、行动”定义汇报任务；
- 使用 Plan 先审大纲、数据来源和视觉方案；
- 设计 8～12 页、每页任务明确的页面结构；
- 正确启用和调用 PPT 技能；
- 判断哪些内容适合文字、图表、流程图、时间线或图片；
- 使用“指定页码 + 指定问题 + 不动其它页”的方式逐页修改；
- 从内容、数据、版式和放映四个层面验收演示文稿。
本篇学习路线
| ① 盘点材料 | ② 定义汇报 | ③ Plan 规划 | ④ 审逐页大纲 | ⑤ 生成 PPT | ⑥ 逐页修改 | ⑦ 整套验收 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 找到可信事实 | 给谁看、为了什么 | 先定结构与来源 | 一页一个任务 | 技能完成制作 | 精确修改问题页 | 内容、数据、版式、放映 |
图 1：PPT 先确定“给谁看、看完做什么”，再谈页面和视觉。
2. 最终会得到什么成果
完成 项目阶段汇报.pptx，比例 16:9，共 10 页。练习场景为：向公司管理层做 8 分钟项目阶段汇报，说明已完成工作、关键数据、主要风险，并请求确认下月优先事项。
| 页码 | 页面 | 唯一任务 | 推荐视觉 | 主要来源 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 封面 | 说明项目、阶段和日期 | 简洁标题 + 项目相关主视觉 | 报告基本信息 |
| 2 | 执行摘要 | 先给三条最重要结论 | 结论列表或重点数字 | Word 报告 + Excel |
| 3 | 阶段进展 | 说明从盘点到验收完成了什么 | 里程碑时间线 | 项目报告阶段成果 |
| 4 | 数据治理结果 | 说明原始、重复、唯一和待补录 | 关键数字 + 质量说明 | Excel 使用说明/质量页 |
| 5 | 总量与渠道 | 说明销售额总计和渠道结构 | 关键指标 + 柱状图 | Excel 透视分析 |
| 6 | 地区分析 | 比较已知地区并披露空地区 | 横向条形图 + 待确认说明 | Excel 地区汇总 |
| 7 | 产品分析 | 比较产品销售额结构 | 横向条形图 | Excel 产品汇总 |
| 8 | 主要风险 | 说明数据缺失和样本边界 | 两项风险与影响 | 项目报告/PDF |
| 9 | 下一步计划 | 明确行动、负责人和时间 | 时间线或行动表 | Markdown 待办 |
| 10 | 待确认与决策请求 | 告诉管理层需要决定什么 | 决策清单 | 待确认问题清单 |
最终成果不只是 .pptx 文件，还应包括：
第八篇实例资料-管理层项目阶段汇报/
├── 00-输入材料/
├── 01-视觉规范/
├── 02-中间结果/材料提取表.md
├── 02-中间结果/PPT逐页大纲.md
├── 03-正式成果/项目阶段汇报.pptx
└── 03-正式成果/逐页预览/
3. 开始前要准备什么
你可以复用第六篇的文档处理方法和第七篇的已验收 Excel，但不要把业务背景不同的报告和表格直接拼成一场正式汇报。本篇完整案例统一为“销售数据治理与经营分析试点”，所有项目说明、销售数字、风险和行动都围绕同一背景编写。
本文已经准备了一套可直接实操的完整资料：第八篇实例资料-管理层项目阶段汇报。它包含项目阶段报告、已验收 Excel、管理层会前关注问题 PDF、视觉规范，以及单独存放的教师参考大纲、验收表和参考 PPT。
本案例原先缺少哪些资料
| 缺少内容 | 不补会发生什么 | 本次补充文件 |
|---|---|---|
| 统一业务背景的阶段报告 | PPT 只有数字，没有项目进展、风险和行动 | 项目阶段工作报告.md |
| 可追溯的正式数字底稿 | 图表数字只能手填或猜测 | 销售分析报告.xlsx |
| 受众、时长和决策目标 | 大纲容易变成通用项目介绍 | 汇报任务说明.md |
| 管理层关注点和材料边界 | 不知道哪些内容该强调、哪些不能下结论 | 管理层会前关注问题.pdf |
| 字体、颜色、比例和来源规范 | 每次生成的页面风格与验收标准不一致 | 项目汇报视觉规范.md |
其中，基础练习真正不可缺少的是任务说明、项目报告和 Excel；PDF 与视觉规范用于让“多材料提取”和“正式汇报验收”更完整。
推荐输入材料
| 输入 | 提供什么 | 不应直接怎么用 |
|---|---|---|
| 项目阶段工作报告.md | 背景、进展、问题、计划 | 不要整段复制到页面 |
| 销售分析报告.xlsx | 已核对数字、汇总、图表和口径 | 不重新估算或手抄改数 |
| 管理层会前关注问题.pdf | 听众关心的问题和材料边界 | 不把关注问题误写成已确认结论 |
