46、走进数据库：Access 入门指南

走进数据库：Access 入门指南

1. 数据库基础概念

数据库是一种以系统方式组织信息的工具，能让信息的存储、检索和操作变得更加高效。与传统数据库（如电话簿）相比，计算机化数据库在处理数据方面具有明显优势。例如，在一个包含 10000 条记录的地址列表中查找所有纽约地址，如果手动操作会非常耗时，但在 Access 中，只需几秒钟就能完成查询。

数据库中的信息存储在数据库表中，每个表包含多个字段，字段类似于传统表格中的列。例如，一个用于存储员工信息的数据库表可能包含 ID、姓名、电子邮件地址、办公电话、公司和职位等字段。

以下是一些常见的数据库术语解释：
|术语|解释|
| ---- | ---- |
|单元格（Cell）|数据库表中用于输入一条数据的位置，位于字段和记录的交叉处|
|数据库（Database）|以系统方式组织信息，便于检索和操作的方式|
|数据库表（Database table）|由数据记录组成的集合，按明确定义的类别（字段）排列，大多数关系型数据库有多个表|
|动态集（Dynaset）|数据库中数据搜索的结果|
|字段（Field）|数据库表中的一类信息，相当于传统表格中的列|
|筛选（Filtering）|查找数据库表中具有相同或相近字段值的记录，是一种更便捷但不太复杂的查询数据库的方法|
|外键字段（Foreign field）|在两个数据库表的关系中，处于一对多关系“多”的一侧的字段|
|表单（Form）|类似于对话框，有文本框和下拉列表，用于在数据库表中输入记录|
|模块（Module）|一个 Visual Basic 过程，用于在 Access 中执行特定任务|
|对象（Object）|对从导航窗格中创建和打开的表、查询、表单和报表的统称|
|主键字段（Primary key field）|数据库表中存储唯一、独一无二数据的字段，用于同时查询多个数据库表|
|查询（Query）|向数据库提出的问题，可从单个表、多个表甚至其他查询中获取信息|
|记录（Record）|数据库表中关于一个人或事物的所有记录数据，相当于传统表格中的一行|
|关系型数据库（Relational database）|数据存储在多个数据库表中，表之间建立关系，可通过组合不同表的数据进行查询和生成报表，Access 就是关系型数据库|
|报表（Report）|从数据库中收集的信息，以易于阅读和理解的方式布局，通常用于打印和分发|
|排序（Sort）|重新排列数据库表中的记录，使其按字母、数字或日期顺序显示在一个字段中|

2. 数据库对象操作

• 表单输入数据 ：创建数据库表的字段后，就可以开始输入记录。虽然可以直接在数据库表中输入记录，但使用表单是更简单的方法。表单类似于对话框，有方便的文本框和下拉列表，能让你清楚地看到每个字段需要输入的信息类型。
• 查询获取数据 ：查询是向数据库提出的问题。例如，在员工数据库表中，可以通过查询找出所有销售代表。查询可以很简单，也可以非常复杂。创建查询后，可以保存并再次运行，还可以作为构建新查询的基础。
• 报表展示数据 ：报表可以从数据库表或查询结果中生成，通常供管理人员等不直接操作数据库的人阅读。报表以易于阅读和理解的方式布局，便于对信息进行审查和分析。Access 提供了许多美观的报表模板，并且可以轻松将报表导出为 Word 文件。

3. 创建数据库文件

Access 提供了两种创建新数据库文件的方法：
- 创建空白数据库文件 ：
1. 启动 Access（如果尚未运行），或转到“文件”选项卡并选择“新建”。
2. 点击“空白数据库”图标。
3. 点击窗口右下角文件名文本框旁边的文件夹图标，在“新建数据库”对话框中选择要保存数据库文件的文件夹，输入文件名，然后点击“确定”。
4. 点击“创建”按钮，导航窗格和一个空白表将出现。

graph LR
    A[启动 Access 或选新建] --> B[点击空白数据库图标]
    B --> C[选文件夹并命名文件]
    C --> D[点击创建按钮]
    D --> E[出现导航窗格和空白表]

• 使用模板创建数据库文件 ：
  1. 启动 Access 或转到“文件”选项卡并选择“新建”。
  2. 点击“示例模板”图标。
  3. 选择一个模板，模板名称将显示在窗口右侧。
  4. 点击窗口右下角文件名文本框旁边的文件夹图标，在“新建数据库”对话框中选择要保存数据库文件的文件夹，输入文件名，然后点击“确定”。
  5. 点击“创建”按钮。

4. 导航窗格使用

打开大多数数据库文件时，首先看到的是导航窗格，它是在 Access 中进行所有操作的起点。以下是在导航窗格中进行常见操作的方法：
- 选择对象类型 ：从导航窗格顶部的“对象类型”下拉列表中选择一个组（如表、查询、表单、报表等），或选择“所有 Access 对象”以查看所有组。
- 创建新对象 ：转到“创建”选项卡，选择要创建的对象类型。创建新表单和报表时，点击导航窗格中的表或查询，以基于该表或查询创建新表单或报表。
- 打开对象 ：要打开数据库表、查询、表单或报表，可以双击它、选择它并按 Enter 键，或右键单击它并在快捷菜单中选择“打开”。
- 在设计视图中打开对象 ：如果需要重新设计数据库表、表单或查询，右键单击对象并在快捷菜单中选择“设计视图”。
- 查找对象 ：使用导航窗格顶部的搜索栏搜索对象。
- 打开和关闭导航窗格 ：点击导航窗格右上角的“快门栏打开/关闭”按钮（或按 F11）可以缩小导航窗格，也可以通过拖动其右侧边缘来调整大小。