PPT 品牌模板 .pptx | 比例、字体、颜色、版式 | 不保留示例公司名和旧数据 |
| 项目图片 | 产品、现场、成果等真实画面 | 不用无关装饰图替代事实 |
开始前的十项检查
- 输入材料均为已验收或脱敏副本；
- Word/PDF 中的关键事实能够追溯；
- Excel 的数据口径和总计已经确认；
- 已明确汇报对象和决策权限；
- 已明确汇报目的，不只是“介绍项目”；
- 已明确时长和大致页数；
- 已明确哪些内容不能公开；
- 品牌模板中的旧内容已准备清理；
- 工作空间只包含本次材料和成果目录；
- 当前为默认权限，重要 PPT 使用 Plan。
图 2：先准备可信材料，PPT 才不会变成凭空编写。
4. 必要概念
4.1 从一句话生成 PPT：可以，但先知道它适合什么
“做一份项目汇报”只能得到通用内容；“面向管理层，用 10 页说明阶段成果、差距和下月资源请求，数据来自指定 Excel”才有可验收目标。一句话可以启动草案，但重要汇报必须补齐受众、目的、时长、来源和行动要求。
一句话生成适合：内部头脑风暴、快速看结构、制作无敏感数据的初步草案、探索视觉方向。不适合直接交付：管理层决策、客户提案、财务汇报、投标材料和含正式数据的演示。
三种指令的差别
| 指令 | WorkBuddy 能知道什么 | 可能结果 |
|---|---|---|
| 做一个项目 PPT | 只有主题 | 通用、空泛、不可验收 |
| 做一个 10 页项目阶段汇报 | 主题和页数 | 结构稍清楚，仍不知受众与事实 |
| 面向管理层，8 分钟，用指定报告和 Excel，说明成果、风险并请求确认资源 | 受众、时长、来源、目标和行动 | 可以先产生可审阅大纲 |
一个简单练习：把“做一份销售 PPT”改写为：
面向区域销售负责人，制作 8 页、6 分钟的 9 月销售复盘。
数据只来自“销售分析报告.xlsx”，目标是说明地区差异、数据质量问题和 10 月三项行动。
先给逐页大纲，不生成 PPT。
4.2 从 Word、Excel、PDF 提取材料
PPT 不是原材料的压缩包，而是为听众重新组织的信息。提取时使用“观点—证据—来源—状态”四列：
图 3：Word 提供解释，Excel 提供已核对数字，PDF 提供原始证据，PPT 把三者组织成面向听众的表达。
| 候选观点 | 证据 | 来源 | 状态 |
|---|---|---|---|
| 三项核心功能进入测试 | 功能清单和测试状态 | Word 报告，第 3 节 | 已核对 |
| 总销售额为 10560 元 | 清洗后唯一记录汇总 | Excel，使用说明/汇总页 | 已核对 |
| 地区分析仍有数据缺口 | 1440 元地区为空 | Excel，数据质量问题 | 已核对 |
| 响应慢由服务器容量不足导致 | 材料没有因果证据 | 无 | 不可使用 |
Word 提取什么
优先提取背景、目标、结论、问题、行动和已经写明的解释。长段落先压缩成一句结论，再选一到三条证据，不要直接复制整段。
Excel 提取什么
优先引用已验收汇总页、透视表和口径说明。数字应保留单位、时间范围和限制。例如不能只写“10560”，应写“9 月 1～6 日总销售额 10560 元”。
PDF 提取什么
可以提取已复核的反馈、表格和页面截图。扫描 PDF 或 OCR 文字必须回原页核对。引用截图时裁掉无关区域，保留页码或来源说明。
4.3 为什么重要 PPT 应该使用 Plan
PPT 是强结构成果。受众、故事线、页数或数据口径一旦错，后续视觉加工越多，返工越贵。Plan 让你先审：每页讲什么、引用什么、用什么图、希望听众记住什么。
Plan 阶段至少审六项：
- 输入材料是否完整、可信；
- 汇报对象和目标是否明确；
- 故事线是否先结论后证据；
- 每页是否有唯一任务；
- 数据和视觉来源是否可追溯；
- 最终如何渲染、逐页修改和验收。
Agent、Plan、Ask 在 PPT 任务中的用法
| 模式 | 适合任务 | 示例 |
|---|---|---|
| Ask | 讨论故事线、比较两种结构 | “管理层和客户版应该有什么差别？” |
| Plan | 正式 PPT、多材料、数据敏感 | 先出逐页方案，确认后生成 |
| Agent | 修改一页明确问题或快速草稿 | “只改第 6 页标题，不动其它页” |
重要 PPT 使用 Plan，不代表每一次小修改都重新规划整套。大纲确认后的局部修正可以直接执行，但仍要限定页码和范围。
4.4 怎样确定受众和汇报目标
先填写“五问卡”：
| 问题 | 本练习答案 |
|---|---|
| 谁来看 | 公司管理层 |
| 已经知道什么 | 知道项目背景，不了解本阶段细节 |
| 最关心什么 | 成果、风险、资源和时间 |
| 看完要做什么 | 确认下月优先事项和资源安排 |
| 现场限制 | 8 分钟汇报，可能只看电子版 |
“介绍项目进展”不是足够清楚的目标，因为它没有说明听众看完要做什么。可以改成：“用已验收数据说明阶段成果和两个主要风险，请管理层确认下月优先事项。”
同一材料面向不同受众，页面会变化：
| 受众 | 应突出 | 应减少 |
|---|---|---|
| 管理层 | 结论、风险、资源、决策 | 具体操作过程 |
| 项目团队 | 任务、负责人、依赖、截止日期 | 大段背景 |
| 客户 | 价值、可见成果、后续安排 | 内部争议和敏感细节 |
| 新员工 | 背景、流程、术语解释 | 只给结论不解释 |
4.5 大纲、页面结构和页数
一套 10 页 PPT 不是十篇小作文。建议采用三段式故事线：
图 4：先告诉听众结论，再用事实证明，最后明确风险、行动和需要作出的决定。
开场：为什么现在汇报、最重要结论是什么（1～3 页）
主体：进展和数据说明了什么（4～6 页）
收束：问题、风险、下一步和决策请求（7～10 页）
页数怎样估算
页数不是越多越专业。可以按讲述时间估算：
| 汇报时长 | 建议页数 | 说明 |
|---|---|---|
| 3 分钟 | 3～5 页 | 只讲一个核心结论和行动 |
| 5 分钟 | 5～7 页 | 适合简短复盘 |
| 8～10 分钟 | 8～12 页 | 本篇练习范围 |
| 20 分钟 | 15～25 页 | 需根据互动和内容密度调整 |
封面、过渡页和问答页也占用时间。读表格和解释图表通常比展示标题页更慢，因此不能机械使用“一分钟一页”。
一页的基本结构
一页通常包含：结论式标题、主要视觉、少量解释、数据来源。标题“地区销售分析”只说明主题；“华东销售额领先，但 1440 元数据仍缺地区”才表达结论和限制。
4.6 一页只承担一个主要任务
一页只承担一个主要任务
| 页面类型 | 主要任务 | 常见错误 |
|---|---|---|
| 执行摘要 | 先给结论 | 堆背景，没有结论 |
| 数据页 | 用图表证明观点 | 只有图，没有一句结论 |
| 风险页 | 说明影响和动作 | 只列问题，不给负责人 |
| 计划页 | 明确下一步 | 没有时间和验收标准 |
判断一页是否过载，可以问：如果只让听众记住一句话，应该记住什么？如果你需要回答三句话，可能要拆页。
页面文字不等于讲稿。页面只保留帮助听众理解的内容，详细解释可以放入演讲者备注或单独讲稿。不要为了“信息完整”把 Word 报告缩小后塞进 PPT。
4.7 PPT 技能做什么
PPT 技能负责创建、编辑、排版、渲染和检查演示文稿。它不能替你决定数据是否正确，也不能从模糊目标中自动知道领导最关心什么。
技能可能帮助完成：建立页面、应用布局和模板、插入图表和图片、统一字体颜色、渲染预览、发现部分溢出或重叠。你仍要负责：事实来源、故事线、品牌授权、图片版权、业务口径和最终放映验收。
“已安装”“已启用”“已调用”要分开：技能市场中存在不代表当前任务会使用；启用后也要在指令中明确要求；最终通过 .pptx、预览图和检查记录验收。
4.8 图表与视觉素材
视觉素材要回答问题，不是填空白：
| 内容关系 | 推荐视觉 | 示例 |
|---|---|---|
| 时间先后 | 时间线 | 项目里程碑 |
| 流程步骤 | 流程图 | 客诉处理流程 |
| 类别比较 | 柱状图/条形图 | 各地区销售额 |
| 趋势变化 | 折线图 | 每周完成率 |
| 少量指标 | 直接数字 + 简短说明 | 总销售额、通过率 |
| 风险优先级 | 风险矩阵或分级表 | 概率 × 影响 |
| 实际成果 | 清晰截图或照片 | 产品界面、项目现场 |
不要把表格截图当图表；不要重新手工输入 Excel 数字；不要使用与项目无关的装饰性图片；不要用模糊、裁切过度或看不清真实内容的素材。若图片涉及客户、人员或内部系统，必须脱敏并确认使用权限。
图表从哪里来
优先使用第七篇已经验收的 Excel 汇总和图表。如果需要在 PPT 中重新绘制，也要引用同一数据区域和口径，并与 Excel 对照。图表标题必须包含指标和结论，单位、时间范围、数据来源不能缺。
4.9 怎样逐页修改
逐页修改的公式：页码 + 现状问题 + 保留内容 + 修改动作 + 不动范围 + 验收方式。
模糊指令：“第 6 页不好看，优化一下。”
清楚指令：
只修改第 6 页。当前问题是标题没有结论、图表绘图区过小、右侧说明重复。
保留原始数据和整体风格；标题改为结论句，删除重复说明，放大图表，并补数据来源。