走进数据库：Access 入门指南

5. 数据库设计要点

设计一个有用的数据库需要仔细考虑多个方面，以下将详细介绍设计数据库的关键步骤。
- 确定所需信息 ：首先要明确从数据库中获取的信息类型，例如客户姓名和地址、销售信息、库存跟踪信息等。可以通过与同事交流以及检查组织用于征集或记录信息的纸质表单来确定。例如，一个棒球联赛的数据库，通过查看球员报名的纸质表单，就能确定数据库表中需要包含哪些字段来记录相关信息。
- 信息分表存储 ：在确定了要记录的信息后，需要考虑如何将这些信息分配到不同的数据库表中。虽然有人可能想把所有信息放在一个表中，但由于 Access 是关系型数据库，可以同时查询多个表并组合不同表的信息。例如，一个简单的棒球联赛数据库包含四个表：
| 表名 | 用途 | 字段示例 |
| ---- | ---- | ---- |
| 球员表（Players） | 记录球员的相关信息 | 姓名、地址、生日、所属球队、是否缴费等 |
| 教练表（Coaches） | 记录教练的相关信息 | 姓名、地址、所执教球队等 |
| 球队表（Teams） | 记录球队的相关信息 | 球队名称、所属分区等 |
| 分区表（Divisions） | 记录联赛分区的相关信息 | 分区编号、分区名称等 |

分表存储信息时应遵循以下规则：
    - **单一主题原则**：每个数据库表应只包含关于一个主题的信息，这样可以独立维护每个表的数据。例如，如果将教练和球队信息放在一个表中，当更换教练时，需要删除和重新输入大量信息；而将两者信息分开存储，就可以更方便地更新教练信息，同时保持球队信息不变。
    - **避免重复信息**：尽量避免在同一表或不同表中存储重复信息。将信息集中存储在一个地方，只需输入一次，更新时也只需在一个表中进行操作。

• 选择表字段 ：字段是信息的类别，每个数据库表至少需要一个字段。在规划数据库表的字段时，应遵循以下准则：
  • 信息细化 ：将信息分解为小元素，例如将姓名拆分为名字和姓氏，这样可以更方便地按姓氏对数据库表进行排序。
  • 字段命名描述性 ：给字段起具有描述性的名称，例如“序列号（Serial Number）”比“SN”更清晰易懂。
  • 提前规划 ：考虑组织未来可能需要的信息，提前包含相应的字段。因为在后期添加字段会比较麻烦，需要为每个记录查找并输入相关信息。
  • 避免冗余信息 ：不要包含可以通过计算得出的信息，因为计算可以在查询或表中进行。例如，可以在查询中对同一记录的两个字段进行求和或其他数学运算。
• 确定主键字段 ：每个数据库表都必须有一个主键字段，该字段存储唯一、独一无二的数据，如员工 ID 号、零件编号、投标编号等。主键字段可以防止输入重复记录，并提高查询效率。例如，在棒球联赛数据库中，球队表的“球队名称”和分区表的“分区编号”可以作为主键字段，因为它们在各自的表中是唯一的。对于球员表和教练表，如果没有天然的唯一字段，可以引入“球员编号”和“教练编号”作为主键字段。
• 映射表间关系 ：如果数据库包含多个表，需要确定表之间的关系。通常，关系是通过一个表的主键字段与另一个表的外键字段建立的。例如，在棒球联赛数据库中，“球队名称”字段出现在多个表中，它作为表之间的链接，允许同时查询多个表。通过查询不同的表或表的组合，可以生成球队名单、教练联系方式列表、按分区列出的球队等信息。

graph LR
    A[确定所需信息] --> B[信息分表存储]
    B --> C[选择表字段]
    C --> D[确定主键字段]
    D --> E[映射表间关系]

6. 总结

通过以上内容，我们了解了数据库的基本概念、Access 中数据库对象的操作、创建数据库文件的方法、导航窗格的使用以及数据库设计的要点。掌握这些知识，你就可以开始创建自己的数据库，并利用 Access 的强大功能来管理和分析数据。在实际应用中，不断实践和探索，你将能更好地发挥 Access 的优势，满足各种数据管理需求。希望这篇入门指南能帮助你顺利开启数据库之旅。

以下是一个简单的总结表格，回顾本文的主要内容：
| 主题 | 要点 |
| ---- | ---- |
| 数据库基础概念 | 介绍了数据库、表、字段、记录等基本术语 |
| 数据库对象操作 | 包括表单输入数据、查询获取数据、报表展示数据 |
| 创建数据库文件 | 提供了创建空白数据库和使用模板创建数据库的方法 |
| 导航窗格使用 | 说明了在导航窗格中进行各种操作的方式 |
| 数据库设计要点 | 涵盖确定所需信息、信息分表存储、选择表字段、确定主键字段和映射表间关系等方面 |