其它页面不要修改。完成后只重新展示第 6 页和整套缩略图。
4.10 怎样检查溢出、重复和数据错误
图 5：内容、数据、版式和放映必须分别验收，任何一层有问题都不能只靠“看起来不错”通过。
| 问题 | 怎样发现 | 怎样修正 |
|---|---|---|
| 文字溢出 | 渲染预览、放映、检查边界 | 删减、拆页、换布局，不盲目缩小字号 |
| 内容重复 | 阅读逐页标题和缩略图 | 合并相同观点，删掉弱页面 |
| 数据错误 | 与 Excel 来源逐项对照 | 回到唯一数据底稿，不手改答案 |
| 元素遮挡 | 查看每页预览和边缘 | 调整位置、留白或层级 |
| 模板残留 | 搜索旧项目名、示例数字 | 清理母版、页脚和占位符 |
| 图片失真 | 100% 查看与放映 | 替换清晰原图，避免拉伸 |
5. 手把手操作
本篇练习按十步进行。前六步只做材料、任务卡和逐页方案，不生成 .pptx；确认逐页大纲后，第七步才开始制作。
准备工作空间 → 启用 PPT 技能 → 盘点材料 → 定义受众与目标
→ Plan 生成逐页大纲 → 审核大纲 → 生成第一版
→ 整套缩略图检查 → 逐页修改 → 放映与数据验收
第一步：准备独立工作空间
第八篇实例资料-管理层项目阶段汇报/
├── 00-输入材料/
│ ├── 汇报任务说明.md
│ ├── 项目阶段工作报告.md
│ ├── 销售分析报告.xlsx
│ └── 管理层会前关注问题.pdf
├── 01-视觉规范/项目汇报视觉规范.md
├── 02-中间结果/
└── 03-正式成果/
02-中间结果 用于保存材料清单、候选观点和逐页大纲。输入和视觉规范只读，最终文件保存到 03-正式成果。首次练习不要读取 99-教师参考。使用均衡模型、Plan 和默认权限；材料非常长或冲突较多时再考虑极致档。
本步提示词：
请把“第八篇实例资料-管理层项目阶段汇报”作为本次任务的工作空间。
本步只检查目录和操作边界，不读取材料内容，也不生成或修改文件。请确认以下目录存在：
1. 00-输入材料
2. 01-视觉规范
3. 02-中间结果
4. 03-正式成果
后续只读取“00-输入材料”和“01-视觉规范”；这两个目录必须保持只读。中间结果写入“02-中间结果”，最终成果写入“03-正式成果”。
请列出实际看到的目录和文件，并复述读写边界。完成后暂停，等我确认。
图 6：PPT 和原材料分目录保存，避免模板或报告被覆盖
第二步：启用 PPT 技能并确认 Plan
从任务输入区选择 PPT 技能，确认技能显示在当前任务中；再开启 Plan。这里至少有三个独立状态：模型档位、工作模式、PPT 技能，不要把“启用技能”误认为“已经开启 Plan”。
本步提示词：
请在当前任务中启用 PPT 技能，并使用 Plan 模式规划这次管理层阶段汇报。
现在只输出执行计划，不创建 PPT。计划必须包含：材料盘点、事实与数字来源核对、汇报任务卡、10 页逐页大纲、大纲审核、第一版 PPT、整套缩略图检查、逐页修改、数据一致性审计和放映验收。
请为每个阶段写明输入、输出文件、需要我确认的事项和停止点。原始材料只读，中间结果保存到“02-中间结果”，最终成果保存到“03-正式成果”。完成计划后暂停，等我确认。
图 7：重要 PPT 先审大纲，再生成文件
第三步：盘点输入材料
先让 WorkBuddy 只输出材料清单：文件名、页数/工作表、能提供什么、哪些事实已核对、哪些内容不能直接使用。
| 材料 | 预期提取 | 必须避免 |
|---|---|---|
| 项目阶段工作报告 | 背景、进展、风险、行动 | 把整段正文搬上页面 |
| 销售分析报告 | 总计、地区/产品汇总、口径、质量问题 | 重新估算或忽略空值 |
| 用户反馈、原始证据、页面图片 | 未核对 OCR 就引用 | |
| PPT 模板 | 母版、字体、颜色和版式 | 保留示例数字、旧项目名 |
本步提示词：
计划已确认。请只读取以下材料：
- 00-输入材料/汇报任务说明.md
- 00-输入材料/项目阶段工作报告.md
- 00-输入材料/销售分析报告.xlsx
- 00-输入材料/管理层会前关注问题.pdf
- 01-视觉规范/项目汇报视觉规范.md
不要创建 PPT，也不要修改任何输入文件。
请逐个文件盘点：文件类型、页数或工作表、可用观点、支持证据、精确来源位置、核对状态、不能直接使用的内容和读取风险。Excel 数字必须以已验收工作表为准；PDF 的关注问题不能当成既定结论；没有来源的数字不得进入候选材料。
把结果保存为“02-中间结果/材料盘点.md”。同时建立“观点-证据-来源-状态”表，并列出所有冲突、缺失信息和待确认项。完成后暂停，等我确认。
图 8：材料盘点先确认“能用什么”，而不是直接开始排版
第四步：填写汇报任务卡
把受众、目标、场景、时长和行动写成一张任务卡：
受众：公司管理层
目标：说明阶段成果和两项主要风险，请求确认下月优先事项
场景：会议室现场汇报，同时发送电子版
时长：8 分钟
页数：10 页
比例：16:9
必须使用：已验收 Excel 总销售额、地区差异、数据质量问题
禁止：无来源数字、推测原因、客户隐私、模板示例数据
本步提示词：
请根据“00-输入材料/汇报任务说明.md”和材料盘点，生成“02-中间结果/汇报任务卡.md”。本步不生成逐页大纲，也不创建 PPT。
任务卡必须写明：受众、受众已知内容、最关心的问题、汇报目标、希望听众采取的行动、会议场景、时长、总页数、页面比例、必须出现、禁止出现、数据唯一来源和仍待确认的问题。
请明确复述：受众为公司管理层，时长 8 分钟，总页数 10 页且包含封面，比例 16:9；销售数字只能来自“销售分析报告.xlsx”；现有数据只覆盖 6 天；10 月行动尚待管理层确认。生成后暂停，等我确认任务卡。
图 9：先让 WorkBuddy 复述任务，确认它理解的是同一场汇报
第五步：让 Plan 生成逐页大纲
每一页至少写出：页码、结论式标题、页面任务、关键内容、数据或事实来源、视觉形式、讲述时间、待确认项。只列“封面、目录、数据分析”不算合格大纲。
本步提示词：
汇报任务卡已确认。请使用 Plan，根据“02-中间结果/材料盘点.md”和“02-中间结果/汇报任务卡.md”生成“02-中间结果/10页逐页大纲.md”。本步仍不要创建 PPT。
大纲严格为 10 页。每页必须列出：页码、标题、本页唯一任务、关键内容、数据或事实来源、建议视觉形式、预计讲述时间、待确认项。第 2 页先给管理层结论；第 5 至 7 页使用 Excel 已验收数据；第 8 页说明两项风险；第 9 页写行动、负责人、时间和验收；第 10 页提出具体决策请求。
请检查页面是否重复、总讲述时间是否不超过 8 分钟、每个数字是否有来源、1440 元地区待确认是否被披露。生成后暂停，只展示大纲和自检结果，等我逐页确认。
图 10：大纲不仅列标题，还要写清每页证据和作用
第六步：逐页审核大纲
使用下面的“大纲八问”：
- 第 2 页是否直接给出最重要结论？
- 每页是否只有一个主要任务？
- 标题是主题词还是结论句？
- 第 5、6 页数字是否注明 Excel 工作表来源？
- 第 7、8 页是否重复讲同一问题？
- 第 9 页是否包含行动、负责人、时间和验收？
- 第 10 页是否明确需要谁决定什么？
- 所有待确认信息是否没有被写成既定事实？
大纲不合格时只修改方案，不急着生成 PPT。示例回复：
计划暂不确认。请修改三点：
1. 第 2 页改为三条结论式摘要；
2. 第 5、6 页都有地区数据，请合并重复内容，第 6 页改为产品分析；
3. 第 10 页补充需要管理层确认的具体事项。
修改后重新展示逐页大纲，不生成 PPT。
本步提示词：
请审计“02-中间结果/10页逐页大纲.md”，暂时不要创建 PPT。
逐页检查：第 2 页是否先给结论；每页是否只有一个主要任务；标题是否准确；第 5 至 7 页是否注明 Excel 工作表；第 7、8 页是否重复；第 9 页是否包含负责人、时间和验收标准；第 10 页是否明确需要管理层确认什么；所有待确认信息是否仍标为待确认。
另外核对总讲述时间、事实来源和视觉形式。把问题按“必须修改、建议修改、可以保留”分类。若需要修改，只更新大纲并重新展示修改前后差异；完成后暂停，等我明确回复“大纲确认”。
第七步：生成第一版 PPT
确认大纲后再允许 WorkBuddy 生成 03-正式成果/项目阶段汇报-v1.pptx。若有模板，先清理旧项目名、示例数字、旧页脚和占位图，再应用版式。
第一版目标是“内容和结构正确”，不要立即追求所有动画和装饰。要求生成后同时提供完整文件路径、实际页数和逐页预览。
本步提示词：
大纲确认。请使用 PPT 技能，根据已确认的 10 页大纲创建“03-正式成果/项目阶段汇报-v1.pptx”。
严格遵守“01-视觉规范/项目汇报视觉规范.md”：16:9，共 10 页；标题和正文保持投影可读；第 5 至 7 页使用可编辑原生图表；第 9 页使用可编辑行动表；数据页显示时间、单位和来源；第 6 页必须披露另有 1440 元地区待确认。
所有销售数字只引用“00-输入材料/销售分析报告.xlsx”，不得重新估算或使用无来源数字。10 月行动保持“待确认”状态。生成后逐页渲染到“03-正式成果/逐页预览-v1”，报告完整文件路径、实际页数、每页标题和生成时发现的问题。完成后暂停，不要自行进入第二轮美化。
图 11：聊天中显示完成后，还要确认真正生成了可打开的 PPT 文件
第八步：先看整套缩略图
把 10 页缩略图放在同一画面检查：页面节奏是否忽密忽空；是否连续使用完全相同布局；颜色和字体是否统一；第 5、6 页是否重复；有没有异常空白页。
本步提示词：
请检查“03-正式成果/项目阶段汇报-v1.pptx”，本步只诊断，不修改文件。
先生成 10 页整套缩略图，再逐页列出：页面任务、文字密度、主要视觉、是否与前后页重复、字体和颜色是否一致、是否存在异常空白、图表是否可读、来源是否可见。
重点检查第 5 至 7 页是否分别承担渠道、地区和产品分析，没有重复讲同一数据；第 8 至 10 页是否形成风险、行动、决策的清楚收束。把诊断保存为“02-中间结果/整套缩略图检查-v1.md”，按严重程度列出需要逐页修改的页面。完成后暂停，等我选择修改项。
图 12：先看整套节奏，再进入单页精修
第九步：按页码逐页修改
每次写清四件事：只改哪一页、存在什么问题、修改成什么、哪些内容不能动。
| 模糊要求 | 更好的要求 |
|---|---|
| 第 6 页好看一点 | 第 6 页改成横向柱状图，保留原数据和标题，不改其它页 |
| 字少一点 | 第 7 页保留三项最高风险，每项只留事实、影响和动作 |
| 数据不对 | 第 5 页总销售额改为引用 Excel“地区汇总”已验收总计，不手填 |
| 全部统一 | 只统一标题字体和页脚，其它布局不变 |
每次修改后重新渲染问题页；修改多页后再看整套缩略图，防止局部修复破坏整体一致性。
本步提示词：
请根据已确认的修改清单，只修改指定页面，并另存为“03-正式成果/项目阶段汇报-v2.pptx”，不要覆盖 v1。
本轮示例范围：
1. 只检查并优化第 6 页地区图表，保留华东 3720、华南 2760、华北 2640 和待确认 1440，任何数字不得改变；
2. 标题必须同时表达“华东领先”和“1440 元待确认”；
3. 放大图表绘图区，保证分类、数值、单位和来源可读；
4. 其它页面的文字、数据、配色和布局不要改。
修改后只重新渲染第 6 页，并提供修改前后对比；再检查整套缩略图是否出现连带变化。完成后暂停，等我确认是否继续修改其它页。
图 13：逐页修改要限定范围，避免修一页时整套版式被重做
第十步：检查溢出、重复、数据和放映
内容和数字先核对，再检查版式，最后实际放映。至少抽查：执行摘要的一条结论、两项关键数字、图表总计、一个日期、一位负责人和最后的决策请求。
本步提示词：
请对最终版 PPT 做四层验收，先报告问题，再修复并另存为“03-正式成果/项目阶段汇报-最终版.pptx”。不得覆盖前面的版本。
第一层内容：检查 10 页故事线、页面重复、执行摘要、两项风险、三项行动和三项决策请求。
第二层数据：提取 PPT 中全部数字、日期、排名和比例，与“销售分析报告.xlsx”和“项目阶段工作报告.md”逐条对照。必须核对 12、1、11、10560、9120、1440、6360、4200、5880、4680。
第三层版式：逐页检查文字溢出、对象遮挡、异常换行、图表标签、单位、来源、页码、字体替换和空白页。
第四层放映：实际按 16:9 从头播放，检查图表、表格和页面切换，并估算能否在 8 分钟内讲完。
把数据对照保存为“02-中间结果/PPT数据对照表.md”，把最终结果保存为“03-正式成果/最终验收记录.md”。完成后报告最终文件路径、实际页数、修复项和仍需人工确认的问题。
图 14：编辑视图正常不等于放映正常，必须实际播放检查
6. 可直接照抄的指令
完整练习指令
请使用 Plan 模式和 PPT 技能，根据“汇报任务说明.md”“项目阶段工作报告.md”“销售分析报告.xlsx”和“管理层会前关注问题.pdf”制作管理层项目阶段汇报。
受众：公司管理层；时长：8 分钟；目标：说明阶段成果、主要差距，并请求确认下月优先事项；页数：10 页；比例：16:9。
第一阶段只输出逐页大纲。每页包括：页码、标题、唯一核心观点、引用的来源文件/工作表、建议视觉形式、预计讲述时间。先结论后证据，不生成 PPT，等我确认。
确认后新建“项目阶段汇报.pptx”。优先使用 Excel 已核对汇总数据；没有来源的数字不使用；缺失信息写“待确认”；模板中的示例数据不得保留。文字以投影可读为准，避免大段正文。
完成后导出或展示逐页预览，检查文字溢出、遮挡、重复内容、空白页、图表单位、来源和数据一致性，并给出逐页检查清单。
逐页修改示例：
只修改第 6 页：保留原始数据和整体风格，把标题改成结论式标题；删除重复段落；放大图表绘图区；在右下角补充数据来源。其它页面不要改。修改后重新展示第 6 页。
一句话快速草案
请用 PPT 技能为“新员工办公安全培训”生成一份 6 页内部草案，用于讨论结构，不作为正式发布版本。先列每页标题和一句核心内容，确认后再生成；不使用真实员工或公司数据。
只盘点 Word、Excel 和 PDF
只读取“00-输入材料”，不要生成 PPT。列出每个文件的页数或工作表、候选观点、支持证据、来源位置、核对状态和不能直接使用的内容。
Excel 只引用已验收汇总和口径；PDF 扫描页标记 OCR 风险；找不到来源的数字不得进入候选材料。
生成汇报任务卡
请先帮助我明确：受众、他们已知什么、最关心什么、汇报目标、听众看完要做什么、会议场景、时长、页数、必须出现和禁止出现的内容。信息不足时标记待确认，不要自行假设。
只生成逐页大纲
根据已确认任务卡生成 10 页大纲。每页列出：页码、结论式标题、唯一任务、关键内容、数据或事实来源、视觉形式、预计讲述时间和待确认项。
检查页面重复、总讲述时间、先结论后证据和最后的决策请求。确认前不要创建 PPT。
图表专项修改
只规划第 5、6 页图表。第 5 页使用 Excel 已验收总销售额；第 6 页使用“地区汇总”的已知地区数据。注明时间范围、人民币单位和来源，并说明另有 1440 元地区待确认。不要重新计算或手填替代 Excel 结果。
整套检查
请检查整套 PPT，暂不修改。逐页列出：标题、主要观点、文字溢出、对象遮挡、字体与颜色、图表单位、数据来源、与其它页重复、待确认项。再给出按严重程度排序的修改清单，等我确认。
数据一致性审计
提取 PPT 中全部数字、日期、排名和比例，与“销售分析报告.xlsx”和“项目阶段工作报告”逐条对照。输出：页码、PPT 数值、来源文件/工作表、来源数值、是否一致、处理建议。没有来源的数字标记为错误，不要自行补来源。
生成讲稿
在不修改 PPT 的前提下，为 10 页分别生成 30～60 秒讲稿。讲稿可以解释页面，但不得新增事实；总时长控制在 8 分钟，在需要管理层决定的地方标记“决策点”。
7. WorkBuddy 会怎样执行
读取材料 → 提取可用事实 → 确认受众与目标 → 生成逐页大纲
→ 用户确认 → 创建 PPT → 渲染整套预览 → 检查重复与溢出
→ 逐页修改 → 放映验收
| 阶段 | 应看到的结果 | 你确认什么 | 不应发生 |
|---|---|---|---|
| 材料盘点 | 观点、证据、来源、状态 | 文件是否读全 | 直接生成 PPT |
| 汇报定义 | 受众、目标、时长、行动 | 是否符合真实会议 | 自行猜受众 |
| Plan 大纲 | 逐页标题、任务、来源、视觉 | 故事线和页数 | 未确认就排版 |
| 第一版 | .pptx、页数、路径、预览 | 文件能否打开 | 覆盖模板或输入 |
| 逐页修改 | 指定页前后对比 | 问题是否解决 | 整套无关改动 |
| 最终验收 | 内容、数据、版式、放映报告 | 是否可以交付 | 只说“已完成” |
出现以下情况应暂停：没读 Excel 就写数字；大纲没有受众和决策目标；两页表达相同结论；模板残留旧项目；图片来源不清；为塞文字持续缩小字号；数据页没有单位或来源；局部修改影响其它页面；生成后没有预览或文件打不开。
8. 结果验收
- 8～12 页，符合约定时长；
- 每页有一个清楚观点，没有大段报告原文；
- Excel 图表数字与源工作表一致；
- Word/PDF 事实能追溯，未知内容标待确认；
- 缩略图中没有连续重复页面；
- 文字、图表、页码和来源不重叠、不越界；
- 图表有标题、单位和必要图例；
- 封面、目录式结构、结尾行动要求完整；
- 在放映模式逐页查看；
- 文件可在 PowerPoint 或兼容软件正常打开。
第一层：内容与故事线
- 受众、目标和决策请求与任务卡一致；
- 第 2 页在一分钟内能讲清最重要结论；
- 每页只有一个主要任务，标题尽量表达结论；
- 背景不过长，风险和行动没有被挤到最后；
- 页面之间没有重复观点；
- 最后一页明确需要谁确认什么；
- 待确认内容没有写成正式决定。
第二层：数据与事实
- 每个数字有 Excel 工作表或报告来源；
- 时间范围、币种、单位和统计口径完整；
- 总计、分项、排名和占比与 Excel 一致；
- 1440 元地区待确认没有被隐藏；
- OCR 文字和 PDF 表格已回原页核对；
- 没有用“预计、计划”冒充“完成”；
- 图片、引用和第三方素材来源清楚。
第三层：版式与可读性
- 所有对象在 16:9 页面边界内；
- 标题、正文、图表和页脚没有重叠；
- 字号投影可读，没有为塞内容过度缩小；
- 字体、颜色、页码和来源格式统一；
- 图表绘图区足够大，标签不被截断；
- 图片清晰、比例正常，没有拉伸；
- 没有异常空白页，模板占位符已清除。
第四层：真实放映
- 在 PowerPoint 或兼容软件中从头播放；
- 动画和切换顺序正确，不影响理解；
- 字体没有替换导致换行或溢出；
- 视频、音频或链接如有，均能使用；
- 8 分钟内能讲完，并为关键页留出解释时间；
- 电子版和现场投影都能看清；
- 关闭后重新打开文件，内容仍完整。
逐页验收记录可以使用：
| 页码 | 内容正确 | 数据一致 | 无溢出遮挡 | 无重复 | 来源完整 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 是 | 不适用 | 是 | 是 | 是 | 通过 |
| 2 | 待核对 | 是 | 是 | 是 | 是 | 修改后复查 |
| … | … | … | … | … | … | … |
9. 常见问题
| 现象 | 修正 |
|---|---|
| 每页都是一堆字 | 要求每页一个观点，正文转讲稿或删减 |
| 画面漂亮但不知在说什么 | 标题改成结论句，视觉必须支撑结论 |
| 图表数字与 Excel 不同 | 禁止重新估算，指定来源工作表和单元格 |
| 页面重复 | 用缩略图审故事线，合并同一观点 |
| 文字溢出 | 减少内容、拆页或换布局，不盲目缩小字号 |
| 模板残留示例 | 要求扫描占位符、旧公司名和示例数字 |
一句话生成的 PPT 很空泛
缺的通常不是更强模型，而是受众、目标、来源和行动。补齐任务卡，切到 Plan，重新生成大纲；不要在空泛结构上继续美化。
Word 内容几乎整段复制到页面
要求先提取“观点—证据—来源”，每页只留一句结论和必要证据。详细解释放讲稿或备注，不要只缩小字号。
Excel 图表和 PPT 数字不一致
检查 PPT 是否引用已验收汇总，还是重新计算、手填或使用旧版本。以 Excel 口径为底稿建立数字对照表，不直接改成记忆中的数字。
图表有数据，但看不出结论
把标题改成结论句，减少无关系列，突出关键比较，并补单位、时间和限制。图表类型不合适时应换图，不要只改颜色。
页面文字溢出
依次尝试删除重复、缩短句子、调整布局、拆页。字号调整放在最后，且必须保持投影可读；修复后重新渲染该页。
局部修改后整套风格变了
明确页码、允许变化和禁止变化，例如“只改第 6 页图表，其它页面、母版和配色不变”。修改后比较版本和整套缩略图。
图片模糊或被拉伸
使用清晰原图并保持宽高比。图表优先从数据生成，而不是截取低清图片；素材使用权不明确时更换或标来源。
文件能打开，放映时却错位
检查 16:9 设置、字体缺失、软件兼容和动画。最终以目标电脑、目标投影环境的播放结果为准。
PPT 技能没有调用
确认技能已安装、当前任务已启用，指令明确要求 .pptx 和逐页预览。最终以生成文件、页面结构和检查记录判断，不能只看图标。
页数符合要求，但时间讲不完
为每页标预计时间并试讲，优先删背景和重复说明，保留结论、证据、风险和行动。补充材料可放附录，不必全部进入主线。
10. 本篇小结
好 PPT 的顺序是：先受众和目标，再事实和大纲，最后才是排版。 重要汇报使用 Plan，生成后必须整套看、逐页改、放映验收。
可以把完整方法记成：材料决定事实，受众与目标决定取舍，Plan 决定故事线，PPT 技能负责制作，逐页修改解决具体问题，四层验收决定能否交付。
视觉的价值是让关系更容易理解，而不是把页面填满。图表、图片、流程图和时间线都必须服务于本页唯一观点。
11. 课后练习
把 10 页版本压缩为 6 页、5 分钟版本。说明删除或合并了哪些页面，以及为什么仍能保留核心结论。再为其中一页写 60 秒讲稿。
基础练习
使用第六篇报告和第七篇 Excel，完成 10 页管理层汇报。提交 .pptx、逐页预览、数据对照表和待确认清单。
提高练习
基于同一材料再制作一份 6 页客户版。对比两份 PPT：哪些页面保留、哪些内部风险删除、哪些表达改为客户语言。事实数字必须保持一致。
自我评分
| 项目 | 分值 | 达标标准 |
|---|---|---|
| 受众、目标和任务卡 | 15 | 看完要做什么明确 |
| 材料与数据来源 | 20 | 所有重要事实可追溯 |
| 逐页大纲和故事线 | 20 | 一页一任务，无重复 |
| 图表与视觉 | 15 | 选择合理、清楚、不误导 |
| 逐页修改 | 10 | 修改范围准确，无连带破坏 |
| 版式与放映验收 | 20 | 无溢出遮挡，真实播放通过 |
达到 85 分以上，再进入下一篇综合办公实战。
12. 上一篇 / 下一篇
- 上一篇：第七篇：不会公式也能做分析
- 下一篇：第九篇：综合办公毕业实战
扫一扫
369
被折叠的 条评论
为什么被折叠?
到【灌水乐园】发言